Kabupaten Sumenep

Profil Kantor Arsip Kabupaten Sumenep

A. ALAMAT

Kantor berada di tengah kota di belakang Gedung DPRD, tepatnya di Jl. KH. Jasad no. 21 telp. 0328-662043. Pimpinan Kantor saat ini dijabat Drs. H. Achmad Ingkiat.

B. SEJARAH INSTANSI

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep awalnya berdiri berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor : 24 tahun 2000 tanggal 7 desember 2000 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah. Sedangkan tugas pokok dan fungsinya termuat dalam Keputusan Bupati Sumenep Nomor: 01 tahun 2001 tanggal 17 Januari 2001.
Kantor ini merupakan penggabungan dari Dua Kantor yang tadinya masing-masing berdiri sendiri yaitu Kantor Arsip daerah Kabupaten daerah Tingkat II Sumenep (yang berdirinya berdasarkan Peraturan Daerah kabupaten daerah Tingkat II sumenep Nomor: 05 tahun 1998 tanggal 16 Mei 1998 tentang pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten daerah tingkat II sumenep) dengan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten daerah Tingkat II Sumenep.
Dalam perkembangan pemerintahan berikutnya, mengenai Kantor arsip dan perpustakaan Kab. Sumenep diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 03 Tahun 2006 tentang Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah, serta Peraturan daerah Kabupaten sumenep Nomor 12 Tahun 2006 tentang perubahan Atas Peraturan Daerah kabupaten sumenep Nomor 03 Tahun 2006 tentang pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah . Sedangkan tugas dan fungsinya diatur dalam Peraturan Bupati Sumenep Nomor 04 Tahun 2006 tentang Tugas dan fungsi organisasi Lembaga Teknis Daerah ,pasal 245 sampai dengan pasal 258. .
Kemudian Dalam perkembangan pemerintahan berikutnya, mengenai Kantor arsip dan perpustakaan berubah menjadi Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep yang diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 17 Tahun 2008 tentang Organisasi Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah , Sedangkan tugas dan fungsinya diatur dalam Peraturan Bupati Sumenep Nomor 29 Tahun 2008 tentang Tugas dan Fungsi Organisasi Perangkat Daerah Tahun 2008. .
Berdasarkan Keputusan Bupati tersebut Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

C. STRUKTUR ORGANISASI

D. TUGAS DAN FUNGSI BIDANG KEARSIPAN

Tugas : Membantu Bupati dalam penyelenggaraaan kewenangan bidang kearsipan dan perpustakaan.
Fungsi : 1. Perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan
2. Pengadaan dan pengolahan bahan kearsipan.
3. Penyusunan rencana dan program di bidang kearsipan
4. Pengolahan arsip inaktif perangkat daerah
5. Pengumpulan dan pengolahan arsip statis
6. Pelaksanaan bimbingan teknis pengelolaan kearsipan.
7. Pelaksanaan dan pengelolaan warung informasi dan teknologi

E. JUMLAH ARSIPARIS

Tingkat Ketrampilan : –
Tingkat Keahlian : –
Petugas Kearsipan : 3 orang

F. PEDOMAN KEARSIPAN YANG DICIPTAKAN DAERAH

Peraturan Bupati Nomor 38 Tahun 2004 tentang Tata Kearsipan

G. SARANA PRASARANA PENYIMPANAN ARSIP

Depo/ruang penyimpanan sementara masih diruang perkantoran dan sebagian besar masih tersimpan di masing-maing SKPD.

H. KHASANAH ARSIP

ARSIP INAKTIF

I. PROGRAM UNGGULAN/PRIORITAS

– Penggunaan Kartu Kendali Murni (Sekarang sebagai Percontohan Kabupaten)
– Arsip Masuk Desa yang dimulai sejak tahun 2007. Desa yang sudah menjadi binaan sebanyak 17 Desa dan tahun 2010 ada 19 Desa di lingkup Daratan.

K. HAMBATAN YANG DIHADAPI

1. Tidak adanya Depo arsip
2. Kurang tersedianya SDM (Arsiparis)
3. Tidak adanya ruang khusus perawatan arsip
4. Belum mengelola arsip statis

L. PESAN PEMIMPIN

1. Untuk diadakan diklat Penyusutan/penilaian arsip
2. Apabila ada pembinaan/diklat Arsiparis dapatnya Kab. Sumenep diundang.

Database Grand Desain