Dalam kerangka membangun kesadaran tentang kearsipan di kalangan penyelenggara negara dan masyarakat luas di Jawa Timur, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menggiatkan upaya sosialisasi kearsipan di wilayah Jawa Timur. Kegiatan sosialisasi juga dimaksudkan sebagai upaya penyebarluasan informasi, kebijakan dan program-program di bidang kearsipan, sehingga diharapkan diperoleh pemahaman secara proporsional tentang fungsi dan peran arsip dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Kegiatan sosialisasi kali ini di pusatkan di Kabupaten Lumajang, dengan mengundang seluruh Kepala Desa/Lurah se-Kabupaten Lumajang sebanyak 205 orang. Tujuannya adalah dalam ra
ngka memberikan pemahaman tentang peraturan dibidang kearsipan, yaitu Undang-undang no. 43 tahun 2009 yang ditindak lanjuti dengan Paraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan sekaligus mensukseskan program Nasional Arsip Masuk Desa. UU Kearsipan dan Peraturan Pemerintah ini harus senantiasa disosialisasikan kesegenap kalangan sehingga diperoleh pemahaman yang sama terhadap pentingnya arsip dalam kehidupan berbagngsa dan bernegara. Kemudian Program Arsip Masuk Desa yang sedang digalakkan ini menjadi salah satu program prioritas yang pelaksanaannya harus ditindak lanjuti oleh seluruh Kabupaten/Kota di Jawa Timur. Sasarannya adalah terwujudnya pengelolaan arsip pemerintah desa secara baik sesuai kaidah kearsipan, sehingga dapat dioptimalkan untuk pemberian layanan pada masyarakat desa.
Dengan harapan seperti ini tentu harus ada pemahaman dan dukungan yang besar dari Kepala Desa/Lurah sebagai unsur pimpinan pemerintahan di desa, sehingga penyelenggaraan kearsipan dapat terlaksana dengan baik pula. Secara teknis pengelolaan arsip pemerintahan desa akan di laksanakan dan menjadi tanggungjawab para Sekretaris Desa/Sekretaris Kelurahan sebagai Kepala unit kearsipan di tingkat desa/lkelurahan. Sosialisasi ini diselenggarakan di Hotel Prima, Jl. Soekarno Hatta No. 67 Lumajang selama satu hari pada hari Selasa, 12 Pebruari 2013. Dibuka oleh Bupati Lumajang, Bp. Dr. H. Sjahrazad Masdar, MA. Dan Wakil Bupati Lumajang Bp. Drs. H. As’at M.Ag. Dalam sambutannya beliau menyampaikan bahwa dengan hadirnya UU dan Peraturan Pemerintah tentang kearsipan ini menjadi landasan yang sangat kuat dalam penyelenggaraan kearsipan.Arsip tidak lagi dianggap hal yang remeh, keberadaan arsip sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan yang baik, dengan demikian penyimpanan arsip/dokumen harus tertata dengan baik dan tertata dengan rapi. Kehilangan arsip berarti kesalahan, sehingga beliau berpesan kepada Para Kepala Desa agar dapat mengikuti sosialisasi kearsipan ini dengan sebaik-baiknya. Materi sosialisasi yang disampaikan oleh narasumber yaitu Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Bp. Drs. A. Mudjib Afan, MARS, adalah : Korelasi Reformasi Birokrasi, Sistem Administrasi dan Penyelenggaraan Kearsipan serta materi Tanggung Jawab Unit Pencipta Arsip dalam penyelenggaraan kearsipan sebagaimana diatur dalamt UU No. 43/2009 tentang Kearsipan, dan PP No. 28/2012 tentang Peraturan Pelaksanaan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan serta Kebijakan Program Arsip Masuk Desa. Materi ini diharapkan membuka cakrawala dan cara pandang yang baru dan memberikan apresiasi yang positif terhadap perkembangan dan pembangunan dibidang kearsipan. (nin)