Berkas yang berisi naskah/dokumen yang tercipta dalam proses kegiatan administrasi namun tidak memiliki katagori arsip. Berkas jenis ini hanya diperlukan dalam rangka memperoleh rujukan atau pematangan kerangka konseptual. Lihat juga Berkas Rujukan.

Kotak karton terstruktur dan pada umumnya dengan kadar keasaman minimum, dengan berbagai ukuran, yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif atau arsip statis. Secara umum dibuat dalam tiga ukuran, yakni ukuran kecil dengan ketebalan sepuluh cm, ukuran menengah dengan ketebalan duapuluh cm dan ukuran besar dengan ukuran satu kaki kubik.

Bukti yang terekarn dalam bentuk tulisan pada sesuatu media tertulis, termasuk citra atau skema/bagan yang menjadi pelengkapnya.

Buku kerja yang diterbitkan oleh sesuatu instansi yang dimaksudkan untuk pedoman kerja pegawai dan sekaligus sebagai alat merekam pelaksanaan kegiatan kedinasan sehari-hari pegawai yang bersangkutan.

Arsip dan/himpunan arsip/dokumen (folders, berkas) yang disatukan sehingga menjadi satu unit informasi, baik untuk kepentingan penyelesaian persoalan yang dalam proses/sedang berjalan maupun untuk kepentingan pengaturannya sebagai referensi kedinasan; bundel dapat berbentuk dosir, rubrik atau himpunan naskah sejenis dan pada umumnya merupakan himpunan unit-unit informasi yang satu sama lain saling melengkapi.

Naskah yang tercipta secara serentak dengan yang aslinya melalui pemanfaatan lembaran karbon sebagai alat pengganda atau menggunakan kertas yang berlapis karbon. Naskah berbentuk surat dapat dikenali melalui ciri-ciri fisik berupa tindasan atau alamat yang tertulis berbeda dengan alamat yang menjadi tujuan. Kopi surat yang disimpan oleh lembaga pencipta biasa disebut pertinggal

Semua tulisan atau rancangan naskah, draft dan perhitungan yang digunakan untuk dan yang tercipta dalam proses penyiapan naskah/ dokumen atau analisis: Substansi informasi di dalamnya merupakan fragmen data untuk menyusun naskah/dokumen/analisis sehingga informasi yang terbentuk hanya dapat dipahami pada naskah/ dokumen/analisis yang dibuatnya.

Daftar sementara arsip yang dibuat dalam rangka aksesi oleh lembaga kearsipan, baik dengan atau tanpa deskripsi informasinya, yang dimaksudkan sebagai pendaftaran pendahuluan terhadap arsip yang diperolehnya. Dalam kontek perkembangan konsep azas asal- usul, ceklis digunakan dalam rangka pelaksanaan survei arsip.

Unsur karakteristik arsip yang harus ada dalam setiap deskripsi arsip, yaitu mencakup bentuk redaksi, isi infonnasi, kurun waktu, bentuk satuan fisik dan jumlah naskah yang membentuk unit deskripsi. Bentuk redaksi, misalnya surat/laporan, bentuk satuan fisik, misalnya berkas, bundel, folder danjumlah naskah misalnya lima/enam lembaran. Isi infonnasi dan kurun waktu merupakan representasi infonnasi dalam unit deksripsi

Rekaman dalam media apapun, dengan citra yang terlalu kecil untuk dapat dikenali dengan mata tanpa alat pembesar