Tindakan dan prosedur yang dilalui untuk memperoleh data tentang sesuatu khasanah arsip dengan melakukan identifikasi informasi secara umum mengenai volume, jenis fisik, isi informasi dan kondisi penyimpanan arsip. Pendataan dapat dilakukan dalam berbagai tingkat kedalaman informasinya, sesuai dengan kebutuhan dalam perencanaan deskripsi arsip dan pada umumnya dilakukan secara terpadu melalui wawancara dengan pejabat unit kerja yang bertanggungjawab terhadap arsip yang bersangkutan dan pencatatan arsip yang ada.
