SURABAYA — Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (Disperpusip Jatim) menggelar Forum Konsultasi Pengelolaan Sistem Akses Elektronik Deposit Aman dan Praktis (SAKEDAP) pada Selasa (22/9). Sistem Akses Elektronik Deposit Aman dan Praktis yang kemudian disingkat SAKEDAP yaitu aplikasi yang digunakan untuk mendukung pengelolaan dan pendataan Karya Cetak dan Karya Rekam (KCKR) yang wajib diserahkan ke Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi dari penerbit dan produsen karya rekam sesuai Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018. Aplikasi ini memudahkan penerbit dan produsen karya rekam dalam menyampaikan karya yang wajib diserahkan sebagai bagian dari pelaksanaan serah simpan karya, sekaligus membantu pengelola perpustakaan dalam proses penerimaan, pendataan, dan verifikasi koleksi secara elektronik.
Kegiatan ini menghadirkan narasumber dari Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) dan diikuti oleh penerbit dari berbagai daerah di Jawa Timur serta pengelola SAKEDAP dari Disperpusip Jatim, membahas mekanisme pengiriman dan verifikasi koleksi Karya Cetak dan Karya Rekam (KCKR) melalui aplikasi SAKEDAP.
Dalam sambutannya, Kepala Disperpusip Jatim menyampaikan bahwa pembinaan terhadap karya cetak dan karya rekam di Jawa Timur terus dilakukan secara berkelanjutan. Ia mencatat bahwa di tahun 2026 terdapat 400 penerbit yang telah memenuhi kewajiban serah simpan, namun pemahaman bersama mengenai mekanisme serah simpan dan pemanfaatan sistem masih perlu diperkuat agar pengelolaan berjalan tertib.
Senada dengan itu, Direktur Deposit dan Pengembangan Perpustakaan Nasional RI menekankan bahwa pengelolaan deposit bukan sekadar soal penerimaan koleksi, melainkan mencakup pendataan, pencatatan, pengolahan, pelestarian, hingga pendayagunaan informasi. Ia menilai Jawa Timur memiliki potensi besar sebagai penghasil karya cetak dan karya rekam dari perguruan tinggi, lembaga pemerintahan, komunitas, penerbit, hingga masyarakat umum sehingga dibutuhkan koordinasi yang sistematis antara pemerintah pusat, pemerintah daerah, dan penerbit.
Forum yang dipandu moderator Dwi Ariyansyah ini menghadirkan Wijiyanto, S.Pd., M.A. dari Perpusnas RI sebagai pemateri utama. Ia memaparkan alur lengkap penggunaan SAKEDAP, mulai dari login dan verifikasi keamanan, proses penerimaan koleksi fisik baik pada koleksi cetak maupun koleksi digital.
Selanjutnya, setelah penerbit melakukan serah terima, petugas akan melakukan verifikasi, dengan memeriksa kesesuaian fisik buku dan isian formulir SAKEDAP (untuk koleksi cetak) dan kesesuaian file dengan metadata seperti judul dan pengarang, keberadaan ISBN pada halaman verso, kesesuaian daftar isi dengan jumlah halaman, serta memastikan tidak ada halaman yang kabur atau terpotong (untuk koleksi digital). Beberapa ketidaksesuaian umum yang ditemukan antara lain ketiadaan cover depan/belakang, file tidak lengkap, hingga daftar isi yang belum selesai diedit. Kondisi seperti ini akan membuat koleksi ditandai sebagai “bermasalah” atau “ditolak” dalam sistem.
Lebih lanjut, mengenai konsekuensi bagi penerbit yang belum memenuhi kewajiban Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (SSKCKR). Akun ISBN yang dibatasi masih dapat digunakan untuk mengecek status atau memperbaiki pengajuan yang sudah ada, namun tidak bisa mengajukan ISBN baru hingga persentase kepatuhan memenuhi ketentuan. Meski begitu, akun SAKEDAP tetap aktif sehingga penerbit tetap bisa mengirimkan koleksi KCKR selama masa pembatasan.
Sesi tanya jawab berlangsung interaktif, dengan sejumlah penerbit menyampaikan kendala teknis dan administratif yang dihadapi di lapangan dalam penggunaan SAKEDAP. Perpusnas RI memberikan penjelasan dan solusi atas setiap kendala yang disampaikan, sekaligus menerima sejumlah masukan dari penerbit sebagai bahan evaluasi untuk pengembangan sistem ke depan.
Forum ini sekaligus memperkuat komitmen bersama bahwa tertib administrasi serah simpan bukan hanya soal memenuhi kewajiban formal, melainkan upaya menjaga agar karya cetak dan karya rekam dari Jawa Timur benar-benar terhimpun, terpelihara, dan dapat dimanfaatkan generasi mendatang. Melalui forum konsultasi ini, Disperpusip Jatim bersama Perpusnas RI terus mendorong sinergi dan komunikasi yang berkelanjutan dengan penerbit, agar pelaksanaan Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Jawa Timur dapat berjalan makin tertib dan efektif. (asn)
