Setiap kegiatan baik organisasi pemerintah maupun swasta bahkan perorangan selalu ada kaitannya dengan arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi, diantaranya untuk membuat kebijakan dan keputusan. Oleh sebab itu untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat, tepat, dan benar harus ada system dan prosedur kerja yang baik serta ada unit kerja yang bertanggungjawab. Membangun citra positif terhadap kearsipan tidak semudah yang kita harapkan. Perlu keseriusan dan kepedulian dari semua pihak yang terkait dengan kearsipan. Di era globalisasi ini kepentingan atas informasi semakin dirasa oleh berbagai pihak untuk menunjang jalannya institusi yang bersangkutan. Transformasi informasi menjadi tuntutan yang tak terelakkan dalam kehidupan masyarakat.
Kehadiran Program Arsip Masuk Desa (AMD) yang kemudian ditindaklanjuti oleh seluruh provinsi di Indonesia, membawa perubahan signifikan dalam tata kelola arsip Desa/Kelurahan. bukan itu saja dengan adanya program ini pemerintah juga memberikan peluang besar pada Sekretaris Desa/Kelurahan sebagai pimpinan unit kearsipan Desa/Kelurahan serta bertanggungjawab terhadap pengelolaan kearsipan Desa/Kelurahan . mengapresiasi program AMD, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sebagai lembaga pembina kearsipan di Provinsi Jawa Timur telah menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa sebanyak 20 angkatan sejak dicanangkannya program AMD tahun 2009.
Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa bagi Sekretaris Desa/Kelurahan se Jawa Timur Angkatan IV Tahun 2014 dilaksanakan di Hotel Grand Palace Jl. Ade Irma Suryani Malang, tanggal 4 – 7 Nopember 2014. Dalam sambutannya Drs. SUDJONO, MM, Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur berpesan dihadapan 45 orang Sekretaris Desa/Kelurahan agar “ Sekretaris Desa selalu meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan, apalagi tahun depan Desa akan mendapatkan anggaran Rp. 1 milyard lebih per Desa disesuaikan dengan besar kecilnya luas dan jumlah warga desa. Pemerintahan Desa diberi kewenangan untuk mengelola sendiri dana tersebut, praktis Pemerintahan Desa sendiri yang bakal mempertanggungjawabkan penggunaannya. Apabila salah dalam pengadministrasian kuangan, maka akibatnya harus mengembalikan uang kepada negara. Ini berarti bawa Saudara-saudara harus menciptakan dan mengamanka arsip-arsip Saudara.
Kegiatan ini dimaksudkan nuntuk meningkatkan kualitas, pengetahuan dan ketrampilan Sekretaris Desa/Kelurahan di bidang Kearsipan untuk mendukung pembangunan Desa/Kelurahan serta meningkatkan mutu dan implementasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pemerintahan desa/kelurahan. sedangkan tujuan pelaksanaan Bimtek adalah terwujudnya penataan arsip yang baik dan benar sesuai kaidah kearsipan dan terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan desa yang efektif dan efisien untuk mendukung pemerintahan yang bersih dan berwibawa. Pelatihan ini juga diharapkan dapat menghindarkan adanya pemusnahan arsip-arsip desa yang tidak sesuai prosedur yang benar, karena dapat diancam dengan pidana.Adapun narasumber/instruktur adalah pejabat struktural Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang berkompeten serta pejabat fungsional Arsiparis di lingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Materi yang disampaikan antara lain : Kebijakan Kearsipan di Jawa Timur, Program Arsip Masuk Desa, Tata Naskah Dinas (teori dan Praktek), Pengurusan Surat (teori dan Praktek), Pemberkasan dan Klasifikasi Arsip (teori dan Praktek), Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip (teori dan Praktek), diskusi dan evaluasi, dan Pre test dan Post test. (Fath)