Indeks yang ditulis pada kartu dengan ukuran seragam, dan diatur dalam susunan tertentu, misalnya secara alfabetis, numerik, alfanumerik atau kronologis

Pembuatan daftar lembar demi lembar arsip secara kronologis, baik secara selektif maupun secara komprehensif, yang umumnya dilengkapi deskripsi yang menyangkup salah satu atau seluruh unsur : penulis, penerima, tanggal, tempat, isi singkat, jenis naskah, dan jumlah halaman atau lembaran Kamus ini berisi nilai-nilai data (data values) tertentu yang digunakan sebuah sitem, dan digunakan saat memasukkan data kedalam elemen-elemen dalam sebuah …

1) Menempatkan arsip/dokumen kering dan rapuh dalam ruangan berudara lembab atau dalam wadah agar dapat menyerap uap air secara perlahan-lahan, sebingga dokumen kembali lentur. Hal itu dimaksudkan untuk meningkatkan derajat kelembaban sesuai dengan kebutuban pelestariannya. 2) Meningkatkan kelembaban oishi dalam wilayah penyimpanan arsip.

Naskah tulisan tangan orang yang menanda tanganinya. Seluruh isi naskah adalah basil tulisan tangan penulis yang bertanda tangan, yaitu sebuab autograf. Lihat juga Autograf

Pemilahan khasanah arsip dalam unit-unit pengelompokan dalam rangka penyiapan perencanaan tata berkas; meng kan arsip : proses memilah khasanah arsip secara skematis dan konsisten untuk mempermudah penataan, temu balik, pemeliharaan dan penyusutan

Arsip/ himpunan arsip yang merupakan unit informasi terkecil yang sudah tidak dapat dibagi lagi secara intelektual, yang mencerminkan penyelesaian setiap butir trasaksi. Item dapat hanya terdiri atas satu lembaran naskah misalnya surat dan memorandumatau beberapa lembaran sebagai informasi terekam mengenai unit transaksi seperti : persetujuan ijin usaha, ijin mendirikan bangunan,serah terima jabatan, laporan penelitian dan lain-lain. Item/ himpunan item dapat …

Seperangkat aturan untuk menandai data, karakteristik dan pesan yang digunakan dalam sistem klasifikasi pengolaan berkas. Kode di susun secara hirarkis, sehingga tanpa hubungan keterkaitan nyata antara tanda pada tingkat seri arsip/ butir klasifikasi, berkas, dan folder/ naskah. Dengan melihat kode akan dapat diperoleh kepastian bahwa sesuatu naskah terdapat dalam folder/ berkas yang relevan

Tanda pengenal pengelompokan arsip dengan menggunakan warna dalam membedakan kelompok yang satu dengan kelompok yang lain

Kewenangan untuk menguasai secara fisik dan status kepemilikannya yang diberikan oleh sesuatu instansi/organisasi atau orang perseorangan, baik melalui proses akuisisi, aksesi, alinasi maupun deposit. Dalam tradisi Inggris disebut “custody”.

Kwalitas atau kelengkapan arsip sebagai bukti akuntabilitas operasional instansi/ organisasi penciptanya dan atau bukti keberadaan sebuah fenomena. Integritas arsip mengacu pada kelengkapan dan status keaslihan fisiknya