Kota Surabaya

Profil Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

      

       

   

PROFIL  BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURABAYA

PROVINSI JAWA TIMUR

 

SEJARAH SINGKAT

Perpustakaan Umum Kota Surabaya mulai berdiri sejak tahun 1984, dasar hukum berdirinya adalah SK Walikota Surabaya Nomor 605 Tahun 1984.

Perlu diketahui bahwa sebelum Perpustakaan Umum lahir terlebih dahulu didirikan Badan Pembina Perpustakaan Kotamadya Daerah Tk II surabaya dengan surat keputusan Walikotamadya Surabaya No.31 tahun 1981.

Sejak terbitnya Perda Nomor 1 / 1995 Perpustakaan Umum Daerah Kotamadya Daerah Tingkat Surabaya mempunyai status Kantor (Eselon III) dipimpin oleh 1 orang Kasubbag TU (Eselon IV A) dan 3 orang Kasi (Eselon IV A) yang meliputi Kasi Layanan dan Informasi, Kasi Pembinaan, dan Kasi Pengadaan dan Pengolahan.

Pada Tahun 2005 Kantor Perpustakaan merger dengan Kantor Arsip dengan Peraturan Walikota Surabaya No. 74 tahun 2005 menjadi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dan status lembaganya menjadi Badan (Eselon II b) sedangkan Struktur Organisasinya Barpus dipimpin 1 (satu) orang Kepala (Eselon IIb), Sekretaris Badan (Eselon IIIa), Subbag Umum dan Kepegawaian (Eselon IV a), Subbag Keuangan (Eselon IVa), Bidang Layanan dan Informasi (IIIa), membawahi Subbid Layanan Perpus dan Informasi (Eselon IVa) dan Subbid Layanan Arsip (Eselon IVa), Bidang Pembinaan (Eselon IIIa) membawahi Subbid Pembinaan Perpustakaan (Eselon IVa) dan Subbid Pembinaan Arsip (Eselon IVa), Bidang Akuisisi Deposit dan Pengolahan (Eselon IIIa) membawahi Subbid Pengadaan, Deposit, dan Pengolahan Arsip (Eselon IVa) dan Subbid Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan (Eselon IVa).

Disamping ada kelompok Fungsional (Pustakawan) yang langsung dibawah Kepala Badan.

VISI DAN MISI

“VISI” : Menjadi sumber informasi dan mencerdaskan masyarakat Surabaya.

“MISI”

  1. Meningkatkan kesadaran aparatur terhadap pentingnya arsip melalui pemasyarakatan kebersihan.
  2. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia melaui peningkatan pengetahuan dan ketrampilan aparatur tentang kearsipan serta profesionalisme kinerja aparatur dan pemanfaatan Iptek.
  3. Mendorong pengembangan sistem kearsipan melalui peningkatan pelayanan prima yang dapat dipertanggungjawabkan.
  4. Menyelamatakan dan mengamankan arsip sebagai sumber informasi dan bahan bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.
  5. Membina dan mengembangkan koleksi perpustakaan.
  6. Membina dan mengembangkan kualitas pelayanan perpustakaan.
  7. Melestarikan koleksi sbagai hasil koleksi bangsa.
  8. Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan dilingkungan pemerintah Kota Surabaya.
  9. Menyelenggarakan penyebaran informasi kearsipan dan perpustakaan.

 

KOLEKSI PERPUSTAKAAN

 

  1. Jumlah koleksi keseluruhan yang dimiliki 459.132 Judul 904 Eksemplar.
  1. Jumlah koleksi rujukan 2.626 Judul 8.807 Eksemplar
  2. Jumlah koleksi Audio Visual 59 Judul

 

TENAGA PERPUSTAKAAN

  1. Pustakawan Terampil 1 orang
  2. Pustakawan Ahli 5 orang
  3. Tenaga Teknis Perpustakaan 450 orang

ANGGOTA PERPUSTAKAAN

Anggota Perpustakaan sebanyak 1.531.337 orang

LAYANAN PERPUSTAKAAN

  1. Sirkulasi
  2. Referensi
  3. Layanan perpustakaan keliling
  4. Penuturan Cerita (Story Telling)
  5. Pemutaran Film
  6. Internet
  7. Pendidikan Pemakai
  8. Fotokopi
  9. Konsultasi Perpustakaan

10. Kidsmart IBM

  

PROMOSI PERPUSTAKAAN

 

  1. Media Cetak
  2. Media Elektronik
  3. Lomba
  4. Pameran
  5. Brosur
  6. Pamflet
  7. Wisata Buku
  8. Website
  9. Buletin Perpustakaan

10. Mading

11. Bedah Buku

12. Talk Show Perpustakaan

13. Workshop Perpustakaan

14. Konferensi Perpustakaan

15. Pelatihan Perpustakaan

16. Pembekalan Perpustakaan

17. Pendampingan Perpustakaan

18. Story Telling

  

KERJASAMA PERPUSTAKAAN

 

  1. IPI (Ikatan Pustakawan Indonesia)
  2. IKAPI Jawa Timur
  3. Forum Komunikasi Perpustakaan
  4. GPMB (Gerakan Pemasyarakatan Minat Baca)
  5. TP PKK Kota Surabaya
  6. Sekolah-Sekolah  se Kota Surabaya
  7. Dinas Pendidikan
  8. Unair
  9. ITS

10. UK Petra

11. Ubaya

12. Unesa

13. HM Sampoerna

14. Yayasan Cendol

15. YPPI

16. Club Penulis Cilik

17. Lensa Indonesia

 18. IBM

19. Permata Bank

20. BNI

21. BRI

22. Togamas

23. Gramedia

24. PDAM

25. Wismilak

26. Bank Mandiri

 

PRESTASI KELEMBAGAAN

 

  1. Juara I Lomba Perpustakaan Tingkat Nasional Tahun 2013
  2. Penghargaan dari MDG Tingkat nasional Tahun 2013
  3. Juara I Lomba perpustakaan Tingkat Provinsi Jawa Timur 2013
  4. Juara I Lomba Perpustakaan Tingkat Provinsi Jawa Timur tahun 2008
  5. Juara II Lomba Perpustakaan Tingkat Provinsi Jawa Timur tahun 2005
  6. Juara I Lomba Perpustakaan Tingkat Provinsi Jawa Timur tahun 2003

  

NPP                                        :

Status Lembaga                   : Badan (Eselon IIb)

SK Lembaga                         : SK. Walikota No. 605 / 1984

Tahun Berdiri                       : 1984

Nama Kepala                        : Arini Pakistyaningsih, SH,MM

SK kepala                              :

Alamat Lembaga                  : Jl. Rungkut Asri Tengah 5-7 Surabaya

            Desa/Kelurahan      : Rungkut Kidul

            Kecamatan                : Rungkut

            Kabupaten/Kota       : Surabaya

            Profinsi                      : Jawa Timur

            Kode Pos                   : 60293

Nomor telepon                      : 031 8707329

Nomor Faksimil                    : 031 8708154

Website                                  : www.surabaya.go.id

Email                                      : [email protected]

Status dan luas tanah        : 1.980 m²

Status dan luas gedung     : 2.676 m²

Jam buka layanan               : Senin s/d Kamis pukul 08.00 – 19.00 WIB

                                                  Jum’at pukul 08.00 – 18.00 WIB

                                                  Sabtu Minggu pukul 08.00 – 15.00 WIB

 

Jumlah Koleksi                    : 459.132 Judul 904 Eksemplar

Jumlah Tenaga                    : 486 Orang

Jumlah Anggaran                : Rp. 21.822.293 (2014)

                                                  Rp. 22.945.654 (2015)

                                                  Rp. 27.737.882 (2016)

Jumlah Perpustakaan        : 2

Binaan                                   : Perpustakaan Kecamatan 7

                                                : Perpustakaan Desa/Kelurahan 29

                                                : Perpustakaan Sekolah 1.508

                                                : Perpustakaan Perguruan Tinggi 83

                                                : Perpustakaan Khusus 5

Kondisi Geografis                : Dataran

Jumlah Penduduk               : 2.965.675 Jiwa (April 2016)

Luas Wilayah                       : 333.063 km²

Kepadatan                            : + 10.000 Jiwa / km²

Anggaran Perpustakaan    : Rp. 21.822.293 (2014)

                                                  Rp. 22.945.654 (2015)

                                                  Rp. 27.737.882 (2016)

 

KENDALA DAN TANTANAGAN

 

  1. Anggaran perpustakaan :

perlu ditambah tiap tahunnya.

  1. Regulasi / dukungan Pemerintah Daerah :

Adanya Perda No. 5/2009 membantu perkembangnya tambahnya TBM

  1. Tenaga Perpustakaan :

Kualitas tenaga perpustakaan perlu terus ditingkatkan

  1. Koleksi Perpustakaan :

Koleksi Perpustakaan perlu terus ditambah sesuai kebutuhan

  1. Teknologi Informasi :

SIPUS sering Troble jaringannya karena server ikut diskominfo

C. STRUKTUR ORGANISASI

E. PROGRAM UNGGULAN/PRIORITAS

1. Pernulusuran arsip bernilai guna sejarah
2. Investarisasi dan klasifikasi arsip vital kota Surabaya
3. Pengamanan dokumen asset-aset Pemerintah Kota Surabaya
4. Penataan arsip in aktif dan statis
5. Sistem penyimoanan arsip dinamis in aktif Pemerintah Kota Surabaya
6. Program Consulting pengelolaan kearsipan

F. JUMLAH ARSIPARIS.

Tingakat Ketrampilan : 1 orang
Tingkat Keahlian : 1 orang
Petugas Kearsipan : 30 orang

G. PEDOMAN KEARSIPAN YANG DICIPTAKAN DAERAH.

1. Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tk.II Surabaya
No. 91/ WK/1981 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kotamadya Surabaya.
2. Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya no.
255 Tahun 1992 tentang jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kotamadya
Surabaya.
3. Keputusan Walikota Surabaya No. 82 Tahun 2001 tentang nomor Induk
Penyimpanan Arsip (NIPA).
4. Keputusan Walikota Surabaya No. 35 Tahun 2005 tentang kode wilayah
Untuk Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.
5. Peraturan Walikota 22/2008 tentang JRA Kepegawaian PNS dan Pejabat
Negara Pemerintah Kota Surabaya.
6. Peraturan Walikota no. 15/2008.

H. SARANA PRASARANA PEYIMPANAN ARSIP

– Depo/ Ruang penyimpanan ukuran : 1.176.m2
– Alat Penyimpanan:Mobile file, rak arsip, almari foto, almari peta, almari Audio
& Audio Visual.
– Sarana Perawatan : Fumigasi,Termitte control,Camper,Termometer Pengaturan kelembaban udara.

I. PELAYANAN ARSIP

– Ruang Layanan : ada
– Pengguna Arsip : pemerintah,mahasiswa,peneliti,masyarakat umum
– Rata-rata pengguna tiap hari : 25 orang.

J. KHASANAH ARSIP

ARSIP INAKTIF

No
Asal Arsip
Jumlah
Kurun Waktu
Jenis Arsip
1
 SKPD di lingkungan Pemerintah Kota
±20.000 box
± 100 lembar
2 rol film
6 keping CD
2 pita kaset
163 lembar
Sesuai JRA
a.Tekstual
b.Peta
c.Audio Visual
d.Audio
e.Peta Batas wilayah kelurahan
2
 Masyarakat Umum/Lembaga masyarakat.
900 lembar
1 buah
16 buah
3 keping
6 pita kaset
  
a.Tekstual
b.Peta
c.Audio Visual
d.Audio
e.Peta Batas wilayah kelurahan
3
 Badan Perpustakaan & Kearsipan
24 lembar
  
a.foto
4
 ANRI
16 lembar
12 lembar
  
a.foto
b.buku

5

 Perpustakaan Nasional
2 buku
  
a.buku

ARSIP STATIS

No
Asal Arsip
Jumlah
Kurun Waktu
Jenis Arsip
1
 Bagian Umum Sekretariat Kota Surabaya
2.713 box
84.726 data
Th.1972 kebawah
Th.1973-1978
Th.1979-1992
Th. 1993 keatas
Tekstual
2
 Kantor BP7 Kota Surabaya
1 box
153 data
Th. 1979-1999
Tekstual
3
 Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Kota Surabaya
296 box
4987 data
Th. 1990 keatas
Tekstual
4
 Bagian Pengkajian Kota Surabaya
44 box
518 data
Th. 1980 keatas
Tekstual

K. PROGAM YANG TELAH DILAKANAKAN :

a. Pameran : 8 kali
b. Sosialisasi : 4 kali
c. Bimbingan Teknis : 33 kali

Database Grand Desain

Kota Surabaya
a Format 1      :  Format FM 01 (Data Umum Pelaksana di Daerah)
    Tahun 2012
b Format 2      :  Format FM 02 (Kesesuaian Rencana dan Realisasi)
    Tahun 2012
c Format 3      :  Format FM 03 (Perkembangan Pelaksanaan Kegiatan Internal)
    Tahun 2012
d Format 4      :  Format FM 04 (Check List Mekanisme Pelaksanaan)
    Tahun 2012