Tindakan dan prosedur memberikan identitas unik pada setiap arsip dalam suatu sistem, yang dimaksudkan sebagai sarana kontrol terhadap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaannya. ldentitas itu termasuk : kode unik item, nomor arsip, tanggal arsip, tanggal registrasi, judul, kode klasifikasi, asal, tujuan, jumlah dan data lainnya yang relevan.
