Prasyarat yang harus dipenuhi dalam menentukan bahwa arsip terbuka untuk umum yaitu :
1. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan ketentuan hukum yang menyatakan bahwa sesuatu seri arsip sudah dapat dibuka sediakan untuk layanan umum. Pelaksanaan prinsip ini tidak seragam untuk masing masing negara atau lembaga kearsipan.
2. Tersedianya sarana penemuan arsip, apapun bentuk dan coraknya sesuai dengan kebutuhan layanan seperti misalnya daftar arsip, inventaris arsip dan indek. Ketersediaan perangkat baca juga menjadi alasan yang harus diperhatikan.
3. Kondisi arsip memang baik dan penggunaanya oleh publik tidak membahayakan kelestarian arsipnya.
