Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Mafaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah.
“Arsip dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi, “kata pemimpin Redaksi Harian Bhirawa Wahyu Kuncoro SN saat menjadi pembicara dalam acara Sosialisasi UU 43/2009 tentang Kearsipan yang digelar Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim yang bekerja sama dengan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Nganjuk di hotel Nirvana, Selasa (13/11) kemarin.
Dalam kegiatan yang dihadiri Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jatim Drs. Mudjib Affan MARS, Plt Sekkab Nganjuk HA Budiono Med tersebut Wahyu mengingatkan bahwa arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi.
“Tertib dalam pengelolaan arsip menjadi modal berharga untuk mewujudkan good governance,”kata Wahyu yang saat ini masih menempuh pendidikan di Magister Media dan Komunikasi Unair ini. Namun sayangnya lanjut Wahyu, tidak banyak daerah yang memiliki perhatian besar terhadap kelembagaan arsip.
“indikasinya anggaran yang diplot untuk kegiatan kearsipan masih sangat minim,” tegasnya.
Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim Drs. A. Mudjib Affan MARS ketika ditemui di sela-sela acara mengakui masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi.
Menurut Affan, kehadiran Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, menyebutkan bahwa dalam penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya. Artinya penyelenggaraan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Lebih lanjut menurut pejabat yang rajin shlat Dhuha ini, untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung.
Plt Sekretaris Kabupaten Nganjuk Drs. AH Budiono Med mengakui saat ini anggaran yang dialokasikan untuk lembaga Kearsipan di wilayahnya (Nganjuk, red) masih minim.
“Tahun depan akan kita upayakan ada peningkatan alokasi anggarannya,” kata budiono lagi. Dalam kegiatan yang dimoderatori Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Nganjuk Joko Wasisto SPD MPd tersebut dihadiri para pimpinan SKPD, Camat, Polres dan beberapa Kepala Desa. (Ris-Bhirawa)