Rapat Koordinasi Penilaian Arsip Inaktif SKPD Provinsi Jawa Timur yang diselenggarakan pada tanggal 25 Mei 2016 di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Jl. Jagir Wonokromo No.350 Surabaya. Rapat tersebut dihadiri oleh 10 Satuan Perangkat Kerja Daerah terdiri dari Inspektorat Prov.Jatim, Badan Perencanaan Pembangunan Prov. Jatim, Badan Narkotika Nasional Prov.Jatim, Dinas Koperasi dan UMKM Prov.Jatim, Dinas PU. Pengairan Prov.Jatim, Biro Hukum Setda Prov.Jatim, Biro Adm.Perekonomian Setda Prov.Jatim, Biro Adm Pemerintahan Umum Setda Prov.Jatim, RSUD Dr. Sutomo Surabaya, UPT Rumah Sakit Sumberglagah Mojokerto.
Rapat Koordinasi Penilaian Arsip Inaktif SKPD Provinsi Jawa Timur yang diselenggarakan pada tanggal 25 Mei 2016 di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Jl. Jagir Wonokromo No.350 Surabaya. Rapat tersebut dihadiri oleh 10 Satuan Perangkat Kerja Daerah terdiri dari Inspektorat Prov.Jatim, Badan Perencanaan Pembangunan Prov. Jatim, Badan Narkotika Nasional Prov.Jatim, Dinas Koperasi dan UMKM Prov.Jatim, Dinas PU. Pengairan Prov.Jatim, Biro Hukum Setda Prov.Jatim, Biro Adm.Perekonomian Setda Prov.Jatim, Biro Adm Pemerintahan Umum Setda Prov.Jatim, RSUD Dr. Sutomo Surabaya, UPT Rumah Sakit Sumberglagah Mojokerto.
Kegiatan rapat koordinasi penilaian arsip inaktif SKPD Provinsi Jawa Timur yang dibuka oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, dalam acara tersebut membahas tentang arsip inaktif SKPD yang telah dititipkan/disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang telah habis jangka simpannya sehingga perlu dilakukan penilaian apakah arsip tersebut bisa dimusnahkan atau mempunyai nilaiguna sekunder/ permanen. Kegiatan itu juga membahas prosedur dan tata cara melakukan penilaian arsip sesuai dengan Undang-undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Perda Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan dan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Terkait nilaiguna arsip, bahwa fungsi arsip dalam berbangsa sangat menentukan dalam proses pengambilan keputusan, arsip sebagai rekaman kegiatan lembaga juga merupakan bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggung jawaban.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi sebelum melakukan kegiatan penilaian arsip terhadap arsip-arsip SKPD yang telah dititipkan/disimpan yang telah habis masa simpannya, maka pada hari Kamis tanggal 2 Juni 2016 mengundang peserta rakor penilaian arsip inaktif untuk mengunjungi dan melakukan cek fisik data arsip di Depo Arsip Pandaan, Jl. Raya By Pass Pandaan-Pasuruan.
Guna mempercepat proses kegiatan penilaian arsip disarankan setiap SKPD/pencipta arsip untuk membentuk panitia kecil yang terdiri dari perwakilan masing-masing unit pengolah (Bidang/Bagian) melakukan penilaian awal arsipnya sebagaimana Daftar Arsip yang ada sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebelum dilakukan verifikasi penilaian oleh Tim Teknis Penilai Arsip yang telah dibentuk dalam Keputusan Gubernur Jawa Timur. Hasil penilaian awal dimaksud diharapkan dapat disampaikan kembali selambat-lambatnya tanggal 20 Juni 2016 sesuai dengan form yang telah ditentukan dan nantinya akan direkapitulasi untuk mengetahui jumlah arsip permanen, musnah dan dinilai kembali sebagai hasil penilaian awal dari masing-masing SKPD.
Rapat Koordinasi Penilaian Arsip Inaktif SKPD Provinsi Jawa Timur akan ditindak lanjuti dengan pelaksanaan Rapat Teknis Penilaian Arsip Inaktif yang akan dilaksanakan dalam Triwulan ke 3 (tiga) Tahun 2016.
Acara kunjungan ke Depo Arsip tersebut didampingi oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif beserta tim pendamping penilaian arsip dari Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. (BE)