Kewenangan untuk menguasai secara fisik dan status kepemilikannya yang diberikan oleh sesuatu instansi/organisasi atau orang perseorangan, baik melalui proses akuisisi, aksesi, alinasi maupun deposit. Dalam tradisi Inggris disebut “custody”.
Hak Pemilikan Karya Sastra
Ketentuan hak secara hukum bahwa seorang penulis karya sastra atau manuskrip, atau ahli warisnya memegang penerbitan pertama tulisan tersebut, biarpun tulisan yang dimaksud telah bukan miliknya atau berada di tempat manapun adanya. Hak pemilikan karya sastra sifatnya berkesinambungan daD hanya terhenti pada saat telah diterbitkannya.
Hak Akses Kearsipan
Hak memperoleh informasi atau ijin untuk membaca sesuatu khasanah arsip, dan atau ijin untuk membaca arsip atau manuskrip, atau kesempatan yang diberikan untuk memperoleh arsip/informasi yang demi pertimbangan keamanan masih dinyatakan tertutup atau yang penggunanya masih dibatasi secara administratif. Sebagai dokumen dinas, arsip hanya diberikan kepada mereka yang memerlukan daD memiliki hak untuk memperoleh informasi dan/ membaca arsip yang ditentukan …
Guide Arsip
Tulisan yang dimaksudkan untuk mendeskripsikan arsip secara komprehensip dan makro untuk memberikan informasi sesuatu khasanah arsip agar pengguna arsip dapat menggali potensi yang relevan dengan kepentingannya. Informasi di dalamnya termasuk mengenai riwayat lembaga kearsipan yang mengelolanya, volume dan substansi informasi dalam arsipnya dan informasi mengenai akses pada arsipnya. Lihat juga Sarana Bantu Penemuan Arsip.
Guide
1) Sarana bantu penemuan arsip, berupa uraian rinci tentang riwayat Badan/Lembaga penciptanya, volume khasanah dan materi informasi setiap khazanah/koleksinya, pengaturannya dan cara untuk menemukannya. 2) Sekat dari karton tebal/pemisah kartu pengendali arsip yang dimaksudkan sebagai petunjuk jenis informasi relevan
Grup Arsip
Keseluruhan dokumen, apapun bentuk atau medianya, yang tercipta dan/terakumulasi sebagai khasanah arsip sesuatu lembaga kearsipan, organisasi atau orang perseorangan baik karena pelaksanaan fungsi maupun minatnya. Grup arsip merupakan suatu unit informasi khasanah arsip yang di dalamnya terdapat susunan hirakis unit-unit informasi yang mencerminkan kekhasan kegiatan dan jenis transaksi dalam pelaksanaan sesuatu fungsi. Hirarki unit informasi arsip sifatnya beragam, sesuai dengan …
General Records Schedule
Jadwal Retensi Arsip yang mengatur jangka simpan dan penyusutan arsip atas dasar seri arsip yang ada secara umum pada beberapa atau seluruh instansi atau organisasi. Pada umumnya seri arsip yang merupakan informasi terekam mengenai fungsi-fungsi fasilitatif. Lihat juga Jadwal Retensi Arsip
Gang
Ruang lajur utama yang dibuat untuk menghubungkan esel-esel di antara deretan rak/lemari di ruang penyimpanan arsip agar petugas dapat melakukan penataan fisik arsip. Lebar jalur utama ini pada umumnya 80 cm atau sesuai dengan kebutuhan untuk memungkinkan masuknya sebuah troli pengangkut arsip.
Fumigasi Arsip
Tindakan dan prosedur yang dilakukan dalam pengamanan arsip dengan cara memasukkan naskah/dokumen ke dalam ruangan kedap udara, baik kontainer maupun ruang gedung yang berisi gas atau uap tertentu yang mampu mematikan serangga, jamur atau jenis makhluk hidup lainnya yang mungkin dapat merusak arsip. Sering disebut juga dengan istilah disifeksi arsip
Framing
Tindakan dan prosedur untuk memperkuat atau memperbaiki tepian lembaran kertas atau bahan lain yang rusak, dengan memberi kerangka atau pelapis transparan sehingga bagian tengahmya tetap tampak tulisan/gambar sebagaimana aslinya