Kota Madiun

Profil Kantor Arsip Kota Madiun

A. KELEMBAGAAN

NAMA INSTANSI : KANTOR PERPUSTAKAAN UMUM DAN ARSIP DAERAH
KAB/KOTA : KOTA MADIUN
NAMA KEPALA : Drs. EDDY HERMAYANTO
ALAMAT INSTANSI : Jl. UDOWO 7 MADIUN
TELP/FAX : (0351) 469020

B. SEJARAH INSTANSI

Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Madiun dibentuk berdasarkan t peraturan Daerah Kota Madiun Nomor 7 dan tahun 2000 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah yang berbentuk Kantor.Dan keputusan Walikota Madiun nomor 15 tahun 2001 Tentang Tugas Jabatan pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah.Dalam perkembangannya kantor berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Struktur Organisasi Perangkat Daerah,maka kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah diubah dengan Peraturan Daerah Kota Madiun nomor 5 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat,Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembag Teknis Daerah.Dengan tugas dan fungsi berdasarkan peraturan Perputakaan Umum dan Arsip Daerah.

C. STRUKTUR ORGANISASI

D. TUGAS DAN FUNGSI BIDANG KEARSIPAN

1. Melakukan penyusunan perencanaan program dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas kepada seksi pembinaan Sistem dan Sumber Daya Manusia Perpustakaan Umum dan Kearsipan.
2. Melakukan bimbingan teknis kearsipan dan konsultasi perpustakaan dan kearsipan.
3. Menyelenggarakan penyuluhan,pembinaan,dan pemasyarakatan perpustakaan dan kearsipan.
4. Menyelenggarakan publikasi dan pameran buku perpustakaan dan kearsipan.
5. Melakukan pengendalian dan monitoring penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan.
6. Menyelenggarakan sistem jaringan informasi perpustakaan dan kearsipan.
7. Melakukan penelitian dan pengembangan aplikasi sistem perpustakaan dan kearsipan.
8. Melakukan pengumpulan bahan dan penyusunan petunjuk teknis peraturan perundangan bidang perpustakaan dan kearsipan.
9. Melakukan pembinaan,pengembangan dan peningkatan sumber daya manusia aparatur pengelola perpustakaan dan kearsipan.
10. Melakukan penyusunan pola pembinaan,pengembangan dan pedoman tata kearsipan sesuai sistem dan metode yang berlaku.
11. Melakukan pengumpulan dan pengelolaan data dalam rangka menyusun petunjuk teknis standarisasi pengeloaan kearsipan.
12. Melakukan penysunan perencanaan program dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada seksi pengelolaan dan layanan kearsipan.
13.Melakukan pengumpulan,penyimpanan dan penilaian arsip inaktif.
14. Menyelenggarakan penerbitan naskah sumber arsip.
15. Melakukan perawatan dan restorasi arsip statis.
16. Melakukan penerimaan dan pengelolaaan arsip aktif inaktif yang meliputi seleksi,pencatatan dan pembuatan daftar pertelaan arsip.
17. Melakukan penalaan,pengendalian,penyimpanan,pemeliharaan dan pengamanan arsip inaktif.
18. Melakukan pemindahan,penilaian dan pemusnahan arsip inaktif.
19. Melakukan akuisisi arsip inaktif dan arsip statis serta penilaian terhadap usul penyerahan arsip.
20. Melakukan penataan,penyimpanan,pengendalian pengolahan informasi dan inventarisasi arsip statis.
21. Melakukan pemeliharaan dan pengawetan arsip serta melakukan alih media arsip.
22. Melakukan pengumpulan bahan penerbitan dan penyiapan penerbitan naskah sunber arsip.
23. Melakukan pelayanan arsip dan penyiapan bahan dalam rangka penyuluhan arsip.
24. Melakukan penyiapan jasa kearsipan dan memberikan layanan jasa teknis kearsipan.
25. Melakukan penetapan jadwal retensi arsip satuan kerja perangkat daerah.
26. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka pemberian persetujuan pemusnahan arsip satuan kerja perangkat daerah.
27. Melakukan penyiapan bahan kerja sama teknis kearsipan dan bahan pelaksanaan tugas kelompok arsiparis.
28. Melakukan koordinasi bidang kearsipan dengan satuan kerja perangkat daerah,pemerintah kota/kabupaten lain,pemerintah propinsi dan Arsip Nasional Repbulik Indonesia maupun dengan lembaga/instansi luar negeri.
29. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan kepala kantor.

E.PROGRAM UNGGULAN /PRIORITAS :

Dalam melaksanakan tugas Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Madiun memprioritaskan penanganan arsip kacau di SKPD dilingkungan Pemerintah Kota Madiun. Dan selama ini sudah 32 SKPD yang menyerahkan arsipnya untuk disimpan di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Madiun.Juga melaksanakan penelusuran arsip yang bernilai sejarah.

F. JUMLAH ARSIPARIS

Tingkat Ketrampilan : 1 (satu) orang
Petugas Kearsipan : 2 (dua) orang

G. PEDOMAN KEARSIPAN YANG DICIPTAKAN DAERAH

1. Keputusan Walikota Nomor 22 tahun 2001 tentang Tata Kearsipan
2. Keputusan Walikota Nomor 15 tahun 2003 tentang JRA
3. Peraturan Walikota Nomor 15 tahun 2005 tentang Pedoman Penanganan Arsip Inaktif.

H. SARANA PRASARANA PENYIMPANAN ARSIP

1. Depo/ruang penyimpanan : Ada, dalam satu gedung kantor
2. Ukuran : 10 x 10 m2
3. Alat Penyimpanan : Roll opac dan rak
4. Sarana Perawatan : Kapur barus

J. KHASANAH ARSIP

ARSIP STATIS

Database Grand Desain