Arsip merupakan aset vital yang tidak hanya berfungsi sebagai rekaman administratif, melainkan juga sebagai penjaga memori institusional dan jejak peradaban sosial. Kesadaran akan urgensi pelestarian warisan dokumenter tersebut diwujudkan secara nyata oleh Pemerintah Provinsi Jawa Timur melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip). Dedikasi ini mencapai puncaknya dalam Peringatan Hari Kearsipan ke-55 yang diselenggarakan pada 20 Mei 2026, manakala Khasanah Arsip Majelis Agung Greja Kristen Jawi Wetan (GKJW) Periode 1931-1995 secara resmi diakui sebagai bagian dari Memori Kolektif Bangsa (MKB).
Pencapaian strategis ini merupakan hasil kumulatif dari proses panjang yang mengintegrasikan preservasi fisik, telaah akademis, dan sinergi lintas kelembagaan dalam rangka menyelamatkan sejarah lokal Jawa Timur.
- Preservasi Fisik dan Penelaahan Komprehensif
Langkah sistematis penyelamatan Khazanah Arsip GKJW mulai diakselerasi sejak bulan Juni hingga awal Desember 2025. Pada fase krusial ini, tim kearsipan berfokus pada tahapan kurasi dan pengolahan fisik. Sebagai langkah preventif untuk menghentikan laju degradasi material arsip, dilakukan pemindahan dokumen-dokumen bersejarah dari medium penyimpanan konvensional berupa boks kayu, ke dalam boks arsip berstandar preservasi.
Memasuki pertengahan Januari 2026, langkah pengamanan fisik tersebut diiringi dengan penelaahan arsip secara komprehensif untuk mengidentifikasi nilai guna kesejarahan dan potensinya sebagai bagian dari Memori Kolektif Bangsa. Melalui pendekatan proaktif, tim pengusul menyelenggarakan konsultasi intensif bersama Tim Sekretariat MKB pada 8 Januari 2026 guna merumuskan kerangka usulan yang solid. Puncak dari tahapan administratif ini ditandai dengan penginputan borang registrasi Khasanah Arsip GKJW pada 31 Januari 2026.
Proses pengusulan ini merepresentasikan kolaborasi yang harmonis antara Disperpusip Provinsi Jawa Timur dan Majelis Agung Greja Kristen Jawi Wetan. Konstruksi narasi kesejarahan dalam borang tersebut dipertajam melalui telaah kepakaran dari dua narasumber utama, yakni Prof. Nawiyanto, MA., Ph.D. dan Pdt. Dr. Hardiyan Triasmoroadi. Lebih jauh lagi, inisiatif pelestarian ini memperoleh legitimasi dan dukungan kuat dari elemen masyarakat, di antaranya Masyarakat Sejarawan Indonesia Wilayah Jawa Timur (MSI), Komunitas Begandring Soerabaia, Komunitas Malang.id, Komunitas Basis Mahasiswa (KBM) Malang, serta Komunitas Basis Mahasiswa (KBM) Surabaya.
- Presentasi Nominator dan Verifikasi Lapangan
Validitas dan signifikansi historis Khasanah Arsip GKJW mendapatkan pengakuan awal ketika usulan ini resmi ditetapkan sebagai nominator MKB pada 10 Maret 2026, setelah melalui tahapan verifikasi administrasi yang ketat.
Proses dilanjutkan dengan tahapan Presentasi Nominator pada 16 April 2026. Pada momentum ini, para nominator secara bergiliran melakukan presentasi di hadapan dewan pakar atas usulannya masing-masing. Khusus untuk usulan Khasanah Arsip GKJW, tim pengusul memaparkan secara mendalam mengenai signifikansi historis arsip tersebut, beserta dampaknya yang krusial terhadap konstelasi sejarah nasional.
Setelah tahapan presentasi tersebut dirampungkan, barulah dilaksanakan uji verifikasi lapangan oleh dewan pakar pada Jumat, 24 April 2026. Langkah esensial ini ditujukan untuk melihat secara langsung kondisi riil dan autentisitas dari fisik arsip-arsip yang diusulkan. Terdapat penyesuaian tata laksana yang membedakan proses ini dari periode-periode sebelumnya. Pada tahun 2026, tahapan verifikasi lapangan terpaksa diimplementasikan secara daring (online) sebagai akibat dari adanya efisiensi. Kendati demikian, proses verifikasi lapangan secara virtual ini dipastikan tetap berjalan secara objektif tanpa mengurangi ketelitian, akurasi, serta kualitas dari tahapan penilaian itu sendiri.
- Signifikansi bagi Literasi Masyarakat dan Identitas Jemaat
Penetapan Khazanah Arsip GKJW sebagai Memori Kolektif Bangsa membawa implikasi strategis yang sangat luas. Bagi masyarakat umum, akademisi, dan peneliti, arsip ini menyediakan sumber primer yang autentik mengenai dinamika sosial, perkembangan institusi pendidikan, dan interaksi kultural di Jawa Timur selama lebih dari enam dekade. Khazanah ini membuka ruang literasi baru untuk memahami bagaimana masyarakat Jawa Timur membangun harmoni dan ketahanan sosial di masa lampau.
Sementara itu, bagi Jemaat GKJW di manapun berada, penetapan ini bermakna sebagai bentuk pengakuan negara atas tapak tilas historis dan sumbangsih gereja dalam lintasan sejarah bangsa. Arsip-arsip ini membangkitkan memori kolektif dan kebanggaan komunal, sekaligus memastikan bahwa identitas, nilai-nilai pelayanan, dan perjalanan panjang GKJW terlindungi secara hukum serta terwariskan dengan utuh kepada generasi penerus.
- Puncak Peringatan Hari Kearsipan
Penganugerahan Piagam MKB tersebut diserahkan langsung kepada Kepala Disperpusip Provinsi Jawa Timur, Ir. Tiat S. Suwardi, bersama dengan Ketua Umum Majelis Agung GKJW, Pdt. Natael Hermawan Prianto, S.Si., MBA., pada momentum puncak Hari Kearsipan ke-55 yang dilaksanakan di Jakarta, 20 Mei 2026.
Kegemilangan Provinsi Jawa Timur pada perhelatan tersebut semakin terukir nyata melalui penganugerahan sejumlah penghargaan kearsipan tingkat nasional lainnya, yang mengukuhkan posisi provinsi ini sebagai barometer tata kelola kearsipan di Indonesia. Penghargaan tersebut meliputi:
- Simpul Jaringan Terbaik Nasional 2026
- Simpul Jaringan Terbaik Nasional 5 Kali Berturut-Turut
- Hasil Pengawasan Kearsipan dengan Nilai AA (Sangat Memuaskan)
Raihan prestasi dan penganugerahan ini bukanlah sebuah titik akhir dari tugas kearsipan. Sebaliknya, hal ini menjadi fondasi bagi komitmen yang lebih besar. Pemerintah Provinsi Jawa Timur melalui Disperpusip berkomitmen penuh untuk terus sedia berkolaborasi dan mengintensifkan penelusuran guna menyelamatkan arsip-arsip yang bernilai Memori Kolektif Bangsa di seluruh wilayah Jawa Timur.
Ke depannya, sinergi antara Disperpusip Jawa Timur dan Majelis Agung GKJW akan terus dieksekusi secara berkelanjutan. Fokus utama dari sinergi ini adalah optimalisasi diseminasi, sehingga Khazanah Arsip GKJW tidak sekadar tersimpan dalam ruang pelestarian, melainkan dapat diakses secara optimal di Kantor Majelis Agung GKJW sebagai pusat rujukan sejarah, edukasi, dan literasi komprehensif bagi masyarakat.
