PERMOHONAN INFORMASI PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2013

PERMOHONAN INFORMASI PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU)

BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2013

Oleh.:

Yunus,S.Pd.,M.Si

 

A.        PENDAHULUAN

Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun  1945 Pasal  28 F  disebutkan bahwa setiap  orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan Informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh Informasi, perlu dibentuk undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan Informasi Publik. Fungsi maksimal ini diperlukan, mengingat hak untuk memperoleh Informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis.

Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang- undangan. Hak atas Informasi   menjadi sangat penting karena makin       terbuka penyelenggaraan negara untuk diawasi publik, penyelenggaraan negara tersebut makin dapat dipertanggungjawabkan. Hak setiap Orang untuk memperoleh Informasi juga relevan untuk meningkatkan kualitas keterlibatan  masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik. Partisipasi  atau keterlibatan masyarakat tidak banyak berarti tanpa jaminan keterbukaan Informasi Publik.

Keberadaan Undang-undang tentang Keterbukaan Informasi Publik sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh Informasi; (2) kewajiban Badan Publik menyediakan dan melayani permintaan Informasi secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana; (3) pengecualian bersifat ketat dan terbatas; (4) kewajiban Badan Publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan Informasi.

Lahirnya undang-undang keterbukaan informasi publik di Indonesia berawal dari inisiatif DPR RI berupa rancangan undang-undang kebebasan memperoleh informasi publik. Pada tahun 2005, RUU Kebebasan Memperoleh Informasi Publik (KMIP) diajukan kepada pemerintah untuk dimintakan tanggapan dan penyusunan daftar inventarisasi masalah (DIM). Dengan amanan Presiden, Menteri Komunikasi dan Informatika serta Menteri Hukum dan HAM membahas RUU tersebut bersama DPR RI. Pada akhirnya RUU KMIP disahkan pada sidang paripurna DPR RI pada tanggal 30 April 2008 menjadi Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang mulai berlaku efektif pada 30 April 2010.

Dengan    Undang – undang  Keterbukaan Informasi Publik, diharapkan  dapat  merubah  budaya ketertutupan (culture of secrecy)  menjadi  budaya  yang  terbuka.        Dengan keterbukaan juga dapat menghilangkan  berbagai   “penyelewengan”   yang terjadi  karena berada di wilayah yang “tertutup”. Hak masyarakat          untuk  tahu   juga di tempatkan di tempat yang  “terhormat”  sebagai bagian dari control publik. Selain itu, diberlakukannya UU KIP akan menempatkan pentingnya sistem informasi, dan orang-orang profesional di bidang data dan dokumentasi.

1. A.   DASAR PENYELENGGARAAN

1)      Undang-undang Dasar 1945

2)      Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846);

3)      Undang-Undang Nomor 25  Tahun 2009 tentang  Pelayanan Publik (Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);

4)      Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);

5)      Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No.14 Tahun 2008;

6)      Perda Provinsi Jawa Timur No. 8 Tahun 2011 tentang Pelayanan Publik di Provinsi Jawa Timur (Lembaran Daerah Tahun 2011 No. 7 Seri E)

7)      Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah provinsi Jawa Timur.

8)      Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik.

9)      Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik;

 

1. B.    TUJUAN

Bahwa tujuan bagi penyelenggara dan pelaksana pelayanan public serta para pengambil keputusan dalam rangka:

1)      Meraih kepercayaan masyarakat terhadap kinerja penanggung jawab, penyelenggara, dan pelaksana pelayanan public;

2)      Menilai suatu kinerja pelayanan public dengan berdasarkan persepsi masyarakat pengguna pelayanan;

3)      Meningkatkan efektifitas komunikasi dan interaksi antara penanggung jawab, penyelenggara, dan pelaksana pelayanan public dengan pengguna pelayanan;

4)      Memperkokoh dasar perencanaan kegiatan,pengembangan dan penganggaran kegiatan pelayanan public;

1. C.    PEJABAT PENGELOLA INFORMASI PUBLIK ( PPID-Pembantu)

Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang pendidikan non formal dan pemerintahan.Dalam melaksaksanakan tugas dan fungsi Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Nomor 108 tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretaris,Bidang,Sub Bagian dan Sub Bidang Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Keputusan Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yaitu:

1)        Keputusan Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Nomor : 050/7/021.1.2/2013 tanggal 10 Januari 2013 tentang Pejabat Pengelola Dan Dokumentasi ( PPID-Pembantu);

2)        Standar Operasional Pelayanan ( SOP) Pejabat Pengelola Dan Dokumentasi ( PPID-Pembantu);

1. D.   SARANA DAN PRASARANA

Fasilitas yang tersedia dalam memberikan layanan Informasi public, di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur  yaitu :

Untuk melaksanakan pelayanan Informasi perlu didukung oleh Front office dan back office yaitu :

           1. Front Office meliputi    = > Desk layanan langsung

> Desk layanan via media

           2. Back office meliputi     = > Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

> Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi

Front  Office      merupakan   fasilitas     layanan     Informasi bagi public melalui proses   tatap   muka     (   datang  langsung  )     untuk      mendapatkan   Informasi yang dibutuhkan.Klinik Perpustakaan berlokasi di Lobi,Lantai 1 Gedung Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang berukuran 3 m x 5 m dari meja front desk dengan 1 kursi petugas serta sofa untuk tamu, yang diletakkan di luar ruang. Ruang tunggu dilengkapi dengan 1 unit Plasma TV,2 unit PC untuk akses katalog, 1 unit PC untuk buku pengunjung serta instrument untuk pelayanan Informasi berupa formulir permohonan Informasi,tanda bukti permintaan Informasi public,tanda bukti penyerahan Informasi public serta formulir pengajuan keberatan.

    3. Sarana telepon

Di era Information  technology saat ini untuk mendukung layanan Informasi public secara mudah,murah,cepat dan akurat, Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah membangun akses Informasi bagi publik melalui telepon : (kode local 031-5957830,Fax 031-5921055 , email dan website.

    4. Sarana kelengkapan

Untuk mendukung kelancaran penanganan pengaduan pelayanan Informasi public,langkah awal yang harus dipenuhi adalah sebuah pedoman,standar operasional prosedur, antara lain sebagai berikut:

Tabel : 2.1

TANDA KELENGKAPAN PENGELOLA INFORMASI PUBLIK

BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

TAHUN 2013

 

 

1. E.     WAKTU PELAYANAN INFORMASI

Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID-PEMBANTU Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menetapkan waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik. Di Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur  penyelenggaraan Pelayanan Informasi Publik dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai dengan Jumat.

Senin  – Kamis                           :  09.00 –  15.00 WIB

Istirahat                                      :  12.00  – 13.00 WIB

Jumat                                          :  09.00 –  15.00 WIB

Istirahat                                      :  11.00 –  13.00 WIB

 

1. F.    MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK

1)      Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi.

2)      Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik.

3)      Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik.

4)      Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.

5)      Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik.

6)      Membukukan dan mencatat.

1. G.   JANGKA WAKTU PENYELESAIAN

1)    Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;

2)    Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.

3)    Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos;

4)    Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.

 

1. H.   JUMLAH PERMOHONAN INFORMASI

Kapasitas dan area penanganan permintaan informasi dari masyarakat meliputi kegiatan (a) ruang   parkir (b). ruang kecil (d). ruang penitipan barang (e).pendaftaran anggota (f). peminjaman (g).pengembalian (h).koleksi (i) petugas (j).sarana dan prasarana (k) kegiatan jasa kearsipan.

 

Tabel : 2.2

PERMOHONAN INFORMASI YANG DIAJUKAN OLEH MASYARAKAT

BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR

TAHUN 2013

 

 

No	BULAN	Permin Taan  Infor masi	Permo honan Infor masi	Status			Waktu		Ket
				Dipenuhi	Ditolak	Proses	Permintaan Informasi	Permohonan Informasi
1	JANUARI	10	43	53	0	0	15 menit	< 10 hari
2	FEBRUARI	9	31	40	0	0	15 menit	< 10 hari
3	MARET	13	44	57	0	0	15 menit	< 10 hari
4	APRIL	13	52	65	0	0	15 menit	< 10 hari
5	MEI	14	46	60	0	0	15 menit	< 10 hari
6	JUNI	10	71	81	0	0	15 menit	< 10 hari
7	JULI	9	53	62	0	0	15 menit	< 10 hari
8	AGUSTUS	2	42