Fasilitas bangunan pada gedung tempat penyimpanan arsip yang menjadi tempat bongkar moat arsip sehingga dapat dilakukan pemindahan arsip secara aman dalam keadaan cuaca bagaimanapun. Di Kanada standar tinggi dennaga adalah minimum 106 cm dan panjang 15 m. Pada dermaga bongkar muat arsip harus pula disediakan ruangan yang cukup untuk kegiatan bongkar muat sebanyak dua kendaraan jenis trailer.
Depo Arsip
Ruang dalam bangunan yang dirancang dengan struktur, materi dan sistem pengamanan khusus yang dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan terhadap perlindungan arsip yang tersimpan di dalamnya. Depo arsip memiliki spesifikasi beragam, sesuai dengan kebutuhan perlindungan bagi arsip di dalamnya, dan secara umum dapat dibedakan antara depo arsip standar fisik gudang yang dimaksudkan untuk menyimpan arsip yang masih menjalani proses penyusutan/ disimpan untuk …
Deklasifikasi Arsip
Tindakan untuk menetapkan bahwa status sebagai arsip yang berklasifikasi telah berakhir, karena berdasarkan pertimbangan keamanan tidak diperlukan lagi adanya pembatasan pengungkapan informasinya kepada publik. Biasanya dilakukan dengan menanggalkan tanda-tanda sebagai arsip yang berklasifikasi khusus.
Dehumidifikasi
Tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses pelestarian arsip dengan mengurangi kadar kelembaban relatiflapisan udara di ruang penyimpanan arsip. Proses ini dapat dilakukan dengan melakukan pilihan bahan saran kearsipan, substansi kimiawi, perangkat mekanik ataupun dengan perangkat mesin elektronis.
Daur Hidup Arsip
Suatu kerangka teoretis bahwa pengelolaan arsip harus mencakup seluruh kurun waktu mulai saat penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, hingga penyusutannya. Kerangka teoretis tersebut memberikan jarak yang tegas antara profesi pengelola arsip dinamis yang biasa dikenal sebagai “records manger” dan profesi pengelola arsip statis yang biasa dikenal dengan nama “archivist “. Pemberian jarak tersebut kemudian tidak dapat dipertahankan ketika profesi kearsipan harus …
Database
Management System Perangkat lunak berupa suatu sistem pengelolaan basis data yang mengacu pada azas manajemen dalam sistem akses & temu balik data yang dikelola oleh sesuatu institusi. DBMS merupakan istilah yang lebih spesifik dari Sistem Manajemen Data (Data Management System) yang umumnya berarti manajemen basis data, & bersifat administratif dengan memanfaatkan teknologi relasional, orientasi-obyek & relasi obyek. Sebuah contoh sistem …
Data
Instruksi tertulis dalam media resmi yang siap untuk dikirimkan, diinterpretasikan atau diproses, baik manual maupun otomatis. Juga sering disebut secara mandiri sebagai informasi dalam jumlah besar atau yang belum diolah. Lihatjuga lnformasi dan Fakta.
Dami
Lembaran kartu atau lembaran penunjuk lain yang ditempatkan pada atau berada di tempat arsip/dokumen yang diarnbil untuk jangka waktu tertentu daD berfungsi sebagai informasi proses pelacakan keberadaan arsip/dokumen yang bersangkutan. Lihat juga Kartu Charge in/out.
Daftar Pertelaan Arsip
Daftar arsip berbasis seri arsip yang digunakan untuk pengendalian dalam proses penyusutan arsip. Daftar pertelaan arsip sering disebut juga dengan Daftar Arsip untuk merekam arsip inaktif yang diusulkan untuk dipindahkan dari unit kerja pengolah ke unit kearsipan / Pusat Arsip instansi, atau arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku atau arsip yang harus diserahkan ke Arsip …
Daftar Ikhtisar Arsip
I) Daftar yang berisi pengelompokan secara sektoral informasi yang diperoleh dari basil survei kearsipan dan dimaksudkan untuk memberikan data umum guna penyusunan program kegiatan lanjutan. 2) Sarana bantuan penemuan arsip yang berupa Daftar Arsip dari suatu khasanah arsip lembaga pencipta arsip atau khasanah arsip suatu lembaga kearsipan.