Dalam rangka mendorong pemahaman dan kesadaran masyarakat di bidang kearsipan perlu diupayakan secara terus menerus dan berkesinambungan, sehingga diperlukan sinergi antara pemerintah dan masyarakat dalam pembangunan di bidang kearsipan. Sebagaimana amanah undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 71 – 76 mengenai peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan yang diwujudkan dalam ruang lingkup kegiatan pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Sehubungan dengan hal tersebut maka Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menyelenggarakan Gelar/Lomba Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) di Hotel Narita Surabaya pada tanggal 23 – 24 September 2014. Kegiatan dibuka oleh Drs, Tidor Arsif T. Djati, MM Kepala Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan mewakili Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Gelar/Lomba FKMSA ini merupakan evaluasi atas kegiatan kearsipan yang telah dilakukan oleh Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip kepada masyarakat sejak terbentuknya FKMSA tanggal 8 Mei 2014 di Hotel Bisanta Bidakara Surabaya, dengan mengambil sasaran dari kelompok masyarakat perguruan tinggi di Jawa Timur dalam hal ini adalah mahasiswa untuk terlibat dan ikut berperanserta dalam membangun kesadaran masyarakat tentang kearsipan di Jawa Timur.
Gelar/Lomba FKMSA kali ini diikuti oleh 16 (enam belas) Perguruan Tinggi untuk mempresentasikan hasil kegiatan kearsipan pada masyarakat di hadapan Dewan Juri dengan alokasi waktu yang disediakan maksimal 25 menit. Kegiatan ini merupakan ajang adu Program, strategi dan kreatifitas mahasiswa dalam memasyarakatkan kearsipan untuk menarik perhatian dewan juri, misalnya MASSA Unair melakukan Sosialisasi, seminar, penyuluhan maupun pelatihan kepada masyarakat akan pentingnya memelihara dan mengelola arsip pribadi rumah tangga, FKMSA Universitas Wiraraja Sumenep melakukan sosialisasi melalui radio FM Unija, sedangkan FKMSA Unipdu Jombang menampilkan pendokumentasian dan pengarsipan karya-karya batik “Jombangan” , banyak karya batik khas jombang yang sudah hilang karena tak terdokumentasikan.
Lain lagi dengan Universitas Sunan Bonang, melakukan sosialisasi kearsipan dari pintu ke pintu rumah warga. Penampilan mahasiswa generasi penerus bangsa ini mengagumkan, sehingga salah satu dewan juri mengutip ungkapan Bung Karno “beri aku sepuluh pemuda niscaya akan aku ubah dunia”, laporan dan kegiatan kalian ini sama seperti yang dilakukan peserta diklatpim II , kalian pantas jadi kepala kantor ungkap Drs. Tidor Arif T. Djati, MM.
Sedangkan yang menjadi indikator penilaian Gelar/Lomba FKMSA adalah :ide, kreatifitas, isi materi laporan, performance, nilai manfaat dan bukti-bukti peran serta FKMSA di masyarakat. Adapun Dewan Juri terdiri dari : Prof. Mustadji,MPd, Dr. Suko Widodo, MM, Drs. Tidor Arif T. Djati, MM, Ir. Wahyu Kuncoro SN, dan Verdy Yudha, S.Sos.MM.
Berdasarkan hasil penilaian Dewan Juri, maka ditetapkan pemenang sebagai berikut :
Juara I : Universitas Airlangga Surabaya
Juara II : Institut Teknologi 10 Nopember Surabaya
Juara III : Universitas Wiraraja Sumenep
Harapan I : Universitas Negeri Jember
(Fath)