KEDIRI – Tim gabungan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur bersama Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kediri bergerak cepat melakukan evakuasi dan restorasi arsip vital desa yang terdampak bencana banjir. Misi penyelamatan dokumen negara ini berlangsung intensif selama dua hari, 11-12 Mei 2026, serta dipusatkan di Desa Baye, Kecamatan Kayen Kidul, Kabupaten Kediri. Fokus utama dari aksi tanggap darurat ini adalah menyelamatkan arsip Letter C milik Desa Baye. Penyelamatan ini dinilai sangat krusial karena buku Letter C memuat rekam jejak sejarah perjalanan kepemilikan bidang tanah di wilayah tersebut. Keutuhan dan keterbacaan dokumen ini bersinggungan langsung dengan keabsahan aset serta hak keperdataan masyarakat desa setempat.
Sebagaimana diketahui, pada akhir tahun 2025 lalu (sekitar bulan Oktober hingga November), curah hujan dengan intensitas tinggi mengguyur wilayah Kabupaten Kediri secara terus-menerus. Berdasarkan data dan pemberitaan, cuaca ekstrem ini memicu luapan air yang merendam Desa Baye, Kecamatan Kayen Kidul. Banjir tidak hanya merendam 15 hektare lahan persawahan yang didominasi tanaman jagung, hingga menyebabkan petani setempat mengalami puso atau gagal panen, tetapi juga merangsek masuk ke kawasan permukiman warga dan fasilitas pemerintahan desa. Genangan air yang merendam area Balai Desa inilah yang mengakibatkan kerusakan pada berbagai arsip penting, termasuk buku Letter C yang kondisinya menjadi basah, saling lengket, dan rentan hancur akibat rendaman air.
Pada hari pertama pelaksanaan, tim arsiparis langsung menyisir lokasi untuk mengevakuasi arsip-arsip yang terdampak banjir ke titik yang lebih aman di Gedung Serba Guna Desa Sukorejo. Setelah dievakuasi, identifikasi tingkat kerusakan dilakukan secara teliti sebagai dasar penentuan tindakan perbaikan.
Untuk memulihkan kondisi fisik arsip Letter C yang rentan dan rapuh akibat rendaman air, tim menerapkan metode restorasi khusus, yakni laminasi menggunakan kertas Kozo (Japanese Paper) yang dipadukan dengan proses sazing. Sebagai informasi, kertas Kozo atau yang kerap disebut tisu Jepang ini terbuat dari serat kulit pohon murbei. Kertas ini sangat istimewa karena luar biasa kuat, sangat tipis, dan bebas asam (acid-free). Dalam praktiknya, kertas Kozo bertindak bak “kulit baru” yang menambal dokumen rapuh tanpa menutupi teks aslinya, sehingga tulisan pada Letter C tetap terbaca dengan jelas. Sementara itu, proses sazing merupakan tahapan pelapisan menggunakan bahan perekat pelindung khusus. Cairan penguat ini meresap ke dalam pori-pori kertas arsip yang longgar akibat banjir, mengikat kembali serat-serat aslinya yang terlepas, dan merekatkan kertas Kozo secara sempurna. Perpaduan teknik ini memastikan arsip tidak hanya kembali utuh secara fisik, tetapi juga lebih kuat dan tahan terhadap kelembapan di masa depan.
Memasuki hari kedua, pengerjaan restorasi terus dikebut dan dilanjutkan dengan tahapan penjilidan serta pembuatan sampul (cover) baru. Berkat kerja keras dan ketelitian tinggi tim gabungan, sebanyak 292 lembar arsip bernilai tinggi tersebut berhasil diselamatkan dan dirangkum kembali menjadi satu buah buku Letter C yang utuh dan rapi. Langkah konkret ini merupakan wujud nyata kehadiran pemerintah, dalam hal ini Lembaga Kearsipan Daerah, untuk melindungi dan memulihkan arsip-arsip vital di daerah rawan bencana. Upaya penyelamatan ini turut didukung penuh dan dihadiri langsung oleh Kepala Bidang Kearsipan Kabupaten Kediri, Kepala Desa Baye, serta jajaran perangkat desa setempat.
Penyelamatan dokumen Letter C ini bukanlah sekadar upaya memperbaiki lembaran kertas yang rusak secara fisik, melainkan langkah krusial untuk memastikan masa depan yang aman bagi warga dengan melindungi legalitas aset mereka. Oleh karena itu, kegiatan evakuasi dan restorasi pasca-bencana ini menjadi pemantik komitmen kuat antar-lembaga pemerintah. Kolaborasi lintas instansi tingkat provinsi dan kabupaten ini akan terus diperkuat untuk saling bergotong-royong menyelamatkan arsip terdampak bencana, baik dokumen yang memuat hak keperdataan warga maupun arsip yang menyimpan nilai sejarah penting bagi bangsa Indonesia, dari tingkat regional hingga nasional.
