Pembuatan daftar lembar demi lembar arsip secara kronologis, baik secara selektif maupun secara komprehensif, yang umumnya dilengkapi deskripsi yang menyangkup salah satu atau seluruh unsur : penulis, penerima, tanggal, tempat, isi singkat, jenis naskah, dan jumlah halaman atau lembaran Kamus ini berisi nilai-nilai data (data values) tertentu yang digunakan sebuah sitem, dan digunakan saat memasukkan data kedalam elemen-elemen dalam sebuah struktur data (data structure). Daftar istilah ini memberikan standar pengejaan kata, simbol yang digunakan, dan lain-lain, yang berfungsi sebagai bagian dari mekanisme kontrol dalam membuat indeks. Dengan adanya kamus pengendali akan menjamin konsistensi dan dapat meningkatkankualitas basil pencarian, dan dapatjuga mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pengerjaan saat mengentri meta data
