Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur akan menyelenggarakan kegiatan Gelar/Lomba Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) yang akan dilaksanakan pada tanggal 23 – 24 September 2014
.
Dasar pemikiran diselenggarakannya Gelar/Lomba Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) adalah perlunya membangun kesadaran masyarakat dalam bidang kearsipan serta perlunya memberikan ruang pada masyarakat khususnya para mahasiswa di Jawa Timur untuk terlibat dan berperan serta membangun kesadaran kearsipan pada masyarakat luas di Jawa Timur. Kegiatan ini juga Sebagai amanah dari UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya pada pasal 71 – 76 tentang peran serta masyarakat di bidang kearsipan yang diwujudkan dalam ruang lingkup kegiatan pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip dan penyediaan sumber dana pendukung serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Dalam rangka mendorong peran serta masyarakat dibidang kearsipan tersebut Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menfasilitasi pembentukan Forum Komunita Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA), dengan sasaran komunitas para mahasiswa di berbagai Perguruan Tinggi di Jawa Timur. Pertemuan FKMSA ini diselenggarakan pada tanggal 8 Mei 2014 di Hotel Bisanta Bidakara Surabaya, dengan mengundang kelompok komunitas 20 Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta di Jawa Timur
.
Sebagai evaluasi terhadap kegiatan kelompok FKMSA dalam melakukan kegiatan di bidang kearsipan, diselenggarakan Gelar/Lomba Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA).
I. TATA URUTAN ACARA GELAR/LOMBA FKMSA
1. Pendaftaran peserta sekaligus pengambilan nomor undian Gelar/Lomba FKMSA
2. Pengarahan Panitia
3. Pembukaan
4. Acara gelar/Lomba FKMSA dan Pemanggilan peserta
5, Penilaian dan rekapitulasi penilaian oleh Dewan Juri
6. Pengumuman pemenang Gelar/Lomba FKMSA
7. Penutup
II. MEKANISME DAN TATA TERTIB PELAKSANAAN GELAR FKMSA
- Peserta chek in di Hotel Narita, Jl. Barata Jaya XVII N0. 57 – 59 Surabaya, Selasa, 23 September 2014, mulai jam 12.00 WIB. Membawa Surat Tugas dari Instansi, foto copy identitas diri dan hasil laporan kegiatan FKMSA.
- Peserta mengisi Daftar Hadir yang disediakan panitia. Sekaligus mengambil nomor undian Gelar/Lomba FKMSA.
- Jam 14.30 WIB para peserta menuju Ruang pertemuan tempat dilaksanakannya Gelar/Lomba FKMSA untuk mendapatkan pengarahan dari Panitia. Panitia membacakan mekanisme dan tata tertib pelaksanaan Gelar/Lomba FKMSA.
- Tepat jam 15.00 WIB, peserta mengikuti rangkaian acara Pembukaan Gelar/Lomba FKMSA.
- Setelah break pembukaan, langsung dilaksanakan Gelar/Lomba FKMSA.
- Para peserta dimohon duduk tenang, sambil menunggu giliran dipanggil presentasi, sesuai nomor urut.
- Pelaksanaan Gelar/Lomba FKMSA dipimpin oleh Dewan Juri.
- Setiap peserta dipanggil sesuai nomor urut, dalam 3 kali pemanggilan peserta tidak muncul maka Dewan Juri berhak mendiskualifikasi pada peserta Gelar/Lomba FKMSA.
- Peserta diberi waktu maksimal 15 menit untuk presentasi/pemaparan kegiatan, dan 10 menit untuk tanya jawab dengan Dewan Juri.
- Waktu presentasi dimulai dan diakhiri dengan ditandai bunyi bel yang diperdengarkan oleh Panitia, sbb :
a. Bel pertama : tanda dimulai presentas
c. Bel kedua : tanda presentasi kegiatan FKMSA telah berakhir
11. Peserta yang sudah selesai presentasi diharap tetap berada di ruang pertemuan sambil menunggu
Keputusan Dewan Juri untuk mengetahui para pemenang Gelar/Lomba FKMSA
12. Selesai lomba Dewan Juri akan bersidang selama kurang lebih 45 menit untuk melakukan rekapitulasi nilai
dan penentuan para pemenang.
13. Dewan Juri mengumumkan hasil pemenang Gelar/Lomba FKMSA.
14. Sebelum penutupan, pemenang Gelar/lLomba FKMSA berfoto bersama dengan para Dewan Juri, dilanjutkan
dengan peserta yang lain.
15. Peserta mengikuti acara penutupan.
16. Makan siang dan Chek Out Hotel , Rabu, 24 September 2014, jam 13. 00 WIB
17. Seluruh peserta harus mengikuti seluruh rangkaian kegiatan hingga acara penutupan Gelar/Lomba FKMSA.
18. Mentaati ketentuan mekanisme pelaksanan lomba yang telah ditetapkan
19. Menjaga ketenangan dalam ruang kegiatan Gelar/Lomba FKMSA.
20. Tidak mengganggu peserta lain yang sedang melakukan presentasi.
21. Taat menghormati Keputusan Dewan Juri.
(fath)