Citra yang terbentuk melalui proses pencahayaan terhadap bahan berlapis kimia sensitif cahaya clan secara fisik berupa foto mengenai kegiatan penyelesaian fungsi-fungsi kedinasan sesuai dengan tugas dan fungsi instansi yang bersangkutan; rekaman berupa citra tidak bergerak (still image) yang pada umumnya tercetak pada bahan dasar kertas dengan format tertentu.
