Himpunan berkas yang terjadi karena adanya komunikasi tertulis dalam fungsi kedinasan antar organisasi atau perorangan dalam menjalankan fungsinya.

Berkas yang isinya arsip/dokumen yang disatukan karena berisi informasi mengenai masalah tertentu, yang biasanya masing- masing telah diatur dalam perencanaan sistem tata berkas. Lihat juga Berkas Kasus.

Kotak karton terstruktur dan pada umumnya dengan kadar keasaman minimum, dengan berbagai ukuran, yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif atau arsip statis. Secara umum dibuat dalam tiga ukuran, yakni ukuran kecil dengan ketebalan sepuluh cm, ukuran menengah dengan ketebalan duapuluh cm dan ukuran besar dengan ukuran satu kaki kubik.

Berkas yang berisi naskah/dokumen yang tercipta dalam proses kegiatan administrasi namun tidak memiliki katagori arsip. Berkas jenis ini hanya diperlukan dalam rangka memperoleh rujukan atau pematangan kerangka konseptual. Lihat juga Berkas Rujukan.

Berkas yang karena pertimbangan skala prioritas diberikan kode khusus, baik berdasarkan tanggal, maupun tanda lainnya, yang menjelaskan alasan penundaan atau prioritas penyelesaiannya untuk perhatian kepada pihak yang berkepentingan. Dalam pelaksanaanya sering disebut dengan istilah tickler file.

1) Himpunan arsip yang telah disatukan dalam seri/berkas/ folder arsip yang berisi informasi kegiatan yang telah terselesaikan secara penuh sehingga tidak ada penambahan lagi. Termasuk dalam pengertian ini adalah berkas yang berisi arsip mengenai seluruh proses pengadaan ATK tahun 2000. 2) Berkas yang belurn/tidak diperkenankan untuk diakses oleh umum karena pertimbangan-pertimbangan tertentu. Lihat juga berkas berklasifikasi khusus.

Berkas berisi naskah/dokumen yang merupakan basil pengumpulan untuk kepentingan rujukan dalam pelaksanaan administrasi. Termasuk didalamnya adalah arsip dan publikasi-publikasi serta reproduksi lainnya yang disimpan untuk mempermudah pekerjaan kantor. Lihat juga Berkas Transitori. Berkas jenis ini dapat dimusnahkan segera setelah fungsinya berakhir.

Arsip/himpunan arsip yang merupakan suatu khasanah informasi mengenai suatu kegiatan atau urusan tertentu. Lihat juga Berkas Kasus.

Arsip/himpunan arsip yang merupakan suatu khasanah informasi mengenai orang perseorangan dalarn melaksanakan fungsi dan tugas kedinasan serta hubungannya dengan hak dan kewajiban selama masa kerjanya. Berkas ini berisi arsip yang berisi informasi sejak awal karier hingga masa purnabakti dalam suatu institusi tempatnya bekerja. Berkas ini sering disebut arsip personalia.

Kopi naskah/dokumen yang dibuat sebagai tambahan terhadap arsip kopi jalan dan disimpan untuk mempermudah akses dan rujukan. Berkas ini pada umumnya dibuat oleh orang yang bertanggungjawab dalam proses korespondensi sebagai penyangga terhadap naskahldokumen yang sedang dalam proses penyelesaian oleh unit kerja yang relevan. Berkas penyangga (convenience file dihapuskan) segera setelah arsip kopijalan selesai di proses.