1. OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh Front Office dan back Office yang baik :
a. Front Office meliputi :
> Desk Layanan Langsung
> Desk Layanan Via Media.
b. Back Office, meliputi :
> Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi
> Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi
> Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi .
2. DESK INFORMASI PUBLIK
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui desk layanan informasi publik melakukan layanan langsung dan layanan melalui media antara lain menggunakan telepon/fax, email dan website.
3. WAKTU PELAYANAN INFORMASI
Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID-PEMBANTU Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menetapkan waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik. Di Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur penyelenggaraan Pelayanan Informasi Publik dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai dengan Jumat.
Senin – Kamis : 09.00 – 15.00 WIB
Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB
Jumat : 09.00 – 15.00 WIB
Istirahat : 11.00 – 13.00 WIB
4. MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK
a) Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi.
b) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik.
c) Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik.
d) Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
e) Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik.
f) Membukukan dan mencatat
5. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
a) Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;
b) Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.
c) Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos;
d) Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.
6. BIAYA/TARIF
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan untuk penggandaan atau perekaman, pemohon/pengguna informasi publik dapat melakukan penggandaan/fotocopy sendiri disekitar gedung Badan Publik (PPID) Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur atau menyediakan CD/DVD kosong atau flashdisk untuk perekaman data dan informasinya.
7. KOMPETENSI PELAKSANA LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam melaksanakan pelayanan informasi publik kepada pemohon/pengguna informasi publik dibantu oleh Pejabat Fungsional Arsiparis, Pustakawan, Pranata Humas, dan Pranata Komputer. Untuk petugas pada desk layanan informasi publik diutamakan yang memiliki kompetensi dibidang pengetahuan mengenai peraturan perundang-undangan keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik, keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi, sehingga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi.
8. LAPORAN OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pengelolaan hasil transaksi penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan melalui pembuatan laporan harian pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik. Petugas pelayanan informasi publik setiap hari membuat laporan hasil pelaksanan tugas pelayanan informasi publik disampaikan kepada Bidang Pelayanan Informasi. Bidang Pelayanan Informasi membuat laporan bulanan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik untuk disampaikan kepada Ketua Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur .
Selanjutnya PPID –Pembantu Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur setiap bulan melaporkan kepada Kepala Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, selaku atasan PPID –Pembantu . Laporan tersebut memuat informasi mengenai permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi, tindak lanjut dari permintaan yang belum dipenuhi, penolakan permintaan informasi publik disertai dengan alasan penolakannya dan waktu diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan pemohon informasi sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan.
9. KEBERATAN ATAS PEMBERIAN INFORMASI PUBLIK
Setiap Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berdasarkan alasan berikut:
a. Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17;
b. Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9;
c. Tidak ditanggapinya permintaan informasi;
d. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta;
e. Tidak dipenuhinya permintaan informasi;
f. Pengenaan biaya yang tidak wajar; dan/atau
g. Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam Undang-undang ini.