Surabaya 28 Februari 2023 – Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Timur Adhy Karyono mendorong kepada seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) Pemprov Jatim untuk melakukan langkah digitalisasi pengarsipan. Tak hanya di lingkungan OPD Pemprov Jatim saja, tetapi keinginan itu juga diharapkan bisa dilaksanakan pada lembaga kearsipan daerah (LKD) kabupaten/kota se Jatim.
“Saya mengimbau Kepala OPD maupun Kepala LKD untuk segera memperbaiki dan mengembangkan sistem kearsipan secara nasional dengan sampai ke arah digital,” ujar Sekdaprov Adhy Karyono saat membuka Expose Hasil Pengawasan Kearsipan Internal dan Eksternal Provinsi Jawa Timur Tahun 2023 di Grand Ballroom Hotel Vaza Surabaya, Senin (27/2).
Menurut Adhy Karyono, ajakan untuk melakukan digitalisasi di bidang pengarsipan tersebut dinilai sangat penting. Mengingat langkah tersebut bertujuan untuk mengembangkan sistem kearsipan berbasis digital.
“Ini sangat penting untuk pengembangan kearsipannya ke depan,” katanya.
Untuk itu, Adhy Karyono pun mengingatkan kembali terkait pentingnya pengarsipan bagi instansi pemerintah. Pasalnya, pengarsipan bukan hanya menjadi kewajiban arsiparis semata, melainkan seluruh pegawai dan pejabat.
“Seluruh pegawai, seluruh pejabat, dan pimpinan harus aware bahwa arsip itu penting. Sehingga manajemen arsip itu sudah menjadi suatu standar. Dan dengan digitalisasi bisa semakin memudahkan,” ujarnya.
Di hadapan Kepala dan Perwakilan 47 OPD Pemeprov Jatim dan Perwakilan LKD di 38 kabupaten/kota, Adhy menceritakan bagaimana sistem pengarsipan digital tersebut sudah mulai diterapkan di beberapa instansi nasional.
Dimana pada salah satu instansi kementerian RI tidak lagi ditemukan berkas-berkas fisik yang menumpuk di atas meja para pegawainya. Begitupun lemari-lemari arsip juga tidak lagi nampak memenuhi ruangan kerja.
“Semua arsip dan berkas telah tersimpan rapi dalam bentuk digital di i-cloud. Hal ini tidak hanya berpengaruh pada kerapian penyimpanan arsip semata, melainkan juga memudahkan bila suatu saat hendak mencari arsip-arsip lama,” jelas Adhy.
Menurutnya, untuk menerapkan sistem pengarsipan standar nasional dan secara digital, maka bukan pengadaan sistem teknologi yang menjadi tantangannya. Melainkan implementasi dari sistem tersebut.
“Ada beberapa faktor, mulai dari kapasitas SDM, kultur yang ada, dan satu hal lagi yang penting yakni komitmen pimpinan. Saya yakin, semua OPD dan LKD yang hari ini mendapat predikat memuaskan (A) dan sangat memuaskan (AA) telah memenuhi faktor-faktor tersebut,” ujarnya.
Dalam kegiatan ini, Sekdaprov Adhy juga menyerahkan penghargaan kepada OPD dan LKD yang mendapat predikat memuaskan dan sangat memuaskan. Selain Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, terdapat 8 OPD Provinsi Jatim yang mendapat penghargaan, yakni Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah, Dinas Kesehatan, dan RSUD dr. Saiful Anwar. Ketiganya mendapat predikat AA atau sangat memuaskan.
Selain itu ada juga RSUD Haji, RS Jiwa Menur, RSUD Dr. Soedono, Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa, dan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Kelimanya mendapat predikat A atau memuaskan.
Sedangkan untuk instansi eksternal Pemprov Jatim, terdapat 12 LKD yang mendapat penghargaan, yakni LKD Kota Surabaya, LKD Kota Batu, LKD Kota Probolinggo, LKD Kab. Lamongan, LKD Kab. Probolinggo, LKD Kab. Tuban, LKD Kab. Mojokerto, LKD Kab. Sidoarjo, LKD Kab. Gresik, LKD Kab. Nganjuk, LKD Kab. Tulungagung, dan LKD Kab. Blitar.
LKD Kota Surabaya dan Kota Batu mendapat predikat AA atau sangat memuaskan. Sedangkan lainnya mendapat predikat A atau memuaskan.
“Saya berharap tahun depan OPD dan LKD yang belum mendapat predikat memuaskan atau sangat memuaskan, bisa memperbaiki. Dan tahun depan semuanya bisa mendapat predikat memuaskan,” tandasnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jatim Tiat S. Suwardi sebelumnya mengatakan, kegiatan yang dilaksanakan sehari tersebut untuk memberi ruang kepada seluruh perangkat daerah dan lembaga kearsipan agar dapat melakukan penyelenggaraan kearsipan secara prosedural.
“Yakni diatur sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku,” terang Tiat.
Hadir di acara tersebut Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI Zita Asih Supratiwi.(wrg)