Kebutuhan SDM yang berkualitas di era globalisasi, keterbukaan informasi dan tuntutan tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih, peningkatan kualitas pelayanan publik bagi lembaga negara, pemerintahan daerah, maupun lembaga pendidikan merupakan kebutuhan mutlak.
Dalam mewujudkan kebutuhan dan tantangan diatas, peran Lembaga Kearsipan sangatlah penting mengingat tidak ada satu institusi negara maupun daerah yang terlepas dari urusan kearsipan. Sesuai UU 43 tahun 2009 tentang kearsipan, bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan secara terpadu dan komprehensif.
Rapat Koordinasi yang dilaksanakan tanggal 6-7 Nopember 2013 di Hotel Kusuma Arowisata Batu dengan peserta yang terdiri dari Pejabat Eselon III dan IV dari 60 SKPD ini adalah salah satu solusi untuk menyiapkan, meningkatkan wawasan dan pemahaman, serta mendorong SDM Kearsipan pada SKPD Pemerintah Provinsi Jawa Timur untuk tahu, mau, bisa, dan memiliki integritas, kompetensi dan komitmen kuat dalam menggerakkan roda kinerja lembaga menjadi motor penyelamatan aset bangsa, pilar reformasi birokrasi dan tata kelola pemerintahan yang baik dengan penyeleksian arsip yang memiliki nilai guna.
Acara diawali dengan Laporan Penyelenggara disampaikan oleh Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Bpk. Drs. A. Mudjib Afan, MARS selaku Ketua Penyelenggara menyampaikan tugas dan tanggung jawab masalah pengelolaan Arsip bukan semata-mata milik Badan perpustakaan dan Kearsipan provinsi Jawa Timjur, namun juga seluruh instansi penyelenggara pemerintahan di daerah, oleh karena itu kami berupaya dengan menyelenggarakan Rapat Koordinasi Penilaian dan Penyusutan Arsip perlu didukung oleh kita semua sebagai wujud tanggung jawab aparatur pemerintah di daerah.
Dalam kesempatan ini juga disampaikan bahwa untuk lebih meningkatkan kinerja khususnya di bidang kearsipan, diusulkan agar dibentuk bagian tersendiri yang khusus menangani kearsipan di masing-masing SKPD.
Selanjutnya pengarahan sekaligus pembukaan rapat koordinasi Penilaian dan Penyusutan Arsip oleh Sekeretaris Daerah Provinsi Jawa TImur, disampaikan antara lain Arsip pemerintah daerah merupakan sumber informasi p[rimer dan sebagai dokumen resmi Negara di daerah serta aset/kekayaan daerah yang wajib dilindungi dan dilestarikan. Perlindungan dan pelestarian arsip hendaknya dilakukan sejak arsip/dokumen tercipta di setiap jajaran SKPD di lingkungtan Pemerintah Provinsi Jawa Timur, oleh karena itu segenap aparatur daerah(SKPD) untuk bersama-sama mempunyai pedoman 4 M dalam pengelolaan Arsip, yakni Mengatur, Menyimpan, Memelihara, dan Melestarikan arsipnya masing-masing.
Setelah mendengarkan penjelasan dan pengarahan dari Sekretaris Daerah Prov. Jatim dan Pemaparan Narasumber, dan setelah melakukan diskusi maka para peserta menyimpulkan dan menyepakati rekomendasi sebagai acuan untuk tindak lanjut kegiatan sebagai berikut :
- Membangun depo arsip yang representative;
- Penyempurnaan struktur organisasi/numenklatur;
- Anggaran khusus kearsipan;
- Kaderisasi SDM;
- Pendampingan dari Baperpusip kepada SKPD dengan dipertajam pada ruang lingkup kegiatan yang menjadi tangung jawab kedua belah pihak;
- Sinergitas dalam pengamanan dan pelestarian arsip/dokumen antara SKPD dan Baperpusip prov. Jatim;
- Mengharapkan dukungan sepenuhnya dan komitmen dari pimpinan masing-masing SKPD Prov. Jatim.