Totalitas kebijakan, prosedur dan tindakan serta perangkat teknis yang dikembangkan sebagai satu kesatuan untuk memfasilitasi pengelolaan arsip/dokumen secara efisien dan efektif. Sebagai sebuah sistem, di dalamnya terdapat sub-sistem sub-sistem yang ragamnya secara teoretis ditentukan oleh jenis pendekatan yang digunakan. Pendekatan “daur hidup arsip ” melihat tiga subsistem utama yaitu : penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip serta penyusutan arsip. Pendekatan “a record continuum ” melihat adanya lima subsistem, yaitu : perencanaan tata kearsipan, penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, penyusutan arsip dan pelestarian arsip.
