Dalam manajemen arsip dikenal adanya life circle atau daur hidup arsip, dimana arsip harus dikelola dengan benar sejak tercipta, digunakan, dinilai, sesuai jadwal retensinya dan di pilah menjadi arsip statis dan arsip yang tidak bernilai guna lagi (di musnakan) Badan Perpustakaan dan Kearsipan provinsi Jawa Timur telah melaksanakan semua kegiatan ini hingga pada tahap yang terakhir yaitu pemusnahan arsip. kegiatan ini merupakan yang pertama kali di lakukan oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan provinsi Jawa Timur sejak diundangkannya UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No 43 tentang Kearsipan, Proses penyusutan arsip adalah pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna. Dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan, Untuk melakukan pemusnahan arsip harus mengikuti prosedur sesuai dengan aturan diatas, karena jika dilakukan tidak sesuai dengan prosedur akan dikenakan sanksi hukum.
Proses pelaksanakan pemusnahan arsip terlebih dahulu harus mendapatkan pertimbangan dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) serta penetapan oleh Gubernur Jawa Timur. Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif telah melaksanakan kegiatan pemusnahan terhadap arsip hasil penilaian mulai tahun 2005 – 2010 dari 21 Instansi/ SKPD sebanyak 9.699 berkas. Penyelenggaraan kegiatan pemusnahan arsip Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur secara simbolis
dilaksanakan selama 1 (satu) hari pada tanggal 22 Mei 2014 dan bertempat di Hotel “ Equator “ Surabaya. Pelaksanaan kegiatan ini mengundang 60 SKPD termasuk 21 SKPD pencipta arsip yang arsipnya dimusnakan, diawali dengan laporan Ketua Panitia oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif Ibu Dra.Ec. Anita Aprilyati MM.Ak. Kegiatan ini juga di hadiri oleh Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Drs. A. MUDJIB AFAN, MARS sekaligus memberikan arahan tentang pentingnya pemusnahan arsip sebagai kegiatan akhir dari kegiatan Kearsipan serta sebuah upaya efisiensi dalam pengelolaan arsip.
Dalam arahan Beliau disebutkan bahwa sangat penting dalam mengelola arsip bagi SKPD, karena arsip merupakan asset bangsa, jika arsip hilang atau jatuh pada tangan yang tidak bertanggung jawab, maka asset juga bisa melayang. Acara dilanjutkan dengan materi “Penyusutan Arsip” yang disampaikan oleh Wahyu Setiawan,SH,MH Arsiparis pada Bidang pengelolaan Arsip In Aktif. Dalam materi ini diulas tentang pentingnya pengelolaan arsip serta penyusutan arsip. Menginjak acara inti kegiatan ini adalah penandatangan Berita Acara Pemusnahan Arsip serta pemusnahan arsip SKPD Pemerintah Provinsi Jawa Timur secara simbolis. Penandatanganan dilakukan oleh wakil dari 21 SKPD yang arsipnya disimpan pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan serta ikut dalam program pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan arsip secara keseluruhan dilakukan di pabrik kertas PT. Buana Megah beji kabupaten Pasuruan secara total sehingga tidak dapat di kenali baik isi maupun bentuknya sesuai dengan ketentuan peraturan per Undang- undangan yang berlaku, sedangkan hasilnya kegiatan pelaksanaan tersebut telah disetorkan pada Kas Daerah sebagai pendapatan lain-lain daerah.
Kegiatan pemusnahan arsip ini akan menjadi program rutin tahunan yang dilaksanakan oleh Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif sebagai upaya efisiensi anggaran pengelolaan arsip dengan pengurangan volume arsip yang tidak lagi bernilai guna.