Pelaksanaan Pilkada serentak yang digelar 9 Desember 2015 di Indonesia merupakan pesta demokrasi satu-satunya di dunia. “Amerika yang katanya Negara demokrasi tapi masih kalah dengan Indonesia,”tegas Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan (Bapersip) Jawa Timur,Drs.Sudjono,MM ketika membuka Rapat Teknis Kearsipan Bagi Pengelola Arsip Pemilu di Jawa Timur Tahun 2016 yang berlangsung 26- 27 Januari 2016 di Hotel Oval Jalan Raya Diponegoro No.23 Surabaya. Sesuai dengan Undang-undang Nomor 8 Tahun 2015, Pilkada serentak dilakukan bertahap yakni tahap pertama pada 9 Desember 2015,tahap kedua Pebruari 2017,tahap ketiga Juni 2018,tahap keempat tahun 2020,tahap kelima tahun 2022 dan tahap keenam tahun 2023.
“Jika semua tahapan itu berjalan tanpa hambatan dan sesuai rencana,Pilkada serentak secara nasional dapat terlaksana pada tahun 2027,”upaya pengamanan dan perlindungan dokumen/arsip hasil pemilihan umum hendaknya kita berikan dukungan secara bersama-sama sesuai dengan kewenangannya masing-masing instansi. Dokumen/arsip hasil pemilihan umum merupakan sumber informasi primer dan sebagai dokumen resmi negara di daerah,merupakan aset daerah yang wajib dilindungi dan dilestarikan.
Kegiatan yang berlangsung dua hari tersebut diikuti para peserta dari KPU Provinsi 2 orang, KPU Kab/Kota se Jawa Timur 38 orang,Bawaslu Provinsi Jawa Timur 1 orang, Panwaslu Kab/Kota 19 orang dan Lembaga Kearsipan Kab/Kota se Jawa Timur 38 orang keseluruhan peserta yang hadir sebanyak 98 orang . Tujuan digelarnya rapat teknis pertama agar ada pemahaman yang sama tentang pengelola arsip pemilu antara penyelenggara pemilu dan bagian kearsipan serta instansi lain yang terkait di tingkat Kab/Kota dan Provinsi. Kedua Pengelola arsip pemilu dapat melakukan pengelolaan arsip pemilu sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku. Ketiga terselamatkannya arsip pemilu yang bernilai guna.
Kebijakan pengamanan dan perlindungan arsip ada didalam undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan Ketua KPU Nomor 11 Tahun 2007 yenyang pedoman penyusunan tahapan, program dan jadwal penyelenggaraan pamilihan umum mengatur tentang kebijakan agar dokumen/arsip pemilihan umum dapat dikelola, dapat ditata dan disimpan serta dilestarikan oleh pemerintah daerah.
Materi yang disampaikan diantaranya kebijakan anri tentang pengamanan dan penyelamatan arsip pemilu, pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 dan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 dan manajemen arsip inaktif pemilu. Dari ketiga materi yang disampaikan dapat disimpulkan bahwa Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh Negara