Hak penguasa arsip oleh suatu lembaga pencipta arsip atau lembaga penggantinya yang sah. Penguasaan dapat berarti pemilikan dalam arti fisik yaitu menyimpan arsipnya atau dalam arti hukum yaitu pengaturan penggunaannya.

Catatan mengenai pelaksanaan akuisisi arsip baik menyangkut tanggal penerimaan, penyerahan hak kelola dan catatan-catatan lain yang khas pada setiap proses penyerahan. Daftar tersebut umumnya tersusun secara kronologis dan dimaksudkan untuk merekam sejarah keberadaan arsip.

Sarana Penemuan arsip berupa daftar arsip yang bersifat khusus yang disusun atas dasar seri arsip atau berkas arsip dan dimaksudkan untuk memperoleh perhatian lebih besar terhadap bagian-bagian tertentu dari sesuatu khasanah arsip. Kriteria khusus dapat atas dasar topik, atau pengembangan terhadap bagian tertentu dari deskripsi yang sudah ada.

I) Daftar yang berisi pengelompokan secara sektoral informasi yang diperoleh dari basil survei kearsipan dan dimaksudkan untuk memberikan data umum guna penyusunan program kegiatan lanjutan. 2) Sarana bantuan penemuan arsip yang berupa Daftar Arsip dari suatu khasanah arsip lembaga pencipta arsip atau khasanah arsip suatu lembaga kearsipan.

Daftar arsip berbasis seri arsip yang digunakan untuk pengendalian dalam proses penyusutan arsip. Daftar pertelaan arsip sering disebut juga dengan Daftar Arsip untuk merekam arsip inaktif yang diusulkan untuk dipindahkan dari unit kerja pengolah ke unit kearsipan / Pusat Arsip instansi, atau arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku atau arsip yang harus diserahkan ke Arsip …

Lembaran kartu atau lembaran penunjuk lain yang ditempatkan pada atau berada di tempat arsip/dokumen yang diarnbil untuk jangka waktu tertentu daD berfungsi sebagai informasi proses pelacakan keberadaan arsip/dokumen yang bersangkutan. Lihat juga Kartu Charge in/out.

Instruksi tertulis dalam media resmi yang siap untuk dikirimkan, diinterpretasikan atau diproses, baik manual maupun otomatis. Juga sering disebut secara mandiri sebagai informasi dalam jumlah besar atau yang belum diolah. Lihatjuga lnformasi dan Fakta.

Management System Perangkat lunak berupa suatu sistem pengelolaan basis data yang mengacu pada azas manajemen dalam sistem akses & temu balik data yang dikelola oleh sesuatu institusi. DBMS merupakan istilah yang lebih spesifik dari Sistem Manajemen Data (Data Management System) yang umumnya berarti manajemen basis data, & bersifat administratif dengan memanfaatkan teknologi relasional, orientasi-obyek & relasi obyek. Sebuah contoh sistem …

Suatu kerangka teoretis bahwa pengelolaan arsip harus mencakup seluruh kurun waktu mulai saat penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, hingga penyusutannya. Kerangka teoretis tersebut memberikan jarak yang tegas antara profesi pengelola arsip dinamis yang biasa dikenal sebagai “records manger” dan profesi pengelola arsip statis yang biasa dikenal dengan nama “archivist “. Pemberian jarak tersebut kemudian tidak dapat dipertahankan ketika profesi kearsipan harus …

Tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses pelestarian arsip dengan mengurangi kadar kelembaban relatiflapisan udara di ruang penyimpanan arsip. Proses ini dapat dilakukan dengan melakukan pilihan bahan saran kearsipan, substansi kimiawi, perangkat mekanik ataupun dengan perangkat mesin elektronis.