Upaya akuisisi arsip yang dilakukan tidak akan bermanfaat tanpa dilakukan pendayagunaannya untuk kepentingan masyarakat. Agar pendayagunaan arsip dapat terwujud, maka perlu dilakukan publikasi dan promosi kepada masyarakat luas. Salah satunya dilakukan di lingkungan perguruan tinggi sebagai pengguna arsip yang potensial.
2015-02-16
Kegiatan Promosi Pemanfaatan Layanan Kearsipan
Di Fakultas Ilmu Sosial Jurusan Pendidikan Sejarah
Universitas Negeri Surabaya
Hari Selasa, Tanggal 27 Januari 2015
Publikasi dan promosi pemanfaatan layanan kearsipan menjadi salah satu tugas rutin Badan perpustakaan dan Kearsipan dalam upaya mensosialisasikan koleksi khasanah layanan arsip dan prosedur pelayanan arsip ke lingkungan perguruan tinggi. Untuk mewujudkan tugas tersebut, pada Selasa, 27 januari 2015, Badan perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur melakukan kegiatan publikasi dan promosi pemanfaatan layanan kearsipan di gedung pertemuan Fakultas Ilmu Sosial (FIS) Universitas Negeri Surabaya, Jl. Ketintang, Surabaya. Peserta promosi yang ditargetkan dihadiri oleh 70 (tujuhpuluh) mahasiswa ternyata banyak mengundang antusias mahasiswa, sehingga peserta yang hadir sejumlah 83 mahasiswa.
Pertemuan ini mendapat respons yang sangat positif baik dari mahasiswa maupun pihak Unesa sendiri. Alhasil sepanjang kegiatan promosi interaksi antara nara sumber dan mahasiswa berjalan hangat dan mampu memberikan pencerahan kepada mahasiswa, terutama yang terkait masalah penelitian arsip. Narasumber yang mengisi acara tersebut adalah Drs. Syawal, MM (Kasubid Jasa Kearsipan) yang memaparkan tentang profil Lembaga Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Pemaparan sangat perlu karena ternyata banyak mahasiswa yang hadir pada waktu itu belum paham keberadaan lokasi, fungsi dan tugas pokok, serta peran dan manfaat Badan perpustakaan dan Kearsipan bagi penelitian kesejarahan.
Narasumber selanjutnya disampaikan Dra. Diah Ismiatun, M. Hum (Arsiparis Madya) yang memaparkan tentang prosedur dan teknis pemanfaatan sumber arsip, jenis layanan arsip yang disediakan, koleksi khasanah arsip yang sudah siap akses baik secara manual maupun elektronik, serta, persyaratan yang harus dipenuhi pengguna arsip yang ingin melakukan penelitian arsip. Kegiatan ini semakin meriah di bawah moderato yang berasal dari Unesa, Drs. Sumarno, M. Hum., Ketua Jurusan Pendidikan Sejarah. Pertemuan diakhiri dengan sesi tanya jawab dari peserta terhadap narasumber, khususnya yang terkait dengan pendayagunaan koleksi arsip.
Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan, Drs. Sudjono, MM., mendukung upaya publikasi ini. Beliau meyakini bahwa tujuan kegiatan ini sangat positif karena bertujuan untuk “mensosialisasikan keberadaan Badan Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur, memperkenalkan koleksi khasanah arsip yang tersimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, menjelaskan tentang prosedur pemberian layanan arsip, dan teknis penelitian arsip bagi para pengguna.” Hal senada disampaikan pula oleh penanggungjawab kegiatan, Dra. Titi Asriningwijati, MM., Kepala Bidang Publikasi dan Promosi, bahwa kegiatan tersebut memang sesuai dengan tupoksi bidang. “Alhamdulillah, setiap kali melaksanakan kegiatan promosi dan publikasi ke perguruan tinggi, baik perguruan tinggi negeri maupun swasta, mendapat respons yang sangat positif dari peserta promosi, baik mahasiswa dan dosen. Mereka sangat antusias dan berharap kegiatan ini selalu dilaksanakan secara rutin”. “Insya Allah kami akan menyambut baik hal ini dan mewujudkannya sejalan sesuai dengan tupoksi kami” tambahnya.
Upaya Promosi Pemanfaatan Layanan Kearsipan, seperti yang ditekankan pimpinan, diharapkan dapat menjadikan perguruan tinggi negeri dan swasta sebagai mitra kerjasama dalam pengembangan dan penelitian ilmu pengetahuan, mendukung pelaksanaan tugas mahasiswa dan dosen, khususnya dalam penulisan skripsi, tesis, maupun disertasi. Ke depan, diharapkan Badan Perpustakaan dan Kearsipan dapat dijadikan ajang lokasi pembelajaran dan penelitian kearsipan, khususnya pembelajaran tentang sejarah dan budaya masyarakat Jawa Timur di masa lalu yang semua dapat terungkap melalui sumber arsip (Ism)