Sejarah

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah perangkat daerah Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang memiliki tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan bidang kearsipan. Namun, dalam perjalanan sejarah, kedua urusan tersebut pernah diselenggarakan oleh dua lembaga yang berbeda. Oleh karena itu, sebelum disatukan pada 22 Agustus 2008, masing-masing memiliki perjalanan sejarah kelembagaan yang khas.

1. Sejarah Kelembagaan Perpustakaan (1920–2008)

Embrio Perpustakaan Jawa Timur sebenarnya telah ada sejak masa pemerintahan Hindia Belanda ketika didirikan Centraal Bibliotheek pada 9 Februari 1920 di Surabaya. Dalam perkembangannya, kelembagaan perpustakaan mengalami berbagai perubahan dan penyesuaian seiring dengan dinamika kebijakan pemerintahan, termasuk dalam konteks otonomi daerah.

Salah satu perubahan penting terjadi dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang membawa implikasi terhadap penataan kelembagaan di daerah. Dalam hal ini, Perpustakaan Nasional Jawa Timur yang sebelumnya merupakan instansi vertikal Perpustakaan Nasional Republik Indonesia kemudian berubah status menjadi Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur yang berada dalam naungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Perjalanan tersebut dapat ditelusuri sebagai berikut.

• Openbare Leeszaal en Bibliotheek te Soerabaia (Centraal Bibliotheek)

Openbare Leeszaal en Bibliotheek te Soerabaia yang didirikan pada 9 Februari 1920 pada awalnya adalah sebuah asosiasi atau perkumpulan yang bergerak dalam aktivitas membaca dan perpustakaan. Pendirian asosiasi ini tidak terlepas dari inisiatif Walikota Surabaya saat itu, A. Meyroos. Tahun 1928 asosiasi memutuskan untuk membeli sebidang tanah di Jalan Ondomohen (sekarang Jalan Walikota Mustajab Nomor 68) di Ketabang, tepat di seberang Balai Kota Surabaya. Baru tahun 1929 Openbare Leeszaal en Bibliotheek te Soerabaia dapat menempati gedungnya sendiri. Pada bulan September 1931, menambah pelayanan perpustakaan anak-anak. Koleksinya lebih dari 77 ribu judul yang hampir 90% terdiri dari buku-buku berbahasa Belanda, Inggris, Jerman, dan Perancis.

• Taman Pustaka Masyarakat/C     

Sejak tahun 1950, berdasar Surat Keputusan Menteri PP dan K Nomor 8525/A tanggal 14 Agustus 1950 di Surabaya, berdiri Taman Pustaka Masyarakat/C (tingkat Provinsi) yang pengelolaannya menjadi tanggung jawab Jawatan Pendidikan Masyarakat Perwakilan P dan K Jawa Timur. Taman Pustaka Masyarakat/C (TPM/C) yang beralamat di Jalan Walikota Mustajab Nomor 68 Surabaya ini adalah bekas Centraal Bibliotheek milik Belanda yang diserahkan kepada Perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Timur bersamaan dengan penyerahan kedaulatan dari Pemerintah Pendudukan Belanda kepada Pemerintah Republik Indonesia. Seiring perkembangan kebijakan kelembagaan, Taman Pustaka Masyarakat/C diintegrasikan ke dalam Perpustakaan Negara pada tahun 1977.

• Perpustakaan Negara Provinsi Jawa Timur

Pada tahun 1959, berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 13477/S tanggal 27 Desember 1958, didirikan Perpustakaan Negara untuk Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Timur yang untuk sementara menempati salah satu ruangan di kompleks Kantor Perwakilan P&K Provinsi Jawa Timur di Jalan Gentengkali Nomor 33 Surabaya. Pada masa awal pendiriannya, kondisi perpustakaan masih sangat terbatas, baik dari sisi koleksi bahan pustaka maupun tenaga pengelola yang hanya berjumlah satu orang.

Perpustakaan Negara pada masa itu berfungsi sebagai perpustakaan umum. Pembinaannya dilakukan oleh tiga instansi: Biro Perpustakaan Departemen P&K (teknis), Perwakilan Departemen P&K (administratif), dan pemerintah daerah tingkat provinsi. Secara struktural, Perpustakaan Negara berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Lembaga Perpustakaan di Jakarta. Hubungan kerja dengan Kepala Kantor Perwakilan Departemen P&K Jawa Timur bersifat konsultatif. 

Dengan Keputusan Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 2/SA tanggal 23 Februari 1977, Taman Pustaka Masyarakat/C diintegrasikan ke dalam Perpustakaan Negara. Akhirnya, pada Maret 1977 Perpustakaan Negara Provinsi Jawa Timur menempati gedung Taman Pustaka Masyarakat/C di Jalan Walikota Mustajab Nomor 68 Surabaya.

• Badan Pembina Perpustakaan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur

Pada tahun 1975, Pemerintah Provinsi Jawa Timur memberi jaminan untuk kelangsungan terselenggaranya perpustakaan dengan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor: Hk/6/01/Sk.OT tanggal 7 Januari 1975 tentang Pembentukan Badan Pembina Perpustakaan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur yang beranggotakan perwakilan dari berbagai unsur pemerintah daerah, instansi/lembaga terkait termasuk Kepala Perpustakaan Negara, perguruan tinggi, dan pustakawan. 

Badan Pembina Perpustakaan ini bertugas menentukan kebijakan dan pengembangan perpustakaan di Jawa Timur serta mengupayakan pembentukan dan pengembangan perpustakaan umum kabupaten/kota, kecamatan, dan desa. Dengan berlakunya Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 44 Tahun 2000 tentang Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur, maka Badan Pembina Perpustakaan dihentikan dan aktivitasnya disatukan dalam kegiatan Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur.

• Perpustakaan Wilayah Propinsi Jawa Timur (1978–1991)

Pada tahun 1978 terjadi perubahan nomenklatur kelembagaan menjadi Perpustakaan Wilayah. Perubahan ini juga diikuti dengan penguatan dukungan anggaran, baik dari pusat maupun daerah. 

Untuk mengantisipasi perkembangan perpustakaan, maka Perpustakaan Wilayah Propinsi Jawa Timur pada tahun 1988 membangun gedung baru di Jalan Menur Pumpungan Nomor 32 Surabaya dalam empat tahap (1988–1991) dengan anggaran APBN – Proyek Pembinaan Perpustakaan Jawa Timur. Gedung baru dimaksudkan mulai ditempati secara resmi pada pertengahan 1991 dan diresmikan penggunaannya oleh Sularso, Gubernur Jawa Timur. 

• Perpustakaan Daerah Jawa Timur (1991–1997)

Selanjutnya, sejak 1 April 1991, Perpustakaan Wilayah berubah menjadi Perpustakaan Daerah dan secara organisasi berada di bawah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Perubahan ini menandai semakin terintegrasinya pengelolaan perpustakaan secara nasional.

• Perpustakaan Nasional Provinsi Jawa Timur (1997–2000)

Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 1997, status kelembagaan Perpustakaan Jawa Timur meningkat menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Jawa Timur. Dalam kedudukannya ini, perpustakaan memiliki peran dalam pengembangan, pembinaan, serta pendayagunaan berbagai jenis perpustakaan di wilayah provinsi.

• Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur (2001–2008)

Seiring dengan bergulirnya otonomi daerah, dilakukan reorganisasi dan restrukturisasi kelembagaan melalui Peraturan Pemerintah Nomor 44 Tahun 2000. Melalui kebijakan ini, lembaga perpustakaan mengalami perubahan menjadi Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur dengan fungsi dan peran yang semakin luas dalam pengembangan layanan perpustakaan di daerah.

Berlakunya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah membawa perubahan yang mendasar bagi kelembagaan pemerintah daerah di seluruh Indonesia, tak terkecuali di Jawa Timur. Salah satu lembaga pemerintah yang mengalami perubahan dimaksud adalah lembaga pengelola perpustakaan. Perpustakaan Nasional Provinsi Jawa Timur yang semula merupakan instansi vertikal Perpustakaan Nasional RI diserahkan kepada Pemerintah Provinsi Jawa Timur untuk menjadi Lembaga Teknis Daerah berupa badan. Melalui Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 44 Tahun 2000 tentang Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur, sejak 2 Januari 2001, Perpustakaan Nasional Provinsi Jawa Timur berubah status menjadi Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur yang berada dalam lingkungan organisasi perangkat Daerah Provinsi Jawa Timur.

2. Sejarah Kelembagaan Kearsipan (1992–2008)

• Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Timur (1992–2000)

Sejarah lembaga kearsipan di Provinsi Jawa Timur diawali dengan pembentukan Kantor Arsip Daerah (KAD) Tingkat I sebagai tindak lanjut kebijakan nasional di bidang kearsipan, khususnya Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

Secara yuridis, KAD Provinsi Jawa Timur dibentuk melalui Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 1992 tanggal 28 Desember 1992. Pembentukan ini juga merupakan implementasi Pasal 8 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 terkait pembentukan unit kearsipan di tingkat provinsi. Secara operasional (de facto), KAD mulai menjalankan fungsinya pada tahun 1995, setelah pengangkatan Drs. Suprijanto H.S sebagai Kepala KAD pada akhir tahun 1994. Pada masa awal, KAD menempati lantai III gedung bagian perlengkapan di Jalan Jagir Wonokromo No. 350 Surabaya sebagai kantor sementara yang kemudian digunakan dalam jangka panjang.

Pembentukan KAD merupakan pengembangan dari fungsi Sub Bagian Arsip pada Biro Umum Sekretariat Wilayah Daerah Provinsi Jawa Timur. Dalam pelaksanaannya, KAD melakukan pembenahan internal serta pembinaan kearsipan ke daerah tingkat II yang meliputi aspek kelembagaan, sistem, dan sumber daya manusia. Upaya peningkatan kapasitas sumber daya manusia dilakukan melalui kerja sama dengan Universitas Gadjah Mada dalam program Diploma III Kearsipan pada tahun 1995–1997. Program ini diikuti oleh sedikitnya 79 peserta dari lingkungan pemerintah provinsi maupun kabupaten/kota, yang kemudian sebagian diangkat sebagai tenaga fungsional arsiparis oleh Gubernur Jawa Timur. 

Masa kepemimpinan Drs. Suprijanto H.S berakhir pada tahun 1999 dan dilanjutkan oleh Dra. Joehartati. Pada periode ini dilakukan pengembangan sumber daya manusia melalui pendidikan dan pelatihan Jabatan Fungsional Arsiparis bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), serta pembinaan dan koordinasi dengan ANRI Wilayah Jawa Timur. Selain itu, dilakukan pula penerjemahan arsip berbahasa Belanda melalui kerja sama dengan Erasmus Huis. Seiring dengan berlakunya kebijakan otonomi daerah, kelembagaan KAD mengalami restrukturisasi yang menandai berakhirnya periode ini.

• Badan Arsip Provinsi Jawa Timur (2001–2008)

Badan Arsip Provinsi Jawa Timur dibentuk sebagai konsekuensi logis pemberlakuan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. Pembentukannya ditetapkan melalui Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 41 Tahun 2000 tentang Badan Arsip Provinsi Jawa Timur yang disahkan pada tanggal 18 Desember 2000. Pembentukan Badan Arsip bertujuan untuk memenuhi kebutuhan regulasi pemerintah daerah sekaligus melanjutkan dan menyelamatkan fungsi lembaga kearsipan yang telah ada sebelumnya, yaitu Kantor Arsip Daerah dan Arsip Nasional Republik Indonesia Wilayah Jawa Timur (ANRIWIL).

Badan Arsip dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang bertanggung jawab kepada Gubernur Jawa Timur, dengan tugas membantu Gubernur dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan daerah di bidang kearsipan. Pada Februari 2001, Gubernur Jawa Timur Imam Utomo mengangkat Drs. H. Boimin, M.M. sebagai Kepala Badan Arsip, yang didampingi oleh M. Hakim, S.H., M.M. sebagai Wakil Kepala. Selanjutnya, kepemimpinan dilanjutkan oleh M. Hakim, S.H., M.M.

Selama masa kepemimpinan M. Hakim, berbagai upaya dilakukan untuk membangun dan memperkuat kearsipan di Jawa Timur, antara lain:

• pelibatan arsiparis dalam penemuan foto Gubernur Jawa Timur masa Hindia Belanda, Mr. Hartevelt (2002);
• penelusuran hari jadi Provinsi Jawa Timur (2006–2007) yang dilanjutkan dengan penyusunan buku Riwayat Hari Jadi Provinsi Jawa Timur (2007);
• pembangunan kantor dan depo arsip di Jalan Jagir Wonokromo (2001–2002) serta depo arsip inaktif di Pandaan, Pasuruan (2007);
• penerbitan buletin kearsipan “Suara Badar” sebagai media literasi, yang nantinya berkembang menjadi “Pusar” setelah penggabungan kelembagaan;
• penerbitan naskah sumber arsip secara berkala dalam bentuk buku maupun media lainnya;
• penyediaan dan penyajian informasi arsip untuk akses publik;
• pengembangan sistem aplikasi berbasis teknologi informasi untuk pelayanan publik sejak tahun 2004, yang kemudian mengalami perlambatan seiring penggabungan kelembagaan;
• penarikan arsip inaktif dari perangkat daerah, termasuk penggunaan bangunan sewa untuk penyimpanan akibat keterbatasan ruang;
• akuisisi arsip statis dari berbagai lembaga pencipta arsip yang telah dilakukan sejak periode sebelumnya.

Pada akhir periode ini, Badan Arsip Provinsi Jawa Timur digabung dengan Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur sebagai bagian dari penataan organisasi perangkat daerah.

3. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (2008)

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dibentuk sebagai hasil penggabungan Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur dan Badan Arsip Provinsi Jawa Timur berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur yang berlaku sejak 22 Agustus 2008. Perda ini terbit untuk menindaklanjuti Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.

Sebagai lembaga baru hasil penggabungan dua lembaga dengan rumpun tugas yang saling berkaitan tetapi memiliki karakteristik berbeda, Badan Perpustakaan dan Kearsipan dihadapkan pada kebutuhan untuk mengonsolidasikan program dan kegiatan agar dapat berjalan secara terpadu. Perbedaan karakteristik antara bidang perpustakaan dan kearsipan menjadi tantangan tersendiri, tetapi sekaligus menjadi potensi dalam memperkuat peran lembaga secara keseluruhan.

4.  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (2017)

Dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, dilakukan penataan kembali kelembagaan perangkat daerah, termasuk di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Sebagai tindak lanjut, diterbitkan Peraturan Daerah (Perda) Jawa Timur Nomor 11 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah  yang menetapkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Perangkat Daerah penyelenggara urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan bidang kearsipan. Secara tidak langsung, Perda ini mengubah bentuk kelembagaan dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sejak masa efektif berlakunya, yaitu 1 Januari 2017.