Artikel Oleh : Oemi Hanik

(ABSTRAK)

Stok opname atau pencocokan keadaan koleksi sangat dibutuhkan untuk menghitung sisa bahan pustaka sesudah mengadakan pelayanan selama setahun. Apalagi dimasa Pandemi seperti sekarang ini, karena wabah virus covid 19. Walaupun sudah ditata, dijaga, dan tertibnya pelayanan bahkan sedemikian ketatnya aturan yang diterapkan baik oleh petugas kepada pengguna, serta bagaimana telitinya , cermat dan hati-hatinya petugas dan pengguna dalam memperlakukan koleksi tentu akan rusak,hilang dalam waktu setahun. Kegiatan stok opname meliputi (a) mengatur susunan koleksi sesuai dengan shelf-list;(b)mencocokkan shelf-list dengan koleksi yang sudah diatur, (c) yang betul-betul tidak ada dan tidak diketemukan catatan di sirkulasi, maka dapat dinyatakan hilang, dan shelf-list diberi tanda;(d) memberi catatan, koleksi mana saja yang hilang lengkap dengan nomor induknya, untuk dibuatkan proses verbal kehilangan dan mencoret catatan pada buku induk untuk mengurangi jumlah milik perpustakaan;(e)Merekap semua kehilangan, dan membuat prosentase.

A. PENDAHULUAN

Walaupun dimasa pandemi seperti sekarang ini, dikarenakan adanya virus covid 19, Suatu perpustakaan perlu mengetahui bagaimana kepuasan pemustaka/ pengguna perpustakaan terhadap koleksi yang dimilikinya, karena dari kepuasan  mereka akan dihasilkan penilaian, kesan dan pendapat mengenai koleksi yang dapat dijadikan gambaran dan tolak ukur apakah koleksi dan informasi yang dimiliki perpustakaan selama ini sudah cukup lengkap dan cukup bermutu, sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh para penggunanya.Dengan adanya kondiai pandemi akibat adanya wabah virus covid 19 mengakibatkan layanan perpustakaan mengalami hambatan utamanya peminjaman dan pengembalian buku. Buku-buku yang dipinjam dan dikembalikan tidak dapat terpantau secara baik karena hal tersebut. Oleh karena itu, untuk lebih baik penanganan koleksi dilaksanakan stok opname agar mengetahui keberadaan dan jumlah koleksi yang ada selama setahun. 

Perpustakaan dengan koleksi yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka akan memungkinkan pemustaka / pengguna untuk dapat menemukan berbagai macam informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan secara tepat, sedangkan dengan koleksi yang bermutu serta aktual akan memberikan rasa puas bagi penggunanya, karena informasi yang ada merupakan informasi yang berisi hal-hal yang penting, berbobot dan terkini.

Selain itu perpustakaan yang mempunyai koleksi yang lengkap dan bermutu akan dapat menarik minat masyarakat atau calon pengguna untuk berkunjung dan memanfaatkan koleksi dan fasilitas yang tersedia diperpustakaan. Untuk itu perpustakaan tidak hanya menunggu pengguna datang keperpustakaan, tetapi harus lebih giat mempromosikan kepada masyarakat penggunanya mengenai macam-macam koleksi yang perlu diketahui ataupun jasa-jasa perpustakaan yang dapat diberikan seperti: infomasi kilat, penelususan literatur, bibiografi khusus dan lain sebagainya

Penyediaan koleksi yang lengkap dan bermutu sangat mempengaruhi kepuasan penggunanya karena berkaitan dengan fungsi perpustakaan sebagai sumber informasi secara umum biasanya orang berkunjung keperpustakaan dengan tujuan untuk membaca dan mendapatkan informasi serta pengetahuan melalui koleksi yang tersedia diperpustakaan. Dengan membaca koleksi dan informasi pengguna perpustakaan berharap mendapatkan sesuatu yang baru, dapat mengikuti peristiwa dan perkembangan dunia dengan membaca berita-berita yang dimuat disurat kabar/ buku-buku yang mutahir, juga dapat terus mengikuti perkembangan dunia dan ilmu pengetahuan melalui koleksi buku dengan berbagai subyek seperti sosial, ekononi, politik, kebudayaan dan lain-lain. Karena faktor koleksi sangat menentukan keberhasilan perpustakaan dalam memberikan jasa layanan informasi bagi penggunanya, maka perpustakaan hendaknya selalu berusaha mengembangkan  koleksi   yang  dimiliki tidak hanya dari segi   jumlahnya, melainkan juga dari kepuasan dan kualitasnya. 

Dengan demikian maka minset dapat meningkatkan mutu dan kelengkapan koleksi merupakan dua prinsip dalam pembinaan koleksi dibandingkan dengan prinsip lainnya yaitu relevansi kamutahiran dan individualisasi ( berorientasi pada minat dan kebutuhan pengguna ) prinsip-prinsip itu hendaknya berlaku bagi semua jenis perpustakaan. Selain berusaha memberikan kepuasan dan berusaha menyediakan koleksi yang relevansi dengan misi lembaga yaitu memberi kepuasan pengguna aktif terhadap mutu dan kelengkapan koleksi. 

Berdasarkan uraian tersebut maka koleksi yang tersedia perlu dihitung secara seksama sisa bahan pustaka/koleksi  sesudah melakukan transaksi  sepanjang tahun.

B. PERHITUNGAN KOLEKSI

Kalau kita mendapatkan studi banding teman-teman Provinsi dan Kabupaten/Kota atau kunjungan dari peserta Diklat Perpustakaan, ataupun mahasiswa yang sedang mengadakan penelitian, banyak sekali pertanyaan yang diajukan saat berkunjung berkisar:

1. berapa jumlah koleksi ?

2. berapa judul ?

3. berapa bahasa  Indonesia ?

4. berapa bahasa asing ?

5. berapa buku yang dipinjam sehari ?

6. berapa bahasa asing yang dipinjam ?

7. berapa buku yang hilang setahun ?

Dengan demikian maka untuk menjawab pertanyaan tersebut di atas, maka perpustakaan perlu memiliki semua data, untuk pertanyaan-pertanyaan  tersebut diatas,untuk pertanyaan  1,2,3 dan 4  dapat  dari buku induk, sehingga dapat menjawab semuanya, untuk pertanyaan 5 dan 6 dapat diperoleh dari bagian layanan (sirkulasi ), sedangkan pertanyaan nomor 7 diperoleh dari hasil stock opname akhir tahun.

Stok opname atau pencocokan keadaan koleksi untuk menghitung sisas bahan pustaka sesudah mengadakan pelayanan selama setahun.Sebab bagaimana rapinya penjagaan, bagaimana jujurnya petugas dan pengguna, bagaimana telitinya , cermat dan hati-hatinya petugas dan pengguna dalam memperlakukan koleksi tentu akan rusak,hilang atau dicuri dalam waktu setahun.

Untuk mengathui jumlah yang rusak atau hilang diadakan waktu khusus untuk meneliti dan menghitungnya dan biasanya diadakan pada akhir tahun. Untuk mengetahui bahan pustaka mana yang hilang, perlu digunakan shelf-list atau daftar koleksi sesuai sesuai dengan letaknya di rak (lihat katalogisasi), untuk mengetahui prosentasi kehilangan, perlu ada jumlah sebelumnya dipakai untuk pelayanan dan sisa sesudah dipakai selama setahun.

 Ada beberapa macam jumlah koleksi yang harus diperbandingankan antara lain :

  1. Jumlah sesuai dengan induk : jumlah ini adalah jumlah seluruh milik perpustakaan, pencatatan induk yang diteliti, cermat dan lengkap, akan dapat menjawab dengan cepat berapa jumlah koleksi, terdiri dari berapa judul , berapa bahasa dan seterusnya.
  2. Jumlah yang disajikan : jumlah ini adalah jumlah koleksi yang sudah selesai diporses, sehingga masing-masing bahan pustaka sudah memiliki shel-flist dan katalog.Jumlah ini kurang dari jumlah sesuai dengan induk, karena ada sebagian yang belum sempat diproses.
  3. Jumlah sesudah satu tahun: jumlah setelah diteliti pada akhir tahun dengan bantuan shelf-flis.Jumlah ini akan kurang dari jumlah yang disajikan, karena ada rusak atau hilang.

Dengan demikian maka untuk menghitung prosesntase kehilangan atau pengurangan jumlah koleksi yang riil adalah dengan perbandingan jumlah koleksi yang disajikan sebagai berikut : 

  Jumlah yang hilang          
—————————–   x 100 %     =………….%          
Jumlah yang disajikan 

C. CARA MELAKUKAN STOK- OPNAME :

Stock-opname koleksi perpustakaan dapat dikerjakan apabila perpustakaan sudah membuat shelf-list, maksudnya semua bahan pustaka yang disajikan mesti sudah ada catatannya yang sistematis.Shelf-list adalah daftar koleksi sesuai letaknya di rak, maksudnya susunan shelf-list sama dengan susunan koleksi. Kegiatan stok opname antara lain sebagai berikut:

  1. Mengatur susunan koleksi sesuai dengan shelf-list;
  2. Mencocokkan shelf-list dengan koleksi yang sudah diatur, dapat diketahui mana yang ada dan mana yang tidak ada. Yang tidak ada di rak, sebelum dinyatakan bahwa itu hilang, perlu diteliti di sirkulasi, karena mungkin belum dikembalikan oleh peminjam.
  3. Yang betul-betul tidak ada dan tidak diketemukan catatan di sirkulasi, maka dapat dinyatakan hilang, dan shelf-list diberi tanda;
  4. Memberi catatan, koleksi mana saja yang hilang lengkap dengan nomor induknya, untuk dibuatkan proses verbal kehilangan dan mencoret catatan pada buku induk untuk mengurangi jumlah milik perpustakaan;
  5. Merekap semua kehilangan, dan membuat prosentase.

D. PENUTUP

Tanpa stock opname, tidak akan dapat diketahui jumlah kehilangan, bahan pustaka mana yang hilang, sehingga dapat diadakan perencanaan penanggulangannya melalui pengadaan baru. Dengan demikian maka dalam persiapan stok opname hendaknya dipersiapkan secara mendalam sarana dan prasarana apa yang diperlukan antara lain :

  • Penetapan personil dalam penyusunan koleksi berdasarkan klasifikasi;
  • Penetapan personil dalam mendata koleksi berdasarkan tim;
  • Blanko-blanko sebagai pendukung kegiatan;
  • Buku inventaris/buku induk;
  • Katalog shelflist
  • Waktu stok opname

LAMPIRAN FOTO :