Arsip/ himpunan arsip yang merupakan unit informasi terkecil yang sudah tidak dapat dibagi lagi secara intelektual, yang mencerminkan penyelesaian setiap butir trasaksi. Item dapat hanya terdiri atas satu lembaran naskah misalnya surat dan memorandumatau beberapa lembaran sebagai informasi terekam mengenai unit transaksi seperti : persetujuan ijin usaha, ijin mendirikan bangunan,serah terima jabatan, laporan penelitian dan lain-lain. Item/ himpunan item dapat terakumulasi menjadi berkas atau seri arsip
