Istilah lain yang sering dipakai untuk nama sistem kearsipan pola baru, meskipun istilah tersebut hanya untuk nama subsistem yang merupakan inti dari sistem tersebut. Sistem ini merupakan totalitas prosedur dan tindakan yang dilakukan dalam proses pengendalian mutasi naskah korespondensi di lingkungan unit-unit kerja yang berkepentingan melalui pencatatan identifikasi arsip dalam kartu-kartu yang dikelola oleh unit kerja yang bertanggungjawab dalam tata persuratan. Kartu identifikasi pada umumnya dibuat rangkap tiga, satu disimpan di unit kerja tata persuratan, satu di unit tata berkas dan satu melekat pada naskah yang beredar untuk diproses
