Ketika berbicara tentang bencana alam, hal pertama yang terlintas di pikiran kita biasanya adalah menyelamatkan nyawa dan harta benda. Namun, ada satu hal krusial yang sering terlupakan saat kondisi darurat terjadi: dokumen dan arsip penting. Padahal, hilangnya dokumen penting bisa memicu masalah panjang di kemudian hari, terutama yang berkaitan dengan hak kepemilikan tanah dan aset desa.
Menyadari hal ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Provinsi Jawa Timur berkolaborasi dengan Disperpusip Kabupaten Banyuwangi menggelar kegiatan Simulasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Akibat Bencana serta Restorasi Arsip di Desa Aliyan, Kecamatan Rogojampi. Kegiatan yang berlangsung selama tiga hari ini menjadi langkah nyata pemerintah dalam mengamankan memori dan aset masyarakat dari ancaman kerusakan.
Selama tiga hari pelaksanaan (20-22 Oktober 2026), tim gabungan berfokus pada perbaikan fisik dokumen yang sudah termakan usia dan rentan rusak. Hasilnya, tim berhasil menyelamatkan dan merestorasi 1 lembar Arsip Peta Desa dan 270 lembar Peta Krawangan. Bagi masyarakat awam, Peta Krawangan mungkin terdengar asing. Sederhananya, ini adalah dokumen denah rinci yang merekam asal-usul dan batas-batas bidang tanah di sebuah desa. Bisa dibayangkan jika peta ini hancur karena banjir, kebakaran, atau lapuk termakan usia; batas tanah bisa menjadi kabur dan potensi sengketa antar warga akan sangat besar.
Proses restorasi sendiri membutuhkan ketelitian tinggi. Kertas-kertas yang sudah rapuh, sobek, atau kusam dibersihkan dan disambung kembali dengan teknik khusus agar bentuk fisiknya kembali utuh dan kuat. Namun, perbaikan fisik saja tidak cukup. Setelah arsip-arsip tersebut selesai direstorasi, tim dari Disperpusip Kabupaten Banyuwangi langsung melakukan proses “alih media” atau digitalisasi. Ratusan lembar peta tersebut dipindai menjadi file digital. Dengan begitu, jika suatu saat terjadi hal yang tidak diinginkan pada dokumen fisik aslinya, data dan informasi di dalamnya tetap tersimpan aman di sistem komputer.
Kegiatan di Desa Aliyan ini juga diwarnai dengan momen penting lainnya. Di sela-sela acara, dilakukan penyerahan secara simbolis arsip Letter C (buku catatan kepemilikan tanah warga) yang telah selesai direstorasi kepada perwakilan desa-desa di sekitar Kecamatan Rogojampi. Penyerahan ini menjadi bukti nyata bahwa dokumen yang nyaris hancur pun bisa diselamatkan jika ditangani dengan benar. Sebagai penutup, kegiatan ini dirangkai dengan sesi sosialisasi yang dihadiri oleh seluruh Kepala Desa se-Kecamatan Rogojampi. Dalam pertemuan ini, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kabupaten Banyuwangi turut hadir untuk memaparkan tentang potensi rawan bencana di wilayah Banyuwangi. Sinergi materi dari BPBD dan Disperpusip ini memberikan pemahaman yang utuh bagi para kepala desa, menyadarkan mereka mengapa arsip aset desa harus masuk dalam daftar prioritas penyelamatan saat bencana mengancam.
Kolaborasi apik antara Disperpusip Provinsi Jawa Timur, Disperpusip Kabupaten Banyuwangi, dan BPBD ini menunjukkan bahwa perlindungan arsip tidak bisa dilakukan sendirian. Dibutuhkan kerja sama antara pemerintah provinsi, kabupaten, hingga tingkat desa. Apa yang dilakukan di Desa Aliyan ini diharapkan bisa menjadi contoh dan pemantik kesadaran. Desa-desa lain, tidak hanya di Banyuwangi tetapi juga di seluruh Jawa Timur, perlu mulai memetakan, menjaga, dan merawat arsip vital mereka. Karena pada akhirnya, menyelamatkan arsip bukan sekadar menyelamatkan setumpuk kertas kusam, melainkan menyelamatkan sejarah, mencegah konflik, dan melindungi hak-hak masyarakat untuk generasi yang akan datang.
