Setiap kegiatan Instansi, baik organisasi pemerintah maupun swasta bahkan perorangan selalu ada kaitannya dengan arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi, diantaranya untuk membuat kebijakan dan keputusan. Oleh sebab itu untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat, tepat, dan benar harus ada system dan prosedur kerja yang baik serta ada unit kerja yang bertanggungjawab. Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh dan berkembang sesuai dengan kehidupan masyarakat maupun tata pemerintahan. Sesuai dengan ketentuan tata kearsipan yang sudah baku tentang mekanisme, proses maupun prosedur pengelolaannya, maka penataan, pemeliharaan sampai dengan penyusutannya diperlukan tenaga-tenaga yang trampil dan penuh dedikasi untuk mengelola arsip dimaksud.
Dalam kaitannya dengan hal tersebut Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sebagai lembaga Pembina kearsipan di Jawa Timur, menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa bagi Sekretaris Desa/Kelurahan se Jawa Timur Angkatan I Tahun 2015 di Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) Kementrian Pendidikan Nasional RI, JL Ketintang Wiyata No. 15 Surabaya, tanggal 23 – 26 Pebruari 2015. Bimbingan Teknis dibuka oleh Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Drs. Sudjono, MM, mengatakan bahwa Salah satu permasalahan kearsipan adalah semakin bertambahya volume arsip, sepanjang pemerintahan desa menjalankan aktivitas, maka arsip akan terus bertambah. Masih banyak kita temui kantor dan ruang penyimpanan arsip berisikan tumpukan arsip yang tidak teratur, bukan tidak mungkin di dalam tumpukan tersebut terdapat arsip penting atau arsip aset pemerintah yang harus diselamatkan. Disinilah kegiatan penataan arsip perlu dilakukan, tujuannya adalah terwujudnya tertib arsip, kemudahan dalam penemuan kembali arsip dan penyelamatan arsip yang memiliki informasi tinggi.
Bimbingan Teknis ini Dihadiri oleh 65 peserta dari Kabupaten/Kota terpilih. narasumber dan instruktur adalah pejabat struktural yang berkompeten dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan pejabat fungsional Arsiparis di lingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dengan materi pembelajaran terdiri dari 8 pelajaran (36 JP), antara lain adalah Kebijakan Kearsipan di Jawa Timur, Program Arsip Masuk Desa dan manajemen arsip dinamis, Tata Naskah Dinas (teori dan praktek), Pengurusan Surat (teori dan praktek), pemberkasan dan klasifikasi arsip pemerintahan desa(teori dan praktek), Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip (teori dan praktek), Aplikasi Arsip Masuk Desa (teori dan praktek), dan Diskusi dan Evaluasi.
Kegiatan ini dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas, pengetahuan dan ketrampilan Sekretaris Desa/Kelurahan di bidang kearsipan untuk mendukung pembangunan desa/kelurahan serta meningkatkan mutu dan implementasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pemerintahan desa/kelurahan, sedangkan tujuannya adalah terwujudnya penataan arsip yang baik dan benar sesuai kaidah kearsipan serta terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan desa yang efektif dan efisien untuk mendukung pemerintahan yang bersih dan berwibawa. (Fath)