Menjaga Langkah, Menuntun Arah: Arsip, Kompas Pembangunan yang Kerap Terlupakan

Amelya Indah Fatma Rini
Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Arsip dan pembangunan, adakah keterkaitan? Bagi sebagian besar masyarakat maupun kalangan birokrasi, dua dunia ini mungkin tampak tidak bersinggungan. Dunia kearsipan sering dikaitkan dengan hal-hal administratif dan teknis pengelolaan arsip, pekerjaan rutin yang identik dengan penyimpanan, klasifikasi serta proses temu kembali. Di sisi lain, pembangunan identik dengan strategi, perencanaan jangka panjang, serta keputusan-keputusan penting guna menentukan arah masa depan. Paradigma seperti ini tentu saja membuat peran strategis arsip kerap terabaikan dalam proses pembangunan.

Padahal, jika ditelusuri lebih dalam, kearsipan dan pembangunan justru memiliki ikatan yang sangat erat. Hal ini sejalan dengan amanat Pasal 31 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional yang menegaskan bahwa perencanaan pembangunan harus didasarkan pada data dan informasi yang akurat serta dapat dipertanggungjawabkan. Ketentuan ini menempatkan data dan informasi bukan sekadar pelengkap, melainkan fondasi utama dalam proses perencanaan. Pertanyaannya sekarang, dari mana sumber data dan informasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan tersebut? Jawabannya adalah arsip. Arsip berperan sebagai sumber data dan informasi yang autentik, utuh, dan terpercaya. 

Dalam perspektif yang lebih luas, arsip merupakan pusat memori organisasi sekaligus sumber informasi dan dasar pengambilan keputusan. Akademisi kearsipan internasional, Laura Millar (2017) menegaskan bahwa arsip merekam kegiatan individu, organisasi dan masyarakat beserta konteksnya, sehingga menjadi sumber informasi yang andal dan dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini sejalan dengan berbagai studi kearsipan, termasuk Widiyawati, dkk. (2023) yang menunjukkan bahwa arsip menyediakan data dan fakta penting bagi perumusan kebijakan publik serta keberlanjutan organisasi. Dengan demikian, arsip tidak hanya merekam masa lalu, tetapi juga berfungsi sebagai instrumen strategis pembangunan, karena setiap proses pembangunan pada dasarnya membutuhkan rekam jejak yang akurat dan presisi guna mendukung pengambilan keputusan masa kini dan masa depan.

Fakta di lapangan menunjukkan bahwa arsip masih sering dipandang sebagai residu administrasi. Arsip dianggap sebagai produk sampingan yang keberadaannya tidak memiliki nilai strategis. Arsip lebih sering diposisikan sebagai sesuatu yang harus disimpan, ditata serta dipelihara, alih-alih dimanfaatkan. Paradigma inilah yang menjadikan arsip terjebak dalam fungsi pasif, sekadar menjadi objek pengelolaan, bukan subjek yang memberi nilai tambah. Padahal, penelitian Widiyawati, dkk. (2023) juga menyoroti bahwa tanpa pengelolaan arsip yang baik, institusi akan menghadapi kesulitan dalam menjalankan fungsi manajemen, termasuk pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban. Arsip sejatinya merupakan pilar utama dalam memastikan transparansi dan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).

Dalam realitas sehari-hari, arsip kerap dipandang sebagai entitas pasif yang keberadaannya baru dirasakan ketika dibutuhkan. Arsip tidak dicari manakala tidak ada kepentingan mendesak. Alih-alih menerapkan prinsip “sedia payung sebelum hujan”, arsip baru dianggap penting manakala persoalan mulai bermunculan, seperti audit, sengketa hukum, atau kebutuhan administratif lainnya. Hal ini memperkuat persepsi bahwa arsip hanyalah alat pembuktian di saat ada permasalahan, bukan instrumen strategis institusi. Akibatnya, dunia kearsipan seolah-olah terperangkap dalam rutinitas teknis, mengelola, menyimpan, dan memastikan kemudahan temu kembali, tanpa benar-benar menjadi bagian siklus pengambilan keputusan.

Padahal, justru pada saat tidak ada permasalahan, arsip memiliki peran yang jauh lebih strategis. Arsip berfungsi sebagai sumber pembelajaran organisasi (organizational learning), yang memungkinkan institusi melakukan refleksi, evaluasi, dan inovasi berbasis pengalaman yang terdokumentasi. Arsip dapat dimanfaatkan untuk mengidentifikasi pola keberhasilan dan kegagalan program, membaca tren kebijakan serta merumuskan langkah antisipatif terhadap potensi risiko di masa depan. Dengan kata lain, arsip tidak hanya bersifat reaktif ketika masalah muncul, tetapi juga proaktif dalam mencegah masalah sebelum terjadi.

Dengan demikian, arsip harus diposisikan sebagai kompas pembangunan. Sebagaimana pelayaran membutuhkan kompas untuk menentukan arah, pembangunan pun memerlukan referensi yang dapat dipercaya. Tanpa kompas, kapal akan terombang-ambing tanpa arah yang jelas. Demikian pula, tanpa arsip, kebijakan pembangunan berisiko hanya berlandaskan asumsi, bukan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan. Perspektif ini sejalan dengan pendekatan evidence based policy making (EBPM), yang menekankan pentingnya penggunaan bukti dalam pengambilan keputusan. Higham, dkk. (2025) dalam penelitiannya juga mendorong para pembuat kebijakan untuk tidak sekadar mengandalkan intuisi atau pertimbangan politis semata, melainkan memanfaatkan informasi yang tersedia secara sistematis dan berbasis bukti.

Evidence tidak hanya berupa data statistik, tetapi juga mencakup arsip sebagai sumber informasi lintas waktu yang merekam jejak institusi. Arsip perlu dimanfaatkan secara langsung sebagai referensi dalam proses pengambilan keputusan maupun perumusan kebijakan. Sebagai contoh, perumusan kebijakan seperti Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) maupun program prioritas lainnya tidak dapat dilepaskan dari evaluasi program sebelumnya. Ketika kebijakan tidak didasarkan pada rekam jejak yang akurat, presisi, dan tersimpan dengan baik dalam arsip, pengulangan kesalahan yang sama akan sulit dihindari. Program yang tidak tepat sasaran, inefisiensi anggaran, serta pembangunan yang tidak berkelanjutan menjadi risiko yang harus dibayar mahal.

Dari sudut pandang historis, sebagaimana diungkapkan oleh pakar kearsipan University College London, Geoffrey Yeo (2021), arsip hadir sebagai respons atas kebutuhan manusia untuk mengatasi keterbatasan ingatan. Memori manusia memiliki batas kapasitas dan durasi. Oleh karena itu, arsip berfungsi sebagai sarana untuk menjaga memori tersebut, memungkinkan institusi untuk mengingat secara lebih akurat, presisi, dan sistematis. Tanpa pengelolaan arsip yang baik, institusi berisiko mengalami amnesia institusi (institutional amnesia), yakni kondisi ketika pengalaman dan pengetahuan masa lalu tidak terdokumentasi dan tidak dapat dimanfaatkan kembali. Dengan memanfaatkan arsip secara optimal, instansi tidak perlu memulai segala sesuatunya dari nol. Kebijakan dapat dirumuskan berdasarkan rekam jejak yang telah teruji dan terdokumentasi, sehingga menjadi lebih efisien dan tepat sasaran. Pada saat yang sama, akuntabilitas birokrasi pun semakin kuat karena setiap keputusan memiliki dasar pijakan yang jelas serta dapat ditelusuri jejaknya.

Lebih jauh lagi, penelitian Higham, dkk. (2025) menunjukkan bahwa arsip tidak hanya berfungsi sebagai sumber informasi, tetapi juga bertransformasi menjadi instrumen analisis kebijakan yang mampu membedah pola pengambilan keputusan serta dinamika pengetahuan dalam organisasi. Sudah saatnya arsip ditempatkan pada posisi yang semestinya, bukan pada lapisan terluar administrasi, melainkan menjadi jantung proses pembangunan. Pada akhirnya, pembangunan bukan sekadar tentang merancang masa depan, tetapi juga tentang kemampuan untuk terus belajar dari masa lalu. Arsip hadir sebagai jembatan yang menghubungkan keduanya, sehingga pembangunan berkelanjutan tidak hanya menjadi angan, tetapi dapat diwujudkan.

Sudah saatnya kita mereposisi arsip sebagai aset strategis pembangunan. Setiap institusi tidak hanya menyimpan arsip, tetapi menggunakannya secara aktif dalam setiap proses pengambilan keputusan. Arsip bukan lagi sekadar rekam jejak masa lalu, melainkan kompas yang menuntun arah masa depan. Tanpa arsip, pembangunan berisiko kehilangan arah. Bersama arsip, pembangunan bergerak dengan pijakan yang kokoh, terukur, serta berkelanjutan.

Referensi

1. Higham, K., dkk. (2025). Evidence Based Policy Making and Public Management: Emerging Empirical Approaches. Policy Quarterly, 21(2). 38-47.
2. Millar, L. A. (2017). Archives: Principles and Practices (2^nd Edition). London: Facet Publishing.
3. Saffady, W. (2021). Records and Information Management: Fundamentals of Professional Practice (5^th Edition). London: Rowman & Littlefield.
4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional
5. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
6. Widiyawati, A. T., dkk. (2023). The Role of Records and Archives in Public Service Policy Decision Making. Proceedings of International Conference of Public Administration and Governance. 37-50.
7. Yeo, G. (2021). Record Making and Record Keeping in Early Societies. New York: Routledge.

Profil Penulis

Amelya Indah Fatma Rini lahir di Kudus, 20 Agustus 1992. Seorang arsiparis yang mengabdikan diri di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sejak tahun 2019 ini merupakan lulusan D4 Kearsipan Universitas Terbuka dan S2 Ilmu Administrasi Universitas Dr. Soetomo. Penghargaan yang pernah diterima antara lain Juara 1 Lomba Karya Tulis Mahasiswa UT (2014), Juara 1 Arsiparis Teladan Tingkat Provinsi Jawa Timur (2025), Juara 3 Arsiparis Teladan Nasional (2025), Juara 2 Kompetisi Esai SDG Academy Indonesia (2026).