Desa dan kelurahan merupakan ujung tombak layanan pemerintah kepada masyarakat, oleh karena itu arsip harus tertata dengan baik agar masyarakat yang membutuhkan pelayanan dapat dilayani dengan cepat, tepat dan akurat. Demikian sambutan Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang diwakili oleh Kepala Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan Drs. Tidor Arif T. Djati, MM pada pembukaan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa bagi Sekretaris Desa/Kelurahan se Jawa Timur Angkatan I Tahun 2014, Selasa tanggal 11 Pebruari 2014 di Kusuma Agrowisata Hotel & Covention Jl. Abdul Gani Atas – Batu. Sejak dicanangkan program AMD tahun 2009 Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah menyelenggarakan Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa sebanyak 17 angkatan dengan peserta 1.122 Sekretaris Desa/Kelurahan.
Bahwa arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh dan berkembang sesuai dengan kehidupan masyarakat maupun tata pemerintahan. Sesuai dengan ketentuan tata kearsipan yang sudah baku tentang mekanisme, proses maupun prosedur pengelolaannya, maka penataan, pemeliharaan sampai dengan penyusutannya diperlukan tenaga-tenaga yang trampil dan penuh dedikasi untuk mengelola arsip dimaksud.
Dalam kesempatan ini, beliau mengajak kepada seluruh peserta untuk mengikuti kegiatan ini dengan kesungguhan dan disiplin agar bermanfaat serta dapat diaplikasikan dalam penanganan arsip di Kantor masing-masing, tanamkan niat sanubari paling dalam bahwa tugas yang diemban adalah merupakan bentuk tanggung jawab kepada masyarakat.
Sementara itu Dra. Esthi Kartikaningsih mewakili Ketua Panitia menyampaikan laporannya sebelum dibuka oleh Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, mengatakan bahwa maksud dan tujuan diselenggarakan kegiatan ini adalah untuk memberikan pengetahuan dan ketrampilan kepada pengelola arsip pada pemerintahan desa/kelurahan, sesuai dengan kaisah-kaidah kearsipan serta perundangan-undangan yang berlaku, sehingga dokumen/arsip tertata dengan baik dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Peserta Bimbingan Teknis ini sebanyak 65 orang Sekretaris Desa/Kelurahan terpilih dari Kabupaten/Kota di Jawa Timur. Bimbingan Teknis ini diselenggarakan selama 4 (empat) hari dari tanggal 11 – 14 Pebruari 2014.
Adapun narasumber/instruktur adalah pejabat struktural Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang berkompeten serta pejabat fungsional Arsiparis di lingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Materi yang disampaikan antara lain : Kebijakan Kearsipan di Jawa Timur, Program Arsip Masuk Desa dan Manajemen Arsip Dinamis, Tata Naskah Dinas (teori dan Praktek), Pengurusan Surat (teori dan Praktek), Pemberkasan dan Klasifikasi Arsip (teori dan Praktek), Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip (teori dan Praktek), diskusi dan evaluasi, dan Pre test dan Post test. (Fath)