Amelya Indah Fatma Rini
Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Pernahkah terlintas dalam benak kita, apa peran arsip dalam mewujudkan Indonesia Emas 2045? Pertanyaan tersebut mungkin jarang dikemukakan dalam ruang diskusi publik maupun dalam proses perumusan kebijakan. Arsip selama ini masih sering dipandang sebagai urusan pelengkap, bukan urusan utama yang perlu mendapatkan perhatian khusus. Tidak sedikit yang memandang arsip hanya sebatas tumpukan dokumen lama yang tersimpan di berbagai ruang penyimpanan. Padahal, di balik lembaran arsip tersimpan rekam jejak kebijakan, pengetahuan, memori kolektif, hingga dasar pengambilan keputusan yang menentukan arah masa depan. Oleh karena itu, kesadaran terhadap pentingnya arsip perlu terus dibangun dan diperkuat melalui berbagai ruang refleksi, salah satunya melalui peringatan Hari Kearsipan.
Peringatan Hari Kearsipan setiap tanggal 18 Mei menjadi momentum penting untuk meningkatkan kesadaran mengenai arti strategis arsip dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Peringatan ini bukan sekadar seremoni tahunan, melainkan pengingat bahwa arsip memiliki peran strategis dalam menjaga memori kolektif bangsa, memperkuat akuntabilitas pemerintahan, serta mendukung pembangunan nasional yang berkelanjutan. Pada Hari Kearsipan ke-55 ini, sudah saatnya arsip diposisikan sebagai fondasi dalam mewujudkan Indonesia Emas 2045.
Tema Hari Kearsipan Tahun 2026, “Empowering the Future: Kearsipan untuk Memberdayakan Masa Depan Menuju Indonesia Emas Tahun 2045”, sejatinya hadir untuk mengubah cara pandang tersebut. Tema ini mengandung makna bahwa arsip bukan sekadar rekaman masa lalu, melainkan sumber daya strategis yang memiliki kekuatan untuk membentuk, mengarahkan, dan memberdayakan masa depan bangsa. Arsip berperan sebagai penjaga memori kolektif yang menjamin keaslian informasi, keberlanjutan nilai, serta akuntabilitas penyelenggaraan negara. Dalam konteks pembangunan nasional dan transformasi digital, arsip yang dikelola secara autentik, terpercaya, dan terintegrasi menjadi fondasi utama dalam pengambilan keputusan, perumusan kebijakan, serta inovasi layanan publik.
Ironisnya, fakta di lapangan menunjukkan bahwa arsip masih sering diperlakukan sebagai residu administrasi. Banyak arsip belum diberkaskan sesuai ketentuan, arsip masih tersimpan secara sporadis, serta belum dikelola secara utuh dan sistematis. Kondisi tersebut tentu berimplikasi pada ketersediaan arsip yang tidak lengkap dan tidak autentik. Arsip yang tidak utuh pada akhirnya menyebabkan rekam jejak organisasi tidak dapat dimanfaatkan secara optimal dalam proses pengambilan keputusan. Padahal, arsip memiliki fungsi yang jauh lebih strategis daripada sekadar instrumen administratif. Arsip merupakan representasi dari pelaksanaan urusan pemerintahan yang dijalankan oleh setiap organisasi. Ketika arsip tidak dikelola dengan baik, maka informasi dan pengetahuan yang terkandung di dalamnya juga tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk mendukung pembangunan berkelanjutan.
Di sinilah arsip perlu direposisi sebagai sumber daya strategis. Arsip tidak bersifat pasif, melainkan aktif dalam menentukan perubahan ke arah yang lebih baik. Kata empowering dalam tema Hari Kearsipan ke-55 menegaskan bahwa arsip memberikan daya pengetahuan, legitimasi, dan keberlanjutan bagi pemerintah, masyarakat, dan generasi muda untuk belajar dari masa lalu, memahami masa kini, serta merancang masa depan yang lebih baik. Arsip menjadi instrumen penting dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan berkelanjutan.
Sebagai contoh, arsip terkait penanganan tengkes (stunting) di suatu wilayah, apabila dikelola dengan baik dan tersedia secara lengkap, maka arsip tersebut dapat dijadikan sebagai sumber informasi penting dalam proses penyusunan kebijakan. Dari arsip tersebut dapat diketahui program mana yang berhasil menurunkan angka tengkes (stunting), langkah mana yang belum efektif, wilayah mana yang membutuhkan intervensi lebih lanjut, hingga pola kebijakan yang paling tepat untuk diterapkan pada masa mendatang. Dengan demikian, kebijakan yang akan dilaksanakan berikutnya dapat disusun secara tepat sasaran dan berbasis bukti (evidence based policy making). Pemerintah tidak perlu mengulang program yang tidak memberikan dampak signifikan. Sebaliknya, program yang terbukti berhasil dapat diperkuat dan direplikasi di wilayah lain. Di sinilah arsip berfungsi sebagai basis pengetahuan dan instrumen institutional learning yang memungkinkan pemerintah belajar dari pengalaman, mengevaluasi kebijakan, serta merancang pembangunan yang lebih efektif dan berkelanjutan.
Pentingnya kebijakan berbasis bukti tersebut juga sejalan dengan arah pembangunan nasional dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) Tahun 2025–2029 yang merupakan pijakan awal menuju Indonesia Emas 2045. Dalam RPJMN tersebut, salah satu arah kebijakan dalam mewujudkan transformasi tata kelola pemerintahan adalah penerapan kebijakan pembangunan berbasis bukti. Hal ini menunjukkan bahwa ketersediaan arsip yang autentik serta terpercaya menjadi elemen penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif dan tepat sasaran.
Selain itu, arsip yang dimanfaatkan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan mendukung agenda pembangunan nasional menuju Indonesia Emas 2045, yaitu kesinambungan pembangunan. Melalui arsip yang terkelola dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan, setiap program pembangunan akan memiliki rekam jejak yang jelas sehingga proses evaluasi, pengendalian, hingga penyusunan kebijakan dapat dilakukan secara berkesinambungan. Kebijakan pembangunan tidak dimulai dari nol, melainkan dapat melanjutkan, memperbaiki, dan menyempurnakan program sebelumnya berdasarkan data dan pengalaman yang terdokumentasi dengan baik.
Hal tersebut sejalan dengan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) Tahun 2025–2045 yang menempatkan kesinambungan pembangunan sebagai salah satu agenda penting menuju Indonesia Emas 2045. RPJPN menegaskan bahwa kesinambungan pembangunan menjadi landasan utama yang mencakup kaidah pelaksanaan dan pendanaan pembangunan agar setiap langkah pembangunan dapat dijalankan secara efektif, transparan, dan akuntabel. Dengan demikian, arsip menjadi instrumen penting untuk menjaga kesinambungan pengetahuan, kebijakan, dan pelaksanaan pembangunan lintas periode pemerintahan maupun lintas generasi.
Oleh karena itu, arsip perlu dikelola dengan baik serta dijamin proses penciptaannya agar setiap kegiatan dan kebijakan pembangunan memiliki rekam jejak yang dapat dipertanggungjawabkan. Hal tersebut selaras dengan salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yaitu menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan.
Di sisi lain, kearsipan merupakan salah satu urusan wajib non pelayanan dasar sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah. Ketentuan ini menunjukkan bahwa kearsipan memiliki posisi strategis yang tidak kalah penting dibandingkan urusan pemerintahan lainnya. Pengelolaan arsip perlu mendapatkan perhatian serius agar mampu mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dan pembangunan nasional yang berkelanjutan menuju Indonesia Emas 2045.
Komitmen terhadap pengelolaan arsip juga diperkuat melalui Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor B/17/M.HK.99/2026 terkait pengelolaan arsip program prioritas nasional. Dalam surat tersebut ditegaskan pentingnya identifikasi dan penciptaan arsip program prioritas nasional guna memastikan akuntabilitas, penyelamatan aset, dan transparansi informasi yang autentik dan terpercaya. Langkah ini merupakan upaya memperkuat tata kelola pemerintahan yang efektif, efisien, akuntabel, dan transparan dalam kerangka reformasi birokrasi.
Momentum Hari Kearsipan Nasional ke-55 hendaknya menjadi titik balik untuk mengubah cara pandang kita terhadap arsip. Kearsipan bukan lagi urusan pelengkap, melainkan landasan penting dalam pembangunan bangsa. Arsip bukan sekadar kumpulan dokumen yang disimpan, tetapi cerminan perjalanan bangsa yang memuat pengetahuan, memori kolektif, sekaligus arah bagi masa depan. Negara yang mampu mengelola arsipnya akan mampu mengendalikan masa depannya. Melalui arsip yang autentik, utuh, terpercaya, dan terintegrasi, bangsa ini dapat belajar dari pengalaman masa lalu, memperbaiki kebijakan masa kini, serta merancang pembangunan yang berkelanjutan bagi generasi mendatang.
Pada akhirnya, arsip bukan hanya tentang dokumen yang disimpan di ruang penyimpanan atau server digital. Arsip adalah rekam jejak perjalanan bangsa, sumber pembelajaran, sekaligus pijakan dalam merancang arah pembangunan. Setiap arsip yang dikelola dengan baik akan menjadi sumber informasi yang bernilai bagi generasi masa kini dan generasi masa depan. Oleh karena itu, melalui peringatan Hari Kearsipan ke-55, mari kita bangun kesadaran bersama bahwa menjaga arsip berarti menjaga keberlanjutan pengetahuan, menjaga akuntabilitas, dan menjaga masa depan Indonesia menuju Indonesia Emas 2045.
Referensi:
- Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2025 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2025-2029.
- Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2026 tentang Peringatan Hari Kearsipan ke-55 Tahun 2026.
- Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
- Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah.
- Undang-Undang Nomor 59 Tahun 2024 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2025-2045.