Dengan tema “peran ponok pesantren dalam mengisi memori kolektif bangsa” bertempat di Hotel Kartika Wijaya Batu, Selasa 3 Juni 2014. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dalam hal ini Bidang Penyelamatan Arsip Statis menyelenggarakan kegiatan Workshop Penyelamatan Arsip Pondok Pesantren di Jawa Timur, selama ini dalam lingkungan Ponpes Arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded information) yang merupakan hasil samping dari kegiatan administrasi cenderung diabaikan cara pengelolaannya, dengan pandangan tidak perlu disimpan, karena urusannya sudah selesai. Akibatnya akan sulit ditemukan.
Pondok Pesantren merupakan lembaga yang memiliki peran dalam sejarah pendidikan bangsa, merasa terpanggil untuk memperbaiki pengelolaan arsipnya. Hal itu dikemukakan ketika Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menyelenggarakan kegiatan serupa pada Bulan Mei dan Oktober 2013, dan disepakati diadakan kegiatan penyelamatan arsip, yang kegiatannya melestarikan dokumen Pondok Pesantren yang bernilai sejarah dan menyusun biografi ulama.
Dengan kegiatan ini diharapkan dapat menyelamatkan, merubah dan memperbaiki sistem pengelolaan dan penyelamatan arsip pondok pesantren. Serta akan terjalin kerja sama yang lebih erat, dalam rangka penyelamatan dan penelusuran arsip/informasi yang memiliki nilai kesejarahan.
Workshop dibuka oleh kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Drs. M. Mudjib Afan, MARS, dalam sambutannya Kepala Badan salah satunya menyoroti keberadaan ponpes dalam perjalanan sejarah suatu bangsa, selama ini peran pondok pesantren kurang mendapat tempat dalam sejarah nasional. Hal ini antara lain disebabkan kurangnya data sumber primer (arsip) dalam mendukungperan tersebut. Padahal kalau kita lihat bahwa diraihnya kemerdekaan RI, peran ulama sangat besar sekali. Sejak perlawanan Imam Bonjol, Pangeran Diponegoro, sampai dikeluarkannya Resolusi Jihad oleh KH. Hasym Asyari, Terbentuknya Laskar Hisbullah, adalah peran para ulama. Oleh karena itu kita akan memulai program penelusuran dan penulisan sejarah pondok pesantren, salah satu kegiatan adalah melakukan wawancara sejarah lisan kepada ulama-ulama di Jawa Timur yang memiliki peran besar
dalam mengisi perjalanan kehidupan bangsa ini. Dengan sejarah lisan (oral History), kita dapat menggali dan mengungkapkan kembali kisah-kisah yang tercecer pada setiap peristiwa.
Hal senada juga disampaikan oleh seorang narasumber, Prof. Dr. H. Ahmad Zahro, MA Rektor Universitas Pesantren Tinggi Darul Ulum Jombang, selain itu Prof. Zahro juga menceritakan pengalamannya sewaktu menyusun sebuah desertasi dan kebetulan membutuhkan arsip-arsip tentang ponpes harus berulangkali ke Jakarta (ANRI) untuk melakukan pencarian dan penelitian arsip dimaksud.
Pada kegiatan ini menghadirkan narasumber antara lain :
- Prof. Dr. H. Ahmad Zahro, MA Rektor Universitas Pesantren Tinggi Darul Ulum Jombang dengan materi Peran Arsip dalam Membangun Peradaban Islam.
- Prof. Dr. H. Ali Mufrodi, MA Pembantu Rektor III UIN Sunan Ampel Surabaya dengan materi Esensi Arsip dalam Sejarah dan Kebudayaan Islam di Indonesia
- Pejabat fungsional arsiparis yang berkompeten di lingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Timur dengan materi : tehnik wawancara sejarah lisan, alih media arsip dan pendataan arsip ponpes.
Adapun yang menjadi peserta kegiatan workshop ini adalah sebanyak 50 orang dari Ponpes yang ada di Jawa Timur, seperti Ponpes Nahdlatul Muta’alimin Bangkalan, Ponpes Syaikhona Kholil Bangkalan, Ponpes Al Izzah Batu, Ponpes Tebuireng Jombang, Ponpes Sunan Drajat Lamongan, Ponpes Lirboyo Kediri, Ponpes Modern Gontor Ponorogo dan lain sebaginya, terutama dipilih Ponpes yang besar dan tertua.
Dengan adanya Workshop Penyelamatan Arsip Pondok Pesantren akan dapat memberikan pembekalan teknis kepada petugas pengelola arsip Pondok Pesantren, dalam upaya menyelamatkan dan 
menata arsip dalam rangka menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan administrasi. Dengan demikian tertib arsip di lingkungan pondok pesantren bisa terwujud, arsip-arsip pondok pesantren sebagai sumber informasi primer dan warisan generasi penerus bisa terselamatkan serta bisa tersususn biografi ulama Jawa Timur dalam peran serta mereka dalam perjalanan sejarah bangsa melalui kegiatan wawancara sejarah lisan. Dan yang tidk kalah penting adalah menjadikan forum sebagai momentum kerjasama kearsipan antar pondok pesantren dengan lembaga kearsipan dalam rangka penyelamatan arsip pondok pesantren. Sda.st.