Kegiatan Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) berbasis mahasiswa dari Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta se Jawa Timur merupakan kegiatan yang berkelanjutan dimulai sejak FKMSA dibentuk pada tahun 2014.
Pembentukan FKMSA merupakan implementasi dan semangat pasal 71-73 UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, yaitu pentingnya peran serta atau partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan arsip. Kemudian dalam Perda Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, pasal 54 (2) huruf j, bahwa Lembaga Kearsipan Provinsi memberikan peluang masyarakat untuk berperan aktif dalam penyelenggaraan kearsipan, wujudnya adalah dengan membentuk Forum Komunitas Kearsipan.
Pembentukan FKMSA ini bahkan telah dikukuhkan oleh Gubernur Jawa Timur melalui Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 188/520/KPTS/013/2016 tentang Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip di Jawa Timur tanggal 8 September 2016. Melalui Forum komunitas ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dapat lebih bersinergi dan membangun kemitraan dalam proses edukasi pada masyarakat serta proses penyadaran kearsipan, penyelenggaraan, pengelolaan, penyelamatan, pemasyarakatan bahkan pemberian layanan jasa kearsipan.
Kegiatan FKMSA pada tahun 2017 dilaksanakan dalam 2 (dua) bentuk kegiatan:
(1) Rapat Koordinasi Peningkatan Kapasitas Penyelenggaraan FKMSA tahun 2017
Kegiatan Rakor Peningkatan Kapasitas Penyelenggaraan FKMSA ini adalah dalam rangka pembinaan terhadap forum komunita kearsipan yang telah terbentuk yaitu para pembina dan anggota FKMSA Jawa Timur sebanyak 22 FKMSA dari berbagai Perguruan Tinggi Negeri san Swasta di Jawa Timur, sekaligus sebagai upaya mensinergikan kegiatan FKMSA. Secara lebih rinci kegiatan Rakor FKMSA adalah sebagai berikut :
| Dasar | : | Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Nomor 188/ 592/119.6/2017 tanggal 3 Juli 2017 tentang Panitia Rapat Koordinasi Peningkatan Kapasitas Masyarakat Dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Jawa Timur Tahun 2017. |
| Tujuan | : | Mendorong dan optimalisasi peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur. |
| Waktu | : | Selasa, 1 Agustus 2017. |
| Tempat | : | Hotel Crown Prince – Jl. Basuki Rahmad No. 123 – 127 Surabaya. |
| Target | : | 22 FKMSA Jawa Timur, yang terdiri dari para pembina/pendamping dan anggota FKMSA dari Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta di Jawa Timur, terdiri dari :
a. Universitas Brawijaya, (UB), Malang; b. Universitas Airlangga, (UNAIR),Surabaya; c. Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Jember; d. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Kediri; e. Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Tulung agung; f. Universitas Islam Sunan Ampel (UINSA), Surbaya; g. Universitas Pembangunan Nasional (UPN), Surabaya; h. Universitas Madura (UNIRA,) Pamekasan; i. Universitas Sunan Giri (UNSURI), Surabaya; j. Universitas 17 Agustus (UNTAG), Surabaya; k. Insitut Agama Islam Darussalam (IAID) Banyuwangi; l. Instituts Teknologi Adhitama, (ITAT), Surabaya; m. Universitas Negeri Surabaya, (UNESA); n. Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya; o. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Pamekasan; p. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Ponorogo; q. Universitas Sunan Bonang, Tuban; r. Universitas Pawyatan Daha Kediri; s. Universitas Bhayangkara, (UBARA), Surabaya; t. Universitas Wiraraja, Sumenep; u. Universitas Pesantren Tinggi Darul Ulum (UNIPDU) Jombang; v. Universitas Negeri Jember. |
| Pembukaan | : | Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Drs. Sudjono, MM. |
| Penutupan | : | Kepala Bidang Binwas Kearsipan, Drs. Gatot Tjatur. M, MM. |
| Narasumber | : | 1. Dr. Djoko M.Si, Ketua FKMSA Jawa Timur (Pengarahan Kebijakan FKMSA dalam upaya mewujudkan masyarakat sadar arsip)
2. Dyah Puspita Sari, S.Com, Sekretaris FKMSA ( Program kegiatan FKMSA ) 3. Dra. Dewi Amanati, M.Si, Anggota FKMSA. |
| Manfaat | : | Peningkatan pemahaman para pembina dan anggota FKMSA dalam penyelenggaraan kearsiapan dan pengelolaan arsip. |
| Output | Terlaksananya pembekalan kearsipan kepada pembina dan anggota 22 FKMSA perguruan tinggi di Jatim, sebanyak 125 orang. | |
| Outcome | Pemahaman dan kesadaran kearsipan di kalangan Perguruan Tinggi meningkat. |
(2) Sosialisasi FKMSA di Perguruan Tinggi di Jawa Timur
Dalam rangka mewujudkan masyarakat sadar arsip di lingkungan masyarakat Perguruan Tinggi diselenggarakan kegiatan sosialisasi FKMSA di lingkungan Perguruan Tinggi. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan secara proaktif melakukan sosialisasi kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi dengan bekerja sama dengan anggota FKMSA Perguruan Tinggi setempat. Pada tahun 2017 sasarannya adalah 3 (tiga) Perguruan Tinggi. Secara lebih rinci kegiatannya sebagai berikut :
| Dasar | : | Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Nomor 188 / 927 / 119.6 /2017 tanggal 24 Oktober 2017 tentang Panitia Pemantapan Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip |
| Tujuan | : | Peningkatan pemahanan dan kesadaran di kalangaan civitas akademisi tentang pentingnya arsip dalam kehidupan berbangsa, bermasyarakat dan bernegara |
| Sasaran | : | 1. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Kediri
2. Universitas Nusantara PGRI Kediri 3. Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Surabaya. |
| Peserta | : | Masing-masing Perguruan Tinggi sebanyak 100 orang, sehingga total jumlah 300 orang |
| Materi | : | 1. Kebijakan penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur (Drs. Gatot Tjatur. M, MM, Kabid Binwas Kearsipan)
2. Pengelolaan arsip terwujudnya tertib arsip (Dra. Diyah Kuswardani, MM, Kasi Pembinaan Kearsipan) 3. Program FKMSA Jawa Timur – Dr. Djoko Siswantoro Muhartono, M.Si, Ketua FKMSA – Dyah Puspita Sari, S. Com, Sekretaris FKMSA – Drs. Ananta, MM, Anggota FKMSA UPN Veteran – Dra. Susi Fardjati, M.Si, Anggota FKMSA UPN Surabaya |
| Manfaat | : | Peningkatan pemahaman dan wawasan tentang FKMSA Jawa Timur dan kesadaran tentang pentingnya pengelolaan arsip di kalangan Perguruan Tinggi |
| Output | : | Terlaksananya sosialisasi FKMSA di lingkup 3 (tida) Perguruan Tinggi di Jawa Timur |
| Outcome | : | Pemahaman dan kesadaran kearsipan di kalangan Perguruan Tinggi meningkat |