Peran penting Arsip dalam administrasi pemerintahan semakin dirasakan sehingga diperlukan pemahaman yang mendalam terhadap hal tersebut. Dalam kaitannya dengan hal tersebut Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa bagi Sekretaris Desa/Kelurahan se Jawa Timur Angkatan I Tahun 2014 di Hotel Grand Mahkota Jl. Sunan Drajad No. 8 Lamongan Sejak dicanangkan program AMD tahun 2009 Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah menyelenggarakan Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa sebanyak 18 angkatan dengan peserta 1.187 Sekretaris Desa/Kelurahan. Dalam sambutannya Drs. A. Mudjib Afan, MARS, Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur mengatakan bahwa Program Arsip Masuk Desa menjadi sangat strategis mengingat pemerintahan desa merupakan ujung tombak pelaksanaan pelayanan pemerintah kepada masyarakat. Kalau kita melihat perjalanan pemerintahan, desa merupakan cikal bakal dan bukti nyata tumbuhnya kehidupan berdemokrasi di Indonesia. Program Arsip Masuk Desa ini diharapkan dapat mendorong desa dan institusi desa lainnya dalam meningkatkan layanan masyarakat melalui Tertib Arsip.
Melalui pelatihan kearsipan ini diharapkan arsip-arsip desa termasuk diantaranya arsip vital desa dapat diselamatkan tidak dibawa pulang Kepala Desa, tapi dapat dikelola secara sentral oleh Sekretaris Desa/Kelurahan yang berfungsi sebagai Unit Kearsipan Desa/Kelurahan.
Lebih lanjut Kepala Badan mengungkapkan “ bahwa arsip desa adalah arsip Negara yang harus diberlakukan sesuai Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Oleh karena itu bagi pejabat yang tidak memberlakukan arsip sesuai Undang-Undang 43 tersebut dapat diancam dengan sanksi administratif bahkan bisa terkena hukuman pidana. Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan atau memiliki arsip Negara, diancam pidana 10 tahun penjara atau denda maksimal 500 juta”.
Pelatihan ini juga diharapkan dapat menghindarkan adanya pemusnahan arsip-arsip desa yang tidak sesuai prosedur yang benar, karena dapat diancam dengan pidana.
Peserta Bimbingan Teknis ini sebanyak 65 orang Sekretaris Desa/Kelurahan terpilih dari Kabupaten/Kota di Jawa Timur. Bimbingan Teknis ini diselenggarakan selama 4 (empat) hari dari tanggal 3 – 6 Maret 2014.
Adapun narasumber/instruktur adalah pejabat struktural Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang berkompeten serta pejabat fungsional Arsiparis di lingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Materi yang disampaikan antara lain : Kebijakan Kearsipan di Jawa Timur, Program Arsip Masuk Desa dan Manajemen Arsip Dinamis, Tata Naskah Dinas (teori dan Praktek), Pengurusan Surat (teori dan Praktek), Pemberkasan dan Klasifikasi Arsip (teori dan Praktek), Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip (teori dan Praktek), diskusi dan evaluasi, dan Pre test dan Post test. (Fath)