Model klasifikasi yang dikembangkan dari kerangka teoretis bahwa arsip hanya tercipta apabila sesuatu fungsi dalam struktur organisasi itu berjalan sehingga sistem klasifikasi harus dikembangkan dari pemahaman terhadap fungsi-fungsi organisasi penciptanya. Pendekatan fungsional didasarkan pada kenyataan bahwa arsip bukanlah semata-mata substansi informasi, melainkan informasi yang melekat pada fungsi sesuatu institusi. Arsip tercipta karena fungsi itu berjalan, sehingga dalam penggunaannya marujuk pada fungsi sebelum akhirnya sampai pada informasi secara spesifik.
