Profil Kantor Arsip Kabupaten Lumajang

    

       

          

A. KELEMBAGAAN

NAMA ISTANSI : Kantor Perpustakaan dan Arsip
KABUPATEN : Lumajang
NAMA KEPALA : Dra. NOVI HANDAYANI P
ALAMAT INSTANSI : JL. Hayam Wuruk 1 Lumajang
TELP/FAX : (0334) 889308

B. SEJARAH INSTANSI

– 1980 – 1997 Unit Kearsipan Sekretariat Pemerintah Dati II Lumajang
– Oktober 1997 di bentuk Kantor Arsip Daerah Kabupaten Lumajang
– 2001 dengan adanya otoda bergabung dengan Kantor Perpustakaan Daerah sehingga menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang.

 C.STRUKTUR ORGANISASI

D. TUGAS DAN FUNGSI BIDANG KEARSIPAN

VISI : ”Mewujudkan masyarakat Lumajang gemar membaca dan tertib managemen Kearsipan”
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
– Pelaksanaan pembinaan pengelolaan arsip dinamis di wilayah Kabupaten Lumajang
– Pelaksanaan pembinaan dan peningkatan kemampuan Arsiparis
– Perumusan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan dan Pengermbangan
– Pelaksanaan dan pengembangan kerjasama pembinaan teknis dan monitoring
– Pelaksanaan penarikan Arsip inaktif dari lingkungan lembaga perangkat daerah dan pengelolaan arsip inaktif yang dipindahkan dari lembaga perangkat daerah Kabupaten Lumajang
– Pelayanan layanan arsip inaktif untuk kepentingan lembaga perangkat Daerah
– Pelayanan pemberian layanan jasa kearsipan, penelitian naskah – naskah sumber arsip kecamatan dan desa serta pengolahan arsip statis yang telah diakuisisi

E. PROGRAM UNGGULAN/PRIORITAS

1. Penarikan arsip dari satuan kerja
2. Pengolahan arsip
3. Pembinaan dan monitoring arsip

F. SDM KEARSIPAN

Petugas Kearsipan 5 orang

G. PEDOMAN KEARSIPAN YANG DICIPTAKAN DAERAH

1. Kep. Bupati No. 64 Th. 2001 Tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Lumajang.
2. Kep. Bupati No. 38 Th. 2006 Tentang JRA Pemerintah Kabupaten Lumajang
3. Peraturan Bupati No. 18 Th. 2007 Tentang Penyelamatan arsip di lingkungan kabupaten lumajang.
4. Kep. Bupati No. 188.45/18/427.12/2009 Tentang Tim Penilai Arsip

H. SARANA PRASARANA PENYIMPANAN ARSIP

– Depo/ruang penyimpanan : ada, ukuran : 15 x 12 x 4 m, dalam satu gedung perkantoran
– Alat penyimpanan : Boks, Rak, filling cabinet , almari

I. PELAYANAN ARSIP

– Ruang layanan : ada
– Pengguna arsip : pemerintah / mahasiswa / peneliti / masyarakat umum
– Rata – rata pengguna tiap hari : 15 org perbulan

J. KHASANAH ARSIP

No
Asal Arsip
Jumlah
Kurun Waktu
Jenis Arsip

1
2
3
4
5
6
7
8

Dinas Kimpraswil
Bapekab
Dinas Keuangan Daerah
BKD
Bagian Perlengkapan
Banwas
DPRD
Bagian Hukum
20 ml
5 ml
10 ml
11 ml
15 ml
10 ml
20 ml
5 ml
1970 – 1996
2000 – 2007
1997 – 2007
2000 – 2007
1993 – 2007
2002 – 2007
2004 – 2007
2201 – 2005
Tekstual
Tekstual
Tekstual
Tekstual
Tekstual
Tekstual
Tekstual
Tekstual

K. HAMBATAN YANG DI HADAPI

1. Dana tidak memadai
2. SDM sangat minim/ tidak ada arsiparis
3. Sarana dan prasarana tidak memadai
4. kepedulian para pejabat kurang terhadap arsip

L. PESAN PIMPINAN

1. Mohon bantuan sarana dan prasarana dari Pemerintah Propinsi
2. Permudah persyaratan menjadi arsiparis

Database Grand Desain

Kabupaten Lumajang
a Format 1      :  Format FM 01 (Data Umum Pelaksana di Daerah)
    Tahun 2012
b Format 2      :  Format FM 02 (Kesesuaian Rencana dan Realisasi)
    Tahun 2012
c Format 3      :  Format FM 03 (Perkembangan Pelaksanaan Kegiatan Internal)
    Tahun 2012
d Format 4      :  Format FM 04 (Check List Mekanisme Pelaksanaan)
    Tahun 2012