1. BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebuah lembaga baru yang dibentuk sebagai dampak pemberlakuan Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Lembaga yang merupakan hasil penggabungan dari dua lembaga, yaitu Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur dan Badan Arsip Provinsi Jawa Timur ini dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur No. 10 tahun 2008 tanggal 20 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur.
Sebagai lembaga baru, Badan Perpustakaan dan Kearsipan masih perlu mengkonsolidasikan segala program kegiatannya agar bisa berjalan seiring sejalan. Perpustakaan dan arsip merupakan rumpun yang sama, tetapi dalam tugas dan kegiatan memiliki karakteristik yang berbeda. Untuk mencapai keseimbangan yang lebih baik, perlu suatu proses. Dan proses inilah yang saat ini sedang dijalani. Pebedaan ini tidak perlu diperdebatkan, tetapi perlu disikapi sebagai kelebihan.
Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan selaku pimpinan lembaga dengan tingkat eselonering II A, memang harus bekerja ekstra di tengah perbedaan ini. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala dibantu oleh para Kepala : Bidang Layanan dan Informasi; Bidang Pembinaan dan SDM Pepustakaan; Bidang Deposit, Pengembangan dan Pengolahan Perpustakaan; Bidang Publikasi, Promosi Perpustakaan dan Kearsipan; Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif; Bidang Penyelamatan Arsip Statis serta seorang Sekretaris.
2. BADAN ARSIP
Sejarah keberadaan lembaga kearsipan di Provinsi Jawa Timur pada dasarnya tidak terlepas dari lembaga kearsipan tingkat pusat, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia Wilayah Jawa Timur yang secara struktural mengacu pada Arsip Nasional RI, Jakarta dan Kantor Arsip Daerah Jawa Timur yang secara struktural mengacu pada pemerintah Provinsi Jawa Timur.Kantor Arsip Daerah (KAD) Provinsi Jawa Timur, didirikan sebagai implementasi dari amanat Undang-undang No. 7 Tahun 1971 pasal 8 tentang pembentukan unit kearsipan di setiap unit pemerintahan daerah. Meskipun demikian, tidak serta merta KAD dibentuk di Provinsi Jawa Timur. Untuk itu dibentuklah Sub Bagian Arsip Statis, Bagian Umum di Biro Umum, Sekretariat Wilayah Daerah Provinsi Jawa Timur.
Pada perkembangannya, dibentuklah lembaga kearsipan tingkat provinsi yaitu Kantor Arsip Daerah (KAD) yang didirikan berdasarkan Peraturan Daerah No. 10 tahun 1992. Secara de facto, KAD baru memulai operasionalnya tahun 1995, walaupun Kepala Kantornya sudah diangkat tahun 1994. Saat itu KAD menempati kantor di Jalan Jagir Wonokromo No. 350 Surabaya. Orang pertama yang dipercaya menjadi Kepala KAD Provinsi Jawa Timur adalah Drs. Soepriyanto HS. Beliau menjadi Kepala KAD selama 5 tahun (1994 – 1999). Sebagai pengganti ditunjuk Dra. Joehartati. Beliau menjadi Kepala KAD sejak tahun 1999 – 2001. Mereka berdua memiliki prestasi yang berbeda tetapi sama pentingnya hingga mampu menanamkan prinsip-prinsip dasar kearsipan di Provinsi Jawa Timur.
Berlakunya Undang-undang No. 32 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan Undang-undang No. 25 tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pusat dan Daerah, membawa konsekuensi terhadap penataan sejumlah lembaga pemerintah di daerah termasuk di antaranya lembaga kearsipan. Hal ini direspon positif oleh Pemerintah Provinsi dan DPRD Provinsi Jawa Timur guna membangun dan menyelamatkan warisan berharga berupa arsip di Jawa Timur.
Berpijak pada pemikiran tersebut, maka dibentuklah Badan Arsip Provinsi Jawa Timur. Badan Arsip Provinsi Jawa Timur dibentuk sebagai upaya penyelamatan fungsi dan lembaga yang sebelumnya sudah ada, yaitu Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Timur dan Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Timur.
Badan Arsip Provinsi Jawa Timur dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah Daerah No. 41 Tahun 2000 tanggal 18 Desember 2000 dan diundangkan dalam Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur No. 15 tahun 2001 Seri D. Badan Arsip Provinsi Jawa Timur dipimpin oleh seorang Kepala dengan tingkat eselonering II A. Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Badan bertanggung jawab pada Gubernur Jawa Timur.
Orang pertama yang ditunjuk sebagai Kepala Badan Arsip Provinsi Jawa Timur adalah Drs. H. Boimin, MM. Sebagai Kepala pertama, beliau harus bekerja keras menyelaraskan visi misi pengembangan kearsipan di Provinsi Jawa Timur. Sayang, beliau tidak lama memimpin Badan Arsip Provinsi Jawa Timur (2001 – 2002). Meskipun begitu, beliau cukup mampu memberi pondasi kuat pada pengembangan kearsipan di Provinsi Jawa Timur.
Muhammad Hakim, SH. MM., ditunjuk oleh Gubernur Jawa Timur sebagai pengganti Drs. H. Boimin, MM. Beliau menjadi Kepala Badan Arsip Provinsi Jawa Timur sejak 2002 – 2008. Selama masa tersebut, banyak sekali hal-hal yang sudah dilakukan untuk membangun kearsipan di Jawa Timur, sehingga lembaga kearsipan dikenal oleh masyarakat luas. Pada akhirnya Badan Arsip Provinsi Jawa Timur digabung dengan Badan Perpustakaan, sehingga menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
3. BADAN PERPUSTAKAAN
Dengan berlakunya Undang-undang nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah telah membawa perubahan yang mendasar bagi kelembagaan Pemerintahan di Jawa Timur. Salah satu Lembaga Pemerintah yang mengalami perubahan dimaksud adalah Lembaga Perpustakaan.
Perpustakaan Nasional Jawa Timur yang semula merupakan instansi vertikal Perpustakaan Nasional RI, berubah status menjadi Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur yang berada dalam lingkungan organisasi perangkat Daerah Propinsi Jawa Timur.
Perjalanan sejarah Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur dimulai dari:
a. Perpustakaan Negara
Pada tahun 1959 dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 13477/S tanggal 27 Desember 1959, di Surabaya didirikan Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yang untuk sementara menempati salah satu ruangan di komplek Jl. Gentengkali Nomor 33 Surabaya. Pada waktu itu bahan pustaka yang ada masih sangat terbatas. Tenaga yang ada hanya satu orang. Terbatasnya kegiatan, anggaran, pengadaan tenaga, bahan pustaka dan sarana perpustakaan berjalan sangat lamban.
Secara struktural, Perpustakaan Negara berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Lembaga Perpustakaan di Jakarta. Hubungan kerja dengan Kepala Kantor Perwakilan Departemen P dan K Jawa Timur bersifat konsultatif.
b. Taman Pustaka Masyarakat
Sementara itu, sejak tahun 1953 dl Surabaya sudah berdiri dan berfungsi dengan baik Taman Pustaka Masyarakat/C (tingkat Propinsi) yang pengelolaanya menjadi tanggung jawab Jawatan Pendidikan Masyarakat Perwakilan P dan K Jawa Timur. Taman Pustaka Masyarakat/C (TPM/C) yang beralamat di Jl. Walikota Mustajab Nomor 68 Surabaya ini adalah bekas Centraal Bibliotheek Indonesia milik Belanda yang diserahkan kepada Perwakilan P dan K Jawa Timur bersamaan dengan penyerahan kedaulatan dari Pemerintah Pendudukan Belanda kepada Pernerintah Republik Indonesia. Koleksinya hampir 90% terdiri dari buku-buku berbahasa Belanda, Inggris, Jerman, Perancis. Pada tahun 1975 terbit Keputusan Menteri pendidikan dan Kebudayaan Nomor 079/0/1975 tentang restrukturing di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Jawa Timur.
Dalam Keputusan tersebut, Bidang Pendidikan Masyarakat tidak lagi dibebani Pengolahan Taman Pendidikan Masyarakat. Dengan demikian Taman Pendidikan Masyarakat tidak dapat berkembang karena tidak mempunyai Lembaga Induk dan tidak mempunyai anggaran belanja. Sehubungan dengan hal tersebut Keputusan Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 2/SA tanggal 23 Pebuari 1977 Taman Pustaka Masyarakat/C diintegrasikan ke dalam Perpustakaan Negara dan menempati gedung di Jl. Walikota Mustajab 68 Surabaya.
c. Perpustakaan Wilayah
Pada tahun 1978, terjadi perubahan nama perpustakaan, yaitu Lembaga perpustakaan berubah menjadi Pusat Pembinaan Perpustakaan dan Perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah. Sejak saat itu Perpustakaan Wilayah memperoleh dua macam anggaran yaitu: Anggaran Pembangunan dari Direktur Jenderal Kebudayaan dan Anggaran Rutin dari Pusat Pembinaan Perpustakaan.
Untuk menampung perkembangan, Perpustakaan Wilayah dipindahkan ke Gedung baru yang beralamat Jalan Menu¬r Pumpungan No.32 Surabaya. Gedung baru dimaksud dibangun pada pertengahan Juni 1990 dalam tiga tahun (tahab) dengan biaya pembangunan dan anggaran proyek.
d. Perpustakaan Daerah
Sesuai dengan keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 1 April tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional, mulai 1 April 1991 Pusat Pembinaan perpustakaan dimasukan kedalam struktur Organisasi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Perpustakaan Wilayah diubah namanya menjadi Perpustakaan Daerah sesuai pula dengan keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 001/Org/9/1990, Dalam melaksanakan tugas Kepala Perpustakaan Daerah ber-tanggung jawab kepada Kepala Perpustakaan Nasional. Sejak tanggal 1 April 1991 baik Perpustakaan Nasional maupun Perpustakaan Daerah secara organisasi terlepas dan Departemen pendidikan dan Kebudayaan dan diserahkan kepada Sekretaris Negara (Non Departemen).
e. Perpustakaan Nasional Propinsi
Berdasarkan keputusan Presiden Nomor: 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Perpustakaan Daerah Propinsi Jawa Timur berubah status menjadi Eselon Ila dengan nama Perpustakaan Nasional Propinsi Jawa Timur. Dalam melaksanakan tugas dan tungsinya, memperhatikan petunjuk dari Gubernur.
Dalarn penjabaran kegiatan di daerah sesuai Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor: 44 Tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata kerja Perpustakaan Nasional RI, Perpustakaan Nasional Propinsi Jawa Timur mempunyai tugas melaksanakan kegiatan di wilayah propinsi meliputi pengembangan, pembinaan dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan di instansi atau lembaga pemerintah maupun swasta dalam rangka pelestarian bahan pustaka sebagai basil budaya, serta pelayanan informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan.
f. Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur
Proses otonomi yang bergulir mengakibatkan terjadinya reorganisasi dan restrukturisasi di semua lini kegiatan kedinasan dl lingkungan Propinsi Jawa Timur, yang dampaknya telah diterbitkan peraturan Pemerintah Nomor 44 tahun 2000 tanggal 22 Desember 2000. Dengan Peraturan Daerah ini, instansi ini mengalami perubahan nyata dengan bertambah luasnya fungsi dan peranan yang, diembannya.
g. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Dengan lahirnya Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah menjadi landasan hukum diterbitkannya Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 64 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang semula berbentuk Badan menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.