A. PENGUMPULAN INFORMASI
Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi
Jawa Timur dalam kegiatan pengumpulan informasi adalah:
1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja.
2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing SKPD.
3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis.
4. Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di Satuan Kerjanya, sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja bersangkutan.
5. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut :
a. Mengenali tugas pokok dan fungsi Satuan Kerjanya;
b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerjanya;
c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;
d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.
6. Komponen utama yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi, meliputi :
a. Organisasi/Kelembagaan;
b. Kebijakan dan Peraturan Daerah terkait;
c. Sumber Daya Manusia (Struktural dan Fungsional);
d. Program dan Kegiatan;
e. Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang meliputi unsur program dan kegiatan;
f. Sarana dan Prasarana serta Sistem Informasi (IT);
g. Daftar Informasi Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan Secara Berkala;
h. Daftar Informasi Yang Wajib Diumumkan Secara Serta Merta;
i. Daftar Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat;
j. Daftar Informasi Yang Dikecualikan.
B. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI
Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok, yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan.
1. Informasi yang bersifat publik
Dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja, meliputi:
a. Informasi yang bersifat terbuka, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, meliputi:
1) Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan, kedudukan, tugas dan fungsi, program kerja, dan sebagainya;
2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Pemerintah Provinsi Jawa Timur, Laporan Akuntabilitas Kinerja, dan sebagainya.
3) Informasi mengenai laporan keuangan, seperti laporan realisasi anggaran, laporan pendapatan daerah, laporan pertanggungjawaban keuangan, dan sebagainya.
4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan;
5) Informasi yang lebih detil atas permintaan pemohon.
b. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi:
1) Informasi mengenai bencana alam, seperti: daerah potensi tsunami, gunung meletus, tanah longsor, banjir, dan sebagainya.
2) Informasi mengenai limbah berbahaya, seperti: laporan hasil pemeriksaan limbah bahan kimi yang berada di sungai, laut atau daerah pemukiman.
3) Informasi mengenai kebocoran reaktor nuklir, seperti penggunaan reaktor nuklir untuk pembangkit tenaga listrik.
4) Informasi mengenai penggusuran lahan, seperti penggusuran lahan untuk kepentingan umum.
5) Hal lain yang mengancam hajad hidup orang banyak
c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat, meliputi:
1) Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan Pemerintah Provinsi Jawa Timur; tidak termasuk informasi yang dikecualikan.
2) Hasil keputusan Pemerintah Provinsi Jawa Timur dan latar belakang pertimbangannya;
3) Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukungnya dapat dilihat dan/atau dibaca di SKPD;
4) Rencana kerja program/kegiatan, termasuk perkiraan pengeluaran tahunan Pemerintah Provinsi Jawa Timur dapat dilihat dan/atau dibaca di SKPD;
5) Perjanjian Pemerintah Provinsi Jawa Timur dengan pihak ketiga;
6) Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Pemerintah Provinsi Jawa Timur dalam pertemuan yang terbuka untuk umum;
7) Prosedur kerja pegawai Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat; dan/atau
8) Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Informasi Yang Dikecualikan
Dalam pengelompokan informasi yang dikecualikan, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 pasal 17 dan 18.
b. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan:
1) Ketat, artinya untuk mengategorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas.
2) Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan.
3) Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya.
c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test) yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka.
d. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode sebagaimana tersebut pada poin c dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing public interest test) yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik.
e. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, sosial budaya, dan pertahanan keamanan.
f. Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud pada huruf b angka 1) dan 2) tersebut di atas, diajukan oleh SKPD yang memiliki kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi.
g. Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b angka 3) dilakukan melalui rapat pimpinan.