Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah menyelenggarakan Rapat Kerja Sinkronisasi Program Perpustakaan dan Kearsipan, rapat yang dihadiri oleh Kepala Lembaga Perpustakaan dan Kearsipan se-Kabupaten/Kota di Jawa Timur dengan menghadirkan narasumber dari Perpustakaan Nasional RI, Arip Nasional RI, Anggota Komisi E DPRD Prov.Jatim dan Perpustakaan UPN Veteran Surabaya. Dalam Rapat Kerja Sinkronisasi Program Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2015, Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Timur Dr.H. Akhmad Sukardi dalam sambutannya menginginkan Perpustakaan dan Arsip dapat menjadi suatu sumber informasi bagi masyarakat seperti halnya search engine “Google” yang selalu menjadi jujugan banyak orang ketika membutuhkan informasi secara lengkap,cepat,dan bermanfaat caranya yaitu dengan memanfaatkan kemajuan IT.
Bapak Drs. Sudjono ,MM dalam sambutannya beliau sangat sependapat dengan apa yang telah disampaikan oleh Bapak Sekretaris Jawa Timur bahwa IT dapat dimanfaatkan untuk menginventarisasi buku maupun arsip yang terdapat di perpustakaan dan arsip dengan menyimpannya melalui database. Jika data sudah tersimpan dalam database maka ketika ada pengunjung ingin melihat data tersebut cukup ketikan saja maka akan keluar datanya ada dimana lokasinya, statusnya bagaimana dan informasinya bagaimana. Dalam kesempatan itu Bapak Kepala Badan juga menyampaikan tujuan diselenggarakannya rapat kerja ini adalah untuk membangun sinergi antara Lembaga Perpustakaan dan Kearsipan di tingkat pusat, provinsi dan Kabupaten Kota serta mensukseskan pelayanan publik di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Di Penghujung acara Rapat Kerja Sinkronisasi Program Perpustakaan dan Kearsipan ini menghasilkan Rekomendasi diantaranya :
- Mengingat Perpustakaan dan Kearsipan merupakan 2 (dua) urusan wajib berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah Pasal 12b, maka lembaga perpustakaan dan kearsipan Kabupaten/Kota wajib menjadi eselon 2(b) sesuai dengan beban tugas berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan dan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan untuk melaksanakan urusan pemerintahan yang konkuren (Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota) secara bersam-sama.
- Dalam meningkatkan Indeks Pembangunan Manusia perlu ada keterlibatan dari lembaga perpustakaan dan kearsipan, karena perpustakaan merupakan bagian integral dari pendidikan yang memiliki kesamaan visi didalam mencerdaskan kehidupan bangsa.
- Surat dari Gubernur Jawa Timur ke Bupati/Walikota se Jawa Timur yang lembaga Perpustakaan dan Kearsipannya masih eselon III a. yang isinya menyarankan peningkatan eselonering lembaga Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten/Kota se Jawa Timur, karena urusan perpustakaan dan kearsipan masing-masing merupakan urusan wajib yang harus dilaksanakan oleh daerah guna percepatan peningkatan IPM (indeks Pembangunan Manusia), pemberantasan buta aksara, mencerdaskan kehidupan masyarakat, dan mewujudkan pelayanan Prima pada Masyarakat, serta meningkatkan kepuasan Indeks Pelayanan Minimal urusan Perpustakaan dan urusan Kearsipan.
- Perpustakaan Provinsi dan Kabupaten/Kota bersama-sama mendesak Pemerintah Pusat untuk mendorong percepatan pengembangan perpustakaan dan kearsipan dengan penambahan anggaran dana dekonsentrasi untuk perpustakaan dan Kearsipan, sekaligus Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim dan masing-masing kabupaten/Kota berusaha keras memberikan pemahaman pada tim anggaran akan pentingnya menambah anggaran Pendidikan pada Perpustakaan;
- Mendorong seluruh Gubernur dan Bupati/Walikota untuk segera menyusun Peraturan Daerah, Peraturan Gubernur, Peraturan Bupati/Walikota yang berkaitan dengan Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, dan PP nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. dan UU No.23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah khususnya urusan wajib perpustakaan dan urusan wajib kearsipan;
- Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi dan Badan/KantorPerpustakaan Kabupaten/Kota melakukan program/kegiatan pembudayaan kegemaran membaca dan tertib arsip melalui pemberdayaan perpustakaan secara masif, berjenjang dan sinergi dengan melibatkan seluruh kompenan masyarakat, tokoh agama, tokoh pemuda, tokoh adat dan tokoh budaya.
- Mendorong Perpustakaan Nasional dan Arsip Nasional RI. Serta Kementerian Dalam Negeri merumuskan kebijakan bersama untuk mengupayakan pengembangan perpustakaan dan Arsip desa/kelurahan didanai oleh APBDes dan pendampingan oleh APBD Kabupaten/Kota.
- Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan Badan/Kantor Perpustakaan Kabupaten/Kota melakukan kerjasama dengan Badan Pusat Statistik Pusat/Propvinsi/Kabupaten/Kota untuk memasukan indikator pengukuran keberhasilan di bidang perpustakaan dan Kearsipan (antara lain : indeks budaya baca masyarakat, jumlah perpustakaan, taman bacaan masyarakat, perpustakaan sekolah, SKPD tertib arsip, SDM Kearsipan, dll).
- Mendorong Perpustakaan Nasional, ANRI, Kementerian Dalam Negeri, Kementerian PAN-RB serta Badan Kepegawaian Negara untuk merumuskan kebijakan sistem outsourcing tenaga perpustakaan dan Kearsipan untuk di tempatkan di daerah.(FTR-Ram)